La Administración Pública Evoluciona Hacia La Contratación Puramente Electrónica
Ya han transcurrido más de seis años desde que saliera a la luz la Directiva Comunitaria 18/2004/CE, que obligaba a las Administraciones Públicas europeas, entre otras cuestiones, a incorporar nuevos procedimientos de carácter digital en la Contratación Administrativa.
Con la entrada de estos procedimientos electrónicos, las empresas se verían beneficiadas respecto a sus posibilidades de negocio y se contribuiría a la competitividad entre los proveedores, desencadenando un mayor crecimiento económico europeo.
Sin embargo, la implementación de una Contratación Electrónica con alcance europeo implica un gran esfuerzo que requiere la estandarización de los procesos entre las diferentes naciones y la interoperabilidad completa entre plataformas, dejando atrás las fronteras en la tramitación y permitiendo que cada empresa pueda ser competitiva en cualquiera de los ámbitos internacionales de contratación.
La Comisión Europea, que durante el periodo mencionado ha elaborado una serie de programas de trabajo en este sentido, marcó el año 2010 como referencia en el calendario para que todas las administraciones adoptaran definitivamente aquellos mecanismos que harían de la contratación pública un procedimiento completamente electrónico, plazo que se ha ampliado hasta el año 2015 a tenor de la situación en la que nos encontramos en este sentido.
Las diferentes administraciones, a lo largo de estos seis años, han evolucionado hacia la modernización y el cumplimiento de la normativa europea, introduciéndose poco a poco en el mundo online e involucrando, en la misma medida, a las empresas proveedoras.
Actualmente existen, en el Estado español, administraciones muy avanzadas con respecto a la contratación pública electrónica, como el Gobierno Vasco, que participa muy activamente en los avances a nivel europeo; sin embargo, la mayoría de las administraciones van progresando a un ritmo más lento. Todos los esfuerzos hasta ahora han sido dirigidos hacia la automatización de los procesos de gestión interna de los expedientes y la creación de un Perfil del Contratante (exigido por la Ley de Contratos del Sector Público), siendo muy pocas las administraciones que están apostando desde tiempo atrás por una contratación pública totalmente electrónica.
Hay proveedores de Software que ofrecen soluciones para la Gestión de Expedientes de Contratación. Estos sistemas permiten la tramitación interna de los expedientes de forma electrónica, el control de los plazos y alertas, las publicaciones automáticas en las plataformas oficiales, la generación automática de documentación oficial y otra serie de funcionalidades que facilitan el trabajo a los tramitadores.
Pero ahora, teniendo en cuenta los requerimientos que se lanzan desde Europa y la entrada en vigor de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de Acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos, se debe dar el salto hacia una contratación puramente electrónica en la que se establezca la base para una comunicación fluida y transparente con los proveedores.
Para conseguir este objetivo, las empresas que ofrecen soluciones para poder cumplir con las nuevas y cambiantes leyes están impulsando, en la administración, la implantación de un modelo completo de Contratación Pública Electrónica. Dicho modelo suele disponer de módulos de gestión interna de la tramitación, así como para el acceso desde Internet para los proveedores.
Este segundo módulo de acceso desde Internet, debe de estar integrado completamente con el módulo de gestión, y debería ofrecer los servicios necesarios para garantizar una mejora de la eficiencia y competitividad de las empresas, entre los que mencionamos:
- El Perfil del Contratante, portal desde el que se permitirá consultar la información referente a las contrataciones públicas realizadas por una administración en concreto. En dicho portal se publicarán los anuncios previos, los anuncios de licitación y adjudicación y los pliegos. Si está completamente integrado con la gestión interna, el tramitador puede ordenar la publicación desde el módulo de gestión y el sistema automáticamente realizará la publicación de forma segura y fehaciente.
- Registro de proveedores, en el que sereunirán todos los datos de los proveedores acerca de su naturaleza, capacidad de obrar y apoderamiento, evitando que los licitadores deban recurrir a procesos repetitivos en la presentación de documentación. Además, es requisito indispensable para poder licitar electrónicamente.
- La Licitación Electrónica, servicio por el que los proveedores dados de alta en el Registro de Proveedores podrán presentar sus ofertas de forma electrónica desde Internet, utilizando un sistema "sobres virtuales", en los que se incluiría toda la documentación en formato digital, firmada electrónicamente. Mediante el Registro Electrónico toda la documentación de entrada y salida se registrará, devolviendo un justificante de presentación a la empresa. El servicio debe de aportar, además, un sistema de lacrado digital que asegura que la apertura de los sobres virtuales se realiza en el momento adecuado y no antes, lo que implica la incorporación de una funcionalidad adecuada en el módulo de gestión interna para la apertura electrónica de los sobres virtuales. Por último, el servicio de licitación electrónica también debe de ofrecer la posibilidad de firmar los contratos desde Internet.
- Licitaciones, servicio destinado a la consulta de los expedientes en los que una empresa se encontrará licitando, previa autenticación de la misma.
- Notificaciones, mediante un sistema de notificaciones electrónicas, cada empresa que se encuentre suscrita a este servicio, podrá recibir todas sus notificaciones de forma electrónica, segura y veraz.
- Recepción de Facturas Electrónicas: Debe de der un portal destinado a la recepción de facturas electrónicas, en diferentes formatos, entre ellos el formato factura-e (que será requerido por la administración pública en nuestro país a partir del 1 de noviembre de 2010). Las facturas recibidas deben de ser incorporadas directamente al expediente al que corresponden y enviadas a un proceso de aprobación en el que recibirán las aprobaciones por parte de los responsables financieros.
Entre los servicios más generales que debe ofrecer una solución de contratación electrónica se encuentran:
- Servicio de publicaciones electrónicas, que enviará los anuncios y los pliegos a la Plataforma de Contratación del Estado de forma automática y/o al Perfil del Contratante de la administración en concreto.
- Servicio de notificaciones electrónicas, que podría utilizar la plataforma de Correos y Telégrafos para la gestión de las notificaciones, aunque también debería ser un servicio abierto a la integración con otras plataformas.
- Servicio de validación de firma electrónica, integrando con la plataforma @firma.
- Servicio de avisos y alertas, calculará los plazos determinados en el proceso de contratación y generará automáticamente los avisos y alertas correspondientes tanto a tramitadores como a empresas.
Aunque todavía queda un largo camino por recorrer, no estamos tan lejos de conseguirlo. La administración pública española ha demostrado, durante estos últimos años, el interés y el esfuerzo empleados para modernizar sus procesos organizativos, impulsar las nuevas tecnologías y proseguir avanzando hacia el punto óptimo en la búsqueda del eGovernment.
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