Oscar Rossignoli es editor y responsable de http://www.imagen-empresarial.com, un sitio web desarrollado para capacitar a los profesionales de la comunicación en general a diseñar e implementar estrategias de comunicación efectivas en su calidad de directores generales, consultores independientes, o desde sus cargos como relacionadores públicos, publicistas, periodistas, directores de comunicación corporativa y/o cualquier otra posición que requiere conocimientos amplios y actualizados para un desempeño efectivo y con resultados positivos inmediatos.
Por: Oscar Rossignoli
Editor de www.imagen-empresarial.com
Yo distingo dos públicos internos: Los empleados y los accionistas o dueños, con los cuales la gerencia debe interactuar de manera eficiente.
Los empleados
No cabe duda que el vocero con mayor credibilidad en una empresa son sus empleados. Lo que ellos dicen de la empresa en la calle es determinante y muy cierto, “ya que ellos trabajan allí, tienen por qué conocer la realidad de lo que allí sucede”.
Por lo general nos preocupamos por comunicarnos con todo el mundo, menos al interior pues le restamos importancia a la comunicación interna.
Puedes leer más detalles de estos temas visitando http://www.imagen-empresarial.com
Trabajé para una empresa muy sólida -financieramente hablando- envuelta en un escándalo corporativo que no informaba de nada a sus empleados. Observé que el ambiente entre los trabajadores –a todo nivel- era de incertidumbre. Había desmotivación, temor de perder su empleo y se estaba perdiendo el sentido de pertenencia a la organización. Sorprendí a varios de ellos actualizando sus hojas de vida o buscando oportunidades de empleo en las secciones especializadas de los periódicos.
Además de buenas condiciones de trabajo, compensación justa, oportunidades de ascenso, reconocimiento y cumplimiento, buena supervisión, oportunidad de libre expresión y buenas prestaciones laborables, los empleados necesitan estar informados acerca de los planes de la empresa (misión y visión) y conocer de primera mano las noticias que se generan desde la institución.
No podemos permitir que los trabajadores se enteren de lo que sucede en “su” empresa a través de los noticieros, y que no sepan contestar las interrogantes que sus amigos y familiares les hacen, máxime cuando su institución aparece involucrada en un escándalo que es mencionado en los grandes titulares de los noticieros.
Antes de diseñar una estrategia de comunicación interna hay que hacer una encuesta para determinar qué trabajadores conocen o no acerca de políticas, finanzas, problemas y otros temas importantes, de tal forma que se pueda establecer con claridad qué información necesita ser comunicada.
Una buena comunicación interna se basa en los siguientes principios:
1. La gerencia deber estar convencida de la importancia de esta actividad y también debe estar dispuesta a compartir información con los empleados.
2. Se deben emplear mensajes clave escritos para evitar la distorsión del significado.
3. Se deben utilizar herramientas de comunicación adecuadas al nivel de escolaridad de los empleados y los mensajes deben ser preparados por expertos.
4. No hay que mentirle deliberadamente a los empleados
5. La información debe ser oportuna, antes que les llegue por otra vía y distorsionada.
6. La información debe ser repetida y en pequeñas dosis para que sea comprendida de forma clara.
Para las campañas de comunicación interna sugiero como herramientas de comunicación:
1. Boletines internos electrónicos (internet)
2. Cartas de la gerencia a los empleados
3. Revista de empleados
4. Publicaciones en murales conmemorativos
5. Manuales para empleados nuevos
6. Inserciones de volantes informativas en los recibos de pago de salario
7. Memoria anual de la empresa
8. Asambleas informativas
Los accionistas
Aunque los accionistas también son un “público” interno, la comunicación con ellos merece una mención aparte en comparación con la de los empleados. Aquí se trata de la comunicación gerencia-accionistas (o dueños).
La gerencia cuenta con el apoyo profesional del Departamento de Relaciones Públicas para una buena relación con los accionistas o dueños de la empresa. La comunicación de una vía en algunos momentos es decisiva para la toma de decisiones, de allí la importancia de hacerla con visión estratégica buscando la mayor efectividad y claridad. En el plan de comunicación interna no olvidemos incluir una estrategia de comunicación con los accionistas o dueños de la institución.
En la comunicación interna también te recomiendo el esquema anterior:
1. Objetivo general
2. Objetivos específicos
3. Consideraciones generales
4. Posicionamiento: Actual y proyectado
5. Estrategia y tácticas
6. Mensajes clave
7. Herramientas de comunicación
8. Acciones puntuales por audiencia específica
9. Medición, evaluación y análisis de resultados
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