Manejo De Crisis: Planeando La Conferencia De Prensa De Respuesta
Por: Oscar Rossignoli
Editor de http://www.imagen-empresarial.com
Cuando ya estamos en el manejo de crisis, una de las primeras y más frecuentes herramientas de comunicación serán las conferencias de prensa.
Para que todo salga bien existen algunas normas que debes seguir para lograr una buena convocatoria y, por ende, una buena cobertura noticiosa.
Planeación de la conferencia de prensa:
En esta fase deberás primero definir el objetivo principal y las expectativas de la convocatoria e identificar plenamente a la audiencia (en este caso todos y cada uno de los periodistas que vas a invitar y a los medios que éstos representan).
También debes definir los mensajes claves a transmitir, cuantificar los recursos necesarios, realizar una calendarización de las actividades (check list) y definir la respuesta esperada por parte de la audiencia. Se designarán los recursos, así como las especificaciones generales y detalladas (calendario) de las diferentes actividades por realizar.
Normas para la convocatoria:
Las invitaciones a las conferencias de prensa en el manejo de crisis debes enviarlas con una semana de antelación y dos días anteriores al evento recordar por teléfono y correo electrónico a los invitados la fecha, hora y el lugar de celebración.
Recuerda no marginar nunca a ningún medio, y mucho menos a los que nos adversan o donde se han publicado noticias negativas sobre nuestros temas en una situación de crisis.
La invitación debe proporcionar al editor o director del medio invitado los detalles suficientes para animarle a enviar a un representante, pero no demasiados para no desvelar las noticias.
Los editores casi nunca contestan a las invitaciones, por eso es conveniente un día antes reconfirmar por teléfono a los periodistas invitados la fecha, hora y el lugar de celebración.
El lugar de reunión debe seleccionarse de modo que resulte conveniente para los invitados. Lo ideal es que sea en la sede de nuestra empresa, si su ubicación es de fácil acceso o localización.
Si el lugar queda fuera de la ciudad, la empresa proporcionará el transporte (avión, tren o autobús). En la invitación se indicará si el transporte es gratuito, así como todas las instrucciones necesarias, las que deberán ser claras y muy precisas.
Debemos elegir un día de baja saturación noticiosa y evitar los días lunes y viernes. Si bien es difícil elegir una hora que vaya bien con todos, mi experiencia personal de muchos años me indica que la hora más conveniente para invitar a una conferencia de prensa es entre las 10 y 11 de la mañana. Hacerlo a otras horas pondría en riesgo la asistencia y las coberturas posibles de algunos medios que nos interesan mucho.
Si vas a entregar un dossier de prensa, prepáralo con mucha anticipación para que no olvides ningún dato o información importante y necesaria para una correcta elaboración de la noticia por parte de los periodistas.
Videos, fotografías, datos estadísticos u otras referencias requieren algún tiempo anticipado de preparación, por lo que hay que tomarlo muy en cuenta en tu lista de pendientes en el manejo de crisis.
Estas carpetas se entregarán a los participantes después de los discursos y preguntas, y a los periodistas que no asistieron se les enviarán hasta sus oficinas inmediatamente después del evento.
Es necesario planear cuidadosamente el programa de disertaciones, por lo que el director de comunicaciones o relacionador público se reunirá con los directivos de la compañía que vayan a intervenir para asesorarles sobre su preparación y desarrollo.
Lo más indicado es realizar un ensayo general con 24 horas de anticipación para asegurar que todo está en orden y, en caso de que algo falle, poder corregirlo. Este ensayo debe ser lo más realista posible para estar preparados para responder cualquier imprevisto, pregunta o comentario negativo que pudiera surgir. Un cuestionario anticipado de posibles interrogantes con sus respuestas sugeridas será muy apreciado y útil para los participantes por parte de la empresa en esta etapa del manejo de crisis.
Es importante mencionar que en esta etapa de manejo de crisis preparación los portavoces de la empresa tienen que definir claramente de qué cuestiones no se puede informar y tener preparadas respuestas alternativas.
Recapitulando: La convocatoria debe indicar claramente:
1. Fecha, lugar y hora del evento.
2. Personas que asistirán por parte de la empresa
3. Temas a abordar
4. Teléfonos de contacto del Departamento de Comunicaciones de nuestra empresa.
5. Facilidades de acceso (transporte, parqueo, etc.)
6. Mencionar el refrigerio o almuerzo al final del acto, si está previsto
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En un manejo de crisis la conferencia de prensa no termina con el acto en sí. Muy al contrario, son imprescindibles algunas tareas posteriores.
Si se utiliza prudentemente, una conferencia de prensa puede ser in instrumento muy útil en el manejo de crisis.
¿Cómo lograremos que los periodistas coloquen en su noticia nuestros mensajes clave? Entregándoles un comunicado de prensa que resuma nuestras ideas, como queremos que sean publicadas, principalmente en una situación de crisis, donde hay confusión, ambigüedad y, muchas veces, mala intención.
Cuando convocamos a una conferencia de prensa, que generalmente es una de las primeras acciones recomendadas en un manejo de crisis, hay que redactar un buen boletín o comunicado de prensa, el que se entregará al finalizar el evento. De la buena redacción de nuestro comunicado de prensa dependerá en gran medida la versión noticiosa que veremos publicada.
Si se utiliza prudentemente, una conferencia de prensa puede ser in instrumento muy útil. Decimos prudentemente pues muchas veces se hacen invitaciones que no valen la pena y no tienen ningún interés noticioso, que hacen que tu organización tome fama negativa. Con el tiempo lo que logras es que adquieres la reputación de que invitas innecesariamente, de modo que paulatinamente la audiencia irá disminuyendo y terminará por no asistir nunca más.
De la buena redacción de nuestro comunicado de prensa dependerá en gran medida la versión noticiosa que veremos publicada después de una conferenca de prensa. Incluso, podríamos con un buen comunicado de prensa sugerir el titular de la noticia, además es la posición oficial de la compañía y la guía que utilizarán los informadores a la hora de redactar la nota.
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En el tema del manejo de crisis lo primero que hay que hacer es tener una conciencia real del valor que tiene la imagen corporativa para las empresas. Sin lugar a dudas, una buena reputación es el activo más valioso que puede tener cualquier empresa. Más que sus edificios, más que sus materiales, más que sus equipos, la imagen corporativa es lo que tiene más valor en una empresa.
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