Control Interno

Las constantes preocupaciones por reincidencias de fallas en los procesos, fraudes o malos entendidos, el conformismo de ciertos directivos y empleados en obtener solamente lo suficiente para pagar sus facturas; no preocupándoles la dirección empresarial ni el futuro de la empresa; y sí le agregamos la falencia propia por falta de  control interno operativo de la empresa, entonces la probabilidad de que se incurran en perdida patrimonial será cada vez mas acertada.

¡ Evite pérdidas en su empresa! .-Lo primero que debemos hacer, será revisar la estructura organizacional de la empresa, y efectuar un ejercicio de profesionalización en la administración comprometidos con la organización empresarial, y evaluar en forma integral los procesos de control interno para luego tomar las medidas pertinentes que eviten incompatibilidades, conflictos de interese, reserva de la información, y mitiguen los riesgos de fraudes y errores operativos, financieros y legales.

Controlar es sinónimo de evaluar gestión, pero las organizaciones de hoy manejan negocios muy diferentes a los del siglo pasado, así mismo sus infraestructuras tienden a ser virtuales y por ello se requiere fomentar el auto-control mediante la concientización, la motivación y la ética empresarial, es lo que en la actualidad se denomina ambiente de control.

El control Interno comprende el plan de la organización y el conjunto de métodos y medidas adoptadas dentro de una entidad para salvaguardar sus recursos (Activos), verificar la exactitud y veracidad de su información financiera y administrativa, promover la eficiencia, eficacia, y efectividad en las operaciones, estimula la observación de las políticas prescrita e impulsa el cumplimiento de las metas y objetivos programados; ya que el control interno es una responsabilidad de todos los integrantes de la organización.

"Si una empresa descuida de sus controles internos, su situación es tan  frágil a que se cometan fraudes, y  errores que ponen en riesgo su patrimonio"

¿Qué hacer para  mejorar el proceso del control interno?.- Dentro de la empresa existen cuatros rubros vitales para la buena operación empresarial:\

1) Ingresos,

2)Cobranzas,

3) Egresos y

4) inversiones.  Si no se toma medida adecuadas las posibilidades de fallas y fraude crecen paulatinamente.

La metodología de trabajo  para evitar detrimentos se debe enfocar:

1.- El presupuesto, es la herramienta de control financiero que marca la pauta para evaluar las finanzas, dándonos claras evidencia de lo que se prevé, de lo que esta sucediendo, y del porque de las desviaciones; al compararse lo presupuestado y lo obtenido realmente no vale la pena si no se ha identificado las causas y efectos, por ejemplo si durante el periodo estimo gastar un monto xxx en sueldo y salarios, y  resulta que al compara contra resultados, rebasa el presupuesto, esto da un elemento de análisis para la dirección de la empresa, que buscará encontrar las causas en el ejercicio de los flujos de efectivo de la empresa.

Hay que recordar que el presupuesto no son solamente números, si no que es producto de todo un plan, para el cual se espera un resultado que debe ser evaluado y confrontado con la realidad alcanzada por las acciones de cada uno de los responsables del proceso operativo y efectos que han de haber surtido en el entorno empresarial del mercado, clientes, competencias, y medidas gubernamentales; externalidades que afectan al cumplimiento del presupuesto empresarial.

2.- El análisis de la Información Financiera, requiere de tiempo para revisar y analizar los estados financieros, no solamente el balance general, estado de resultado, estado de cambio en la situación financiera y el estado de variaciones en el capital contable, si no que también es necesario evaluar el flujo de efectivo y demás reportes como las conciliaciones bancarias, existencias de mercaderías, reporte de cartera por cobrar, cumplimiento de los presupuesto de ventas; todo esto permitirá estar más atento a los cambios durante el desarrollo de las operaciones.

3.- Afianzar al personal que maneja efectivo y valores, sin importarle el nivel de jerarquía o amistad, quizás se ofenda por tomar esta medida. El afianzar al personal que maneja efectivo, inventarios y las cobranzas, hace pensar dos veces a cualquiera de la posibilidad de cometer un fraude, y de cometerlos la responsabilidad es compartida con la empresa afianzadora, de manera que el daño económico será menor.

