Sistema Para Llenar Facturas Preimpresas Usando Microsoft Excel
PASO A PASO DEL FUNCIONAMIENTO DE LAS TRES HOJAS
Hoja Datos: aqui se coloca toda la informacion de los titulos y donde se ingresa cada dato
ejemplo:
Nro: (al frente se escribe el nro de factura)
Nombre cliente (Al frente el dato correspodniente) y asis sucesivamente todos los datos
Hoja Copia:
aqui se inserta el formato escaneado y se enlazan los campos
Hoja Ruta : aqui se especifica la ruta donde se guardan los datos
Este es un proceso general y aplica para llenar cualquier formato
incluyendo facturas de ventas, remisiones, cotizaciones, impuestos y en general
cualquier formato preimpreso.
Ventajas:
Un sistema asi, creado como plantilla de excel tiene muchas ventajas pues se puede personalizar y cambiar en el momento que se necesite, se crea una vez y funciona para toda la vida, evita gastos innecesarios de papel. Cualquier persona con minimos conocimientos de excel lo puede operar. es seguro pues se puede proteger celdas,formulas y demas datos que se deseen.
Vale la pena gastar tiempo o dinero por un sistema similar porque los ahorros son grandes, y usted mismo lo puede crear, para tener una idea de lo que se puede hacer vaya a:
www.youtube.com/jfksoft
ahi encontrara videos que le abriran la mente para desarrollar su propio sistema.
VENTAJAS Y BENEFICIOS DE FORMATO PREIMPRESO EXCEL
- Requiere Minimos conocimientos de Microsoft Excel
- Como es una plantilla se hace solo una vez y sirve para toda la vida
- Si cambia el formato solo requiere pequeños ajustes
- Como es una plantilla puedo diligenciar varios formatos al tiempo
- Puede proteger las celdas, y dejar solo las de llenado para que el cursor salte solo a los campos de llenado
- Puede crear formulas y hacer calculos para que los campos se llenen de forma automatica
- Puede usar negrita en algunos campos y subrayados para resaltar al momento de imprimir el formato
- Nosotros usamos formas minerva para Factura, pero usted puede adquirir con otros fabricantes y tambien sirve
- Puede sacar una copia al oriiginal y puede imprimir 2 copias ORIGINAL Y BORRADOR
- Puedo mandar a hacer su papeleria y usar esta plantilla para sistematizarla
- Guarda una copia del formato en una base de datos
- Puede consultar un numero de factura para el caso del ejemplo
- Puede dejar información predeterminada en su plantilla para no tener que digitar
- Convierte el valor total a letras (funcion creada por nosotros)
- Nosotros le brindamos el apoyo para que su formato sea optimo al diligenciarlo
- Nosotros tenemos un bloq en donde vamos a convertir nuestro producto en ünico con su ayuda
- Porque una plantilla de excel y no un programa (Porque podemos crear desde lo mas sencillo hasta los mas complejo)
- Puedo partir el formulario en varias plantillas e imprimirlo
- Puede organizar formularios y por cada uno de ellos tener una base de datos
- Puede proteger el formulario y solo con una clave hacerle cambio
- Puede generar un consecutivo para su formato y numerar de forma automatica
- Puede extraer de la fecha de forma automatica dias,mes, años, semanas aplicando funciones propias de excel
- Puede hacer sumas, restas, totales y cualquier formula aplicable a su formulario inclusive puede crear su propia formula
- Puede acceder desde una Red a su plantilla e imprimir su formato en una impresora de RED
- Puede por ejemplo imprimir La Copia Original en una Impresora y el Borrador en Otra
- Puede imprimir su formato de forma remota usando cualquier programa de Conexion remota(Explicamos como hacerlo)
- Puede imprimir desde su plantilla en una impresora remota (Explicamos como hacerlo)
PREGUNTAS FRECUENTES DE FORMATO PREIMPRESO EXCEL
- ¿Tengo mis facturas preimpresas me sirve esta solución? Si, puede usar formato excel para esta tarea. con las multiples ventajas que esto genera, mejor presentación, rapidez y precision, el formato se crea una sola vez y puede usarlo las veces que se requiera.
- ¿Puedo usar cualquier impresora para imprimir mi forma preimpresa? efectivamente cualquier impresora se puede usar, tenga en cuenta que si usa formas con original y copia las mejores para ese trabaja son las impresoras de matrix de punto. Aunque si no tiene de estas impresoras puede imprimir una copia con el original y luego imprime la copia
- ¿Puedo crear una plantilla para un formato preimpreso de varias hojas? Si, por ejemplo se crean 3 plantillas para cada hoja del formato de 3 hojas
- ¿Puedo trabajar con formatos de diferentes tamaños ? Si, cualquier formato se puede trabajar depende mas de su impresora
- ¿Cuantos formularios puedo trabajar con esta plantilla? Todos los que requiere es decir ilimitados.
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