Principios Básicos A La Hora De Montar Una Conferencia De Prensa
Por: Oscar Rossignoli
Editor de http://www.imagen-empresarial.com
Existen tres formas de que tu empresa se comunique con los medios de comunicación en una situación de crisis: A través del envío de comunicados o boletines de prensa, por medio de una entrevista y, también, mediante una conferencia de prensa, a la que convocamos a los representantes de los periódicos, noticieros de televisión y radio, revistas y cualquier otro medio noticioso para aclarar noticias mal intencionadas o fijar la posición oficial de la empresa ante una noticia que nos afecta de manera directa.
Si se utiliza prudentemente, una conferencia de prensa puede ser in instrumento muy útil en el manejo de crisis.
Decimos prudentemente pues muchas veces se hacen invitaciones que no valen la pena y no tienen ningún interés noticioso que hacen que tu organización tome fama negativa. Con el tiempo lo que logran es que adquieren la reputación de que invitan innecesariamente, de modo que paulatinamente la audiencia irá disminuyendo y terminará por no asistir nunca más.
Como decíamos antes, en una situación de crisis principalmente, una conferencia de prensa es una excelente alternativa para establecer una relación cercana y generar credibilidad con los periodistas de los diferentes medios de comunicación, por lo que su realización requiere de mucha labor, dedicación y planeación anticipada.
Para que una conferencia de prensa sea efectiva debes lograr los objetivos de comunicación propuestos por tu organización sin abusar y perder tu poder de convocatoria con los medios de comunicación.
Existen algunos principios básicos que debes tomar en cuenta para que tengas éxito en la organización de una conferencia de prensas, entre ellos:
Nunca cometas el error de invitar a una conferencia de prensa si no es necesario. El tema debe ser de interés noticioso para la prensa el público. Tampoco debes invitar para hacer publicidad de tus marcas o tu empresa aparentando tener entre manos una buena noticia sin serlo realmente.
Para que no cometas este error y que de verdad valga la pena convocar, te sugiero que antes de convocar reflexiona:
1. ¿El tema que quiero divulgar es realmente trascendental como noticia? Si no es así, pero de todos modos quieres comunicar algo a través de una noticia, no como anuncio, los medios de comunicación agradecerán la emisión de un comunicado de prensa y deja que ellos decidan si vale la pena su publicación como noticia.
2. Si no hay muchos periodistas a quienes convocar, lo mejor es invitar a un desayuno o un almuerzo de trabajo en un ambiente más íntimo y de mucha confianza y camaradería.
3. Si el tema lleva implícitos muchos detalles (mostrar modelos u objetos extraordinarios, cifras, fotografías, referencias externas, etc.) lo mejor es concertar una entrevista en privado.
Debes tomar en cuenta estos principios básicos antes de convocar a una conferencia o rueda de prensa siempre para que obtengas buenos resultados y te ganes el respeto y el apoyo de los representantes de los medios de comunicación.
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Hacer una pregunta
En un manejo de crisis la conferencia de prensa no termina con el acto en sí. Muy al contrario, son imprescindibles algunas tareas posteriores.
Cuando ya estamos en el manejo de crisis, una de las primeras y más frecuentes herramientas de comunicación serán las conferencias de prensa. Para que todo salga bien hay algunas normas que debes seguir para lograr una buena convocatoria y, por ende, una buena cobertura noticiosa.
¿Cómo lograremos que los periodistas coloquen en su noticia nuestros mensajes clave? Entregándoles un comunicado de prensa que resuma nuestras ideas, como queremos que sean publicadas, principalmente en una situación de crisis, donde hay confusión, ambigüedad y, muchas veces, mala intención.
Cuando convocamos a una conferencia de prensa, que generalmente es una de las primeras acciones recomendadas en un manejo de crisis, hay que redactar un buen boletín o comunicado de prensa, el que se entregará al finalizar el evento. De la buena redacción de nuestro comunicado de prensa dependerá en gran medida la versión noticiosa que veremos publicada.
La infravaloración de los riesgos potenciales y el no tener constituido y entrenado un Comité de Crisis es una de las principales causas que llevan a los funcionarios de una empresa a dudar al momento de reaccionar ante los medios de comunicación.
En el Comité de Crisis hay que reunir a las personas más idóneas para enfrentar la situación de acuerdo a la naturaleza de ésta.
Además de su papel como voceros de gran credibilidad, los empleados también se desmotivan, su ánimo se viene abajo cuando caen en incertidumbre acerca de su futuro laboral a causa de la situación crítica y eso, lógicamente, redunda en la productividad de la empresa.
De la buena redacción de nuestro comunicado de prensa dependerá en gran medida la versión noticiosa que veremos publicada después de una conferenca de prensa.
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Por lo menos en mi país, es muy común ver cómo grandes corporaciones tienen relacionadores públicos o directores de comunicación que no planean la imagen de su empresa cada año sino que todo lo dejan al azar. No escriben sus planes para cada año, todo lo improvisan… Estos comunicadores que no escriben sus planes, que no planifican, deben estar conscientes que el plan que no está escrito, simplemente no existe…
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El aumento del desempleo, el desplazamiento masivo de trabajos e industrias y bajas económicas por todas partes. ¿Acaso no estamos viviendo un período de descenso económico?
A propósito del manejo de situaciones de crisis, no cabe duda que el tema del momento por todos lados es el recrudecimiento de la crisis económica mundial para este año 2009 que recién comienza. A veces me pregunto: ¿Es realmente la situación tan lúgubre como nos la presentan todos los días los noticieros y expertos en finanzas? En lo personal tengo mis reservas.
Cuando leemos en los periódicos acerca de un escándalo corporativo o de una empresa con problemas de imagen, siempre pensamos que esto nunca le sucederá a la nuestra. ¡Cuidado! Sólo existen 2 tipos de empresas: Las que han pasado por una crisis y las que pronto lo estarán.
En el tema del manejo de crisis lo primero que hay que hacer es tener una conciencia real del valor que tiene la imagen corporativa para las empresas. Sin lugar a dudas, una buena reputación es el activo más valioso que puede tener cualquier empresa. Más que sus edificios, más que sus materiales, más que sus equipos, la imagen corporativa es lo que tiene más valor en una empresa.
Cuando una empresa es víctima de una campaña de desprestigio en los medios de comunicación la reacción de algunos funcionarios es demasiado emotiva, con ira, lo que los lleva a cometer errores y a decir cosas que, en vez de ayudar, perjudican y agravan la ya difícil situación imperante.
Cuando convocamos a una conferencia de prensa, que generalmente es una de las primeras acciones recomendadas en un manejo de crisis, hay que redactar un buen boletín o comunicado de prensa, el que se entregará al finalizar el evento. De la buena redacción de nuestro comunicado de prensa dependerá en gran medida la versión noticiosa que veremos publicada.
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