4.- Control permanente de las cobranzas e ingresos, es el punto neurálgico de mayores fraudes a las empresas, por lo cual deben cotejarse constantemente los documentos de cartera y actualizarlos de ser necesario. El arqueo sorpresivo al encargado de cobranzas y al cajero (tesorero), así como enviar estados de cuentas durante el ejercicio a los principales clientes, son procesos de controles necesarios que actúan como timbre de alarma que alertan de los actos de colusión y cohechos.

5.- El control de Inventarios físicos e implementación de sistemas de monitoreo.- Esperar fin de año para realizar cruces de información, ejecutar constataciones del inventario, es un error garrafal en cualquier organización empresarial. Se deben entonces  efectuar constataciones periódicas a cargo de personal de total confianza y ajeno al almacén en lo posible. El inventario total es muy difícil pero su constatación se debe realizar mediante un muestreo que tenga en cuenta el movimiento que se ha tenido en el periodo principalmente.

6.- El control de Egresos al girar cheques con firma compartidas, clasificación y sello de las facturas pagadas evitará contra tiempos y errores fatales en la ejecución de los pagos. Sin duda que el monitoreo de ingresos y egresos diarios marcara las pautas en la ejecución de cada estrategia en el manejo de la liquidez.

Las presiones más comunes que pueden estimular a empresarios y a sus empleados a transgredir los valores éticos y los controles internos son muchas de las ocasiones provocados por factores externos e internos:

Factores externos que los estimulan: Falta de liquidez, altas tasas de interés, dificultada en la consecución de créditos, presiones de tipo financiero, presiones de tipo familiares, presiones que provienen de la competencia desleal, exceso de trámites legales para desarrollar una actividad, presiones gubernamentales etc.

Entre los factores internos que estimulan: Presiones por la necesidad de conservar el puesto de trabajo, presiones para complacer al jefe en lo que él diga, sin criterio y debate técnico, rivalidades entre el personal exceso de trabajo, poca o casi nula iniciativa de dar valor agregado a los productos, precios de productos que buscan únicamente altas rentabilidades en el corto plazo, mercadeo en segmentos sin estudios técnicos, publicidades y promociones no van acordes al mercado; todo esto redunda en una falta de políticas claras empresariales y en resultados financieros nulos o poco atractivos.

La clave, será estudiar el control interno actual, proyectar el futuro por el desarrollo de las operaciones sobre la base de la identificación de sus procesos, evaluación, y ejecución de planes de mejoramiento continuos e implementación de sistemas informáticos de control acorde a la estructura empresarial, implementación de principios éticos que redunden en el beneficio común, reduciendo sus gastos innecesarios, captando mayor inversión, disminuyendo los riesgos de demanda legales, mejorando su reputación ante clientes, inversionistas animados a seguir reinvirtiendo, y obteniendo  rentabilidad, eficiencias y efectividad por cada unidad marginar de recursos invertido.

En consecuencia el Control Interno Concurrente debe partir de aquellos que se encuentran comprometidos con la organización empresarial., los niveles de jefatura y otros cargos que tengan bajo su mando a un grupo de servidores, establezcan  y apliquen mecanismos y procedimientos de supervisión permanente durante la ejecución de las operaciones, con el objeto de asegurar. (La adopción oportuna de las medidas correctivas necesarias).  Con la Finalidad de lograr políticas de control interno viables y entendibles a los procesos de cada área de la organización.

Normas para el manejo del presupuesto, tendrá  como objetivo  establecer el control interno en las actividades relacionadas con el manejo presupuestario, en cuanto acciones justificadas,  responsables, tiempo de ejecución y metas que se alcanzarán

Normas de control interno para tesorería, su finalidad deberá ser  controlar el proceso relacionado con el movimiento de tesorería, con el fin de lograr seguridad y racionabilidad en el manejo de los fondos y valores de  cada departamento, evitando riesgos en la gestión.

