Riesgos En El Trabajo Asociados A Procesos Administrativos En Los Que Se Desarrolla Trabajos En Oficinas

Titulo: Riesgos en el Trabajo Asociados a Procesos Administrativos en los que se desarrolla   trabajos en oficinas.

Ing. José A. Navarro Domínguez

Departamento de Ingeniería Industrial, Facultad de Ciencias Económicas Empresariales.

Universidad de Cienfuegos

Cuba

La evolución de la actividad laboral ha traído consigo una mejora de la calidad de vida de los trabajadores, pero además es también responsable de la aparición de una serie de efectos negativos en la salud de éstos.

El trabajo asociado a puestos de oficina implica el uso continuado de muebles, equipos informáticos, manejo de software, así como la exposición a determinadas condiciones ambientales de ruido, temperatura, humedad e iluminación, cuyo correcto diseño tiene una importante influencia sobre la comodidad, eficacia en el trabajo e, incluso, sobre la salud de los trabajadores y trabajadoras. En ningún caso se debe  comparar con las actividades industriales peligrosas, ya que, esta idea, sería contraria a una concepción seria y dinámica de la Seguridad Laboral que, en este caso, incide cada vez más en las llamadas Condiciones de Trabajo.

Según La Jefatura de Seguridad e Higiene del Trabajo y el Departamento de Prevención de  Riesgo del Trabajo (ISSSTE), masiva incorporación de terminales de computadora a los puestos de oficina ha hecho aumentar la incidencia de patologías ocupacionales que afectan a una parte importante de la población ocupada en el sector. Determinados problemas como las molestias musculares en la zona del cuello y la espalda, la fatiga y alteraciones visuales o el estrés, son los problemas manifestados con mayor frecuencia.

El hecho de referirse a las nuevas tecnologías introducidas en esta rama de la actividad, provocan ciertos gestos de desconfianza y pocos creen en que esta transformación es una realidad y que los peligros realmente existen. Lo que no pueden olvidar es que un 2% aproximadamente de los accidentes totales, se producen en oficinas, con una medida de 3 días de baja por accidente ocurrido (Perdiguero,  1999).Este mismo autor para identificar los peligros a que están expuestos los empleados que trabajan en las oficinas incita en tener en cuenta sus actividades, útiles de trabajo y partes del cuerpo que intervienen en los distintos procesos que se precisan realizar .

Dentro de las principales tareas desarrolladas habitualmente por el personal administrativo (Aparicio, 2007) estan:

•       Trascripción
•       Recibo o envío de datos
•       Lectura de información y documento
•       Organización de archivos
•       Atención al público
•       Facturación

La Jefatura de Seguridad e Higiene del Trabajo y el Departamento de Prevención de  Riesgo del Trabajo (ISSSTE) desde el punto de vista de la gestión de riesgos del trabajo en oficina se abordan cuatro tipos de cuestiones  como son:

•       Un adecuado diseño de las instalaciones (locales, ventilación, iluminación y acondicionamiento acústico). Este aspecto asegura disponer de condiciones ambientales correctas, cumpliendo con los requisitos mínimos en materia de Higiene y Seguridad.
•       Una correcta selección del equipamiento que se compra (sillas y mesas de trabajo, equipos informáticos, programas, etc.). En el caso del mobiliario, el cumplimiento de unos requisitos mínimos de calidad ergonómica permitirá prevenir una buena parte de las molestias de tipo postural tan frecuentes en las oficinas. La selección de equipos informáticos adecuados, así como de los complementos necesarios es también un factor a tener en cuenta para prevenir alteraciones visuales o molestias.
•       Una correcta organización de las tareas, evitando sistemas de trabajo que conducen a situaciones de estrés, desmotivación en el trabajo y otros problemas de naturaleza psicosocial.
•       Finalmente, todas las acciones anteriores pueden resultar ineficaces si se deja de lado la necesaria labor de formación e información de los trabajadores. Este aspecto es especialmente importante en tareas que presentan un alto grado de autonomía en la organización del propio puesto de trabajo, como es el caso de las tareas de oficina. De poco sirve disponer de buenos equipos si el usuario no conoce la forma de distribuir los elementos de trabajo, no ha recibido información sobre cómo debe ajustar el mobiliario que utiliza o carece de información acerca de la importancia de determinados hábitos de trabajo.

De estas cuestiones antes mencionada la relacionada con la organización del trabajo tienen una característica fundamental por lo complejo de su raíz en  relación con los factores de riesgos psicosociales y la salud, pues no parece tan evidente como la que existe entre otros factores de riesgo (el ruido, por ejemplo) y la salud. Los efectos de la organización del trabajo son más intangibles e inespecíficos, y se manifiestan a través de diversos mecanismos emocionales (sentimientos de ansiedad, depresión, alienación, apatía, etc.), cognitivos (restricción de la percepción, de la habilidad para la concentración, la creatividad o la toma de decisiones), conductuales (abuso de alcohol, tabaco, drogas, violencia, etc.), y fisiológicos (reacciones neuroendocrinas). (Moncada & Llorens, 2002).

Estrés: “El estrés en el trabajo es un conjunto de reacciones     emocionales, cognitivas, fisiológicas y del comportamiento a ciertos aspectos adversos o nocivos del contenido, la organización o el entorno de trabajo. Es un estado que se caracteriza por altos niveles de excitación y de angustia, con la frecuente sensación de no poder hacer frente a la situación”(Comisión Europea 2000).

Psicosocial:Se define según el Instituto Nacional de Seguridad e Higiene en el Trabajo, como: “aquellas condiciones presentes en una situación laboral directamente relacionada con la organización del trabajo, el contenido del trabajo y la relación de la tarea, y que se presentan con la capacidad para afectar el desarrollo del trabajo y la salud del trabajador”.

Salud:Estado perfecto de bienestar y equilibrio físico ,mental y social, y no, necesariamente , la ausencia de daños o enfermedades.(Definición de la OMS)

 Los factores de riesgo psicosociales son aquellas características de las condiciones de trabajo y, sobretodo, de su organización que afectan a la salud de las personas a través de mecanismos psicológicos y fisiológicos a los que también llamamos estrés (Ver Anexo No.1). En términos de prevención de riesgos laborales, los factores psicosociales representan la exposición (o los factores de riesgo), la organización del trabajo el origen de ésta, y el estrés el precursor del efecto (enfermedad o trastorno de salud que pueda producirse y que debemos prevenir). (Moncada & Llorens ,2002).

Estos mecanismos, a los que como hemos dicho, también denominamos estrés, pueden ser precursores de enfermedad bajo ciertas circunstancias de intensidad, frecuencia y duración, y ante la presencia o ausencia de otras interacciones. 

 Como mismo no existe un catalogo cerrado de factores de riesgos psicosociales y excluyente de riesgos que puedan tenerse como de origen psicosocial, la Guía sobre Factores y Riesgos Psicosociales del Observatorios Permanente de Riesgos Psicosociales (2006) considera que forman parte de este catálogo de riesgos psicosociales los siguientes, básicamente reducibles a una doble tipología:

Estrés Laboral

•       Estrés ocupacional ordinario o “común”.
•       Estrés de profesión o síndrome de desgaste profesional (síndrome de burnout).
•       Tecno-estrés o estrés derivado de la influencia de las nuevas tecnologías de la información.

      Estrés post-traumático cuando se liga a factores laborales.

Violencia en el Trabajo

      Violencia física.

      Actos de violencia psíquica (insultos, ofensas).

      Procesos de acoso laboral.

• acoso moral
• acoso sexual
• acoso discriminatorio

      Violencia de terceros relacionada con la prestación de servicios —presión terrorista, violencia de padres de alumnos, agresiones de usuarios de Servicios de Salud.

Dicha quía identifica a similar criterios que el de los autores (Moncada & Llorens, 2002) sobre el estrés laboral los factores de riesgos psicosocial que lo provocan o desencadenan (estresores) y las consecuencias que derivan de la no atención o prevención de aquéllos daños a la salud .En este anexo debemos resaltar el factores Ambiente o “entorno objetivo” —dimensión colectiva— y en él, Respecto al contenido de las tareas, la Carga Mental como estresor a sido abordado por disimiles de procederes para su estudio  .

1. ESTRESOR

Del medio ambiente físico: iluminación, ruido, temperatura, trabajo en ambientes contaminados….

CONSECUENCIA DEL ESTRÉS

Físicas: trastornos gastrointestinales, cardiovasculares, respiratorios, endocrinos, musculares, dermatológicos, sexuales, etc.…

2. ESTRESOR

De la Tarea: carga mental de trabajo, control sobre la tarea, ritmos de trabajo….

CONSECUENCIA DEL ESTRÉS

Psicológicas: alteraciones del sistema nervioso, trastornos del sueño, depresión ansiedad, trastornos afectivos, de la personalidad, alimenticios, drogodependencia…

3. ESTRESOR

De la organización: conflicto y ambigüedad de rol, jornada de trabajo, relaciones personales, estabilidad laboral….

CONSECUENCIA DEL ESTRÉS

Para la empresa: deterioro del medio ambiente de trabajo, bajas, absentismo, incapacidades laborales, accidentes…

Así mismo hace referencia esta guía a las enfermedades o dolencia, así como los trastornos de conducta segmentándoles en dos planos:

• En el plano físico: cefaleas, migrañas, dolores musculares, enfermedades cardiovasculares, fatiga crónica, estrés, trastornos digestivos, alteraciones del sueño, hipertensión, asma, urticarias.
• En el psicológico y emocional: frustración, culpabilidad, irritabilidad, ansiedad, trastornos cognitivos, trastornos de conducta, falta de motivación, depresión, agresividad, neurosis, estrés post-traumático en caso de violencia, tendencias suicidas.

Resaltando que los trabajadores sometidos a una mayor incidencia de estos riesgos reducen mucho su rendimiento trayendo consigo efectos negativos a la organización generando elevados costes tanto directos como indirectos, a consecuencia de:

•       El aumento del absentismo.
•       Incremento de bajas voluntarias.
•       Descenso de la motivación.
•  
•       Deterioro de las relaciones laborales que perjudica el clima favorable que exige la productividad.
•       Amenaza, cada vez más real, de sanciones, tanto por indemnización civil como por sanciones administrativas.
•       La pérdida de imagen que supone las denuncias, y su difusión mediática, de conductas acosadoras.

Según el profesor Fidel Francés Sánchez (IES Venancio Blanco. Salamanca) en su publicación Riesgos Específicos-Oficinas y Pantallas de Datos editado por el Instituto Nacional de Seguridad e Higiene en el Trabajo (INSHT) y lo anterior analizado   enmarca los riesgos más habituales del trabajo en oficinas y con pantallas en:

1- Riesgos derivados del diseño de los locales de trabajo: cómo son las vías de circulación, espacios, tabiques y escaleras, puertas y salidas, señalización y protección contra incendios.

2- Riesgos Físicos: como el ruido, la iluminación, el ambiente térmico, la electricidad o las radiaciones.

3- Riesgos derivados del mobiliario y equipo informático: sillas, mesas, complementos, equipos y programas informáticos.

4- Riesgos derivados de la organización del trabajo: aquellos en los que influyen no sólo el trabajo y sus condiciones, sino que además también influyen las capacidades, necesidades y su situación personal.

A todo esto habría que añadir la necesaria labor de formación e información de los trabajadores

Para garantizar una adecuada prevención de los accidentes de trabajo y control de los riesgos a los que los trabajadores pueden verse expuestos, es necesario ver con anticipación los daños que pueden ocurrir con el fin de poder disponer las medidas necesarias que lo eviten y lograr que el personal con mando tengan un claro conocimiento de los mismos. Todo ello, en vistas a facilitar la reflexión previa y obligada de las tareas a realizar y de sus entornos, aumentando el autocontrol de las personas en su trabajo y la calidad de aquellas.

Anexo No 1:Clasificación de los factores de riesgos psicosociales siguiendo los factores reconocidos en los criterios aportado por las Guías de la AESST y las Notas Técnicas Preventivas especificas del INSHT.(Guía sobre los Factores y  Riesgos Psicosociales;UGT,2006)

1.    El ambiente o “entorno objetivo” —dimensión colectiva—.

Este grupo de factores o desencadenantes de riesgos psicosociales se subdivide en tres:

• Relativos al ambiente físico o material de trabajo.

•  Iluminación.
•  Ruido.
•  Ambiente Térmico.
•  Espacio de Trabajo.

• Relativos a la organización.

El modelo de relaciones laborales de una empresa.

Cultura de gestión de los “recursos humanos”.

• Los estilos de mando y dirección.
  • Dirección pasiva o Laissez-faire.
  • Paternalista.
  • Autoritario.
• El papel en la organización de cada individuo.
• Comunicación y relaciones interpersonales, con los compañeros y con terceros o “personas externas”.
  • Formal: aquella que es dada por la propia organización.
  • Informal: aquella que surge de manera espontánea.

• Respecto al contenido de las tareas.

La carga de trabajo.(carga mental)

Carga Mental: Por tal se entiende el nivel de actividad mental necesario para desarrollar el trabajo Puede aparecer cuando el trabajo demanda la realización de tareas simultáneas, niveles altos de concentración o tareas de memorización. Podemos distinguir:

-       Infracarga o subcarga: aquella situación en que las capacidades del trabajador exceden en gran medida los requerimientos de la tarea a realizar, es decir poca cantidad de trabajo o tareas simples en relación con las capacidades del trabajador.

-       Sobrecarga: Exceso de carga de trabajo o de demandas intelectuales que superan las capacidades o conocimientos del trabajador.

En el estudio de la carga mental deben considerarse los siguientes factores:

• Cantidad y complejidad de la información que debe tratarse.
• Cantidad de tiempo de que se dispone para elaborar la respuesta (ritmo de trabajo) y la cantidad de tiempo durante el cual debe mantenerse la acción (posibilidad de hacer pausas o alternar con otro tipo de tareas).
• Aspectos fisiológicos: capacidad de respuesta de cada persona que depende de una serie de características como la edad, sexo, actitud hacia la tarea, personalidad, etc.

El margen de autonomía o control del trabajador.

La presión del tiempo de trabajo —ritmos de trabajo—.

Monotonía/Repetitividad.

Trabajo a turnos y nocturno.

Conductas violentas y/o abusivas.

• Abuso verbal: incluidas palabrotas e insultos.
• Lenguaje corporal agresivo que exprese intimidación, desprecio o desdén.
• Acoso: incluido mobbing, bullying —en centros escolares—, novatadas, intimidación, así como acoso sexual y/o racial.

2.    Las condiciones subjetivas —dimensión individual—.

• Características de personalidad de cada uno de los trabajadores, revelándose unas más proclives que otras a efectos de la generación de desajustes psicosociales.
•  
• Variables