Normas de control interno para anticipos de fondos y cuentas por cobrar, se deben aplicar para obtener información actualizada que permita realizar el cobro oportuno de los valores y determinar la morosidad y fecha de caducidad a tiempo.

Normas de control interno para inversiones en existencias y bienes de larga duración; su tiene que ver con los aspectos relacionados con el control de existencias y el registro, control, protección y conservación de los bienes de larga duración.

Normas para el otorgamiento de Créditos e Inversión, la primera abarcar todo el proceso de evaluación del prospecto, diversificación del portafolio e instrumentación a tal punto que facilite su recuperación en procura de la rentabilidad, eficacia, efectividad y seguridad, apuntalando las metodologías y estándares de eficiencia  idóneos.

Normas de control interno para el área de recursos humanos, se refieren a los mecanismos que se aplicarán para la correcta administración de los recursos humanos, con el fin de lograr eficiencia y productividad en el desempeño de las funciones encomendadas al personal; las políticas de control interno, deben estar enfocadas a la selección, inducción, capacitación, rotación y promoción, sanciones, evaluaciones.

Normas de control internos para el área de sistemas de información, buscará  promover la correcta utilización de los sistemas computarizados que procesan la información que generan las entidades para mitigar los riesgos tecnológicos.

Norma de control interno para la producción y servicios sin duda  han marcado don gran impacto las normas ISO.

Procedimientos para mantener un buen control interno operativo empresarial:

• Autorizaciones de Operaciones
• Separación de funciones incompactiles
• Determinación de Responsabilidades y Organización
• Registro y arqueo del Fondos de Caja Chica
• Arqueos periódicos de caja,  para verificar que las transacciones hechas sean las  correctas.
• Control de asistencia de los trabajadores.
• Al adquirir responsabilidad con terceros, estas se hagan solamente por personas autorizadas teniendo también un fundamento lógico.
• Delimitar funciones y responsabilidades en todos los estamentos de la entidad.
• Hacer un conteo físico de los activos que en realidad existen en la empresa y cotejarlos con que están registradas las operaciones  en los libros de contabilidad.
• Analizar si las personas que realizan el trabajo dentro y fuera de la compañía es el adecuado y lo  están realizando de una manera eficaz.
• Tener una numeración de los comprobantes de contabilidad en forma consecutiva y de     fácil  manejo para las personas encargadas de obtener información de estos.
• Controlar el acceso de personas no autorizadas a los diferentes departamentos de la empresa.
• Verificar que se están cumpliendo con todas las normas tanto tributarias, fiscales y civiles.
• Analizar si los rendimientos financieros e inversiones hechas están dando los resultados esperados.
• Identificación de puntos claves de control en cada actividad, proceso o ciclo.

Existen muchos más y variados procedimientos de control interno que se le pueden  aplicar a la empresa, ya que cada una implementa los que mejor se acomoden a la  actividad que desarrolla y le brinden un mayor beneficio.

Vale mencionar que la función del control interno es aplicable a todas las áreas de operación de los negocios, de su efectividad depende que la administración obtenga la información necesaria para seleccionar  las alternativas, las que mejor  convengan a los intereses de la empresa, ya que el control interno debe ser incorporado a la infraestructura de una entidad, de manera que no entorpezcan sino que favorezcan la consecución de los objetivos de la entidad.

El hecho de "incorporarlos" permitiría identificar desviaciones en costes en actividades operativas básicas, y además se agilizaría el tiempo de respuesta para solucionar estas desviaciones o costes innecesarios.

En breves palabras diremos que en el Control Interno Posterior, la máxima autoridad de cada entidad y organismo, con la asesoría de su unidad de auditoría interna, establece los mecanismos para evaluar periódicamente y con posterioridad a la ejecución de las operaciones. ( es decir un control internos posterior -auditoria a que se hayan realizado las acciones administrativas, financieras y operativas en la empresa)

Si desea formular políticas y procedimientos acorde  a su empresa consulte con Consultoría y capacitación  C&C

felix_german_c@hotmail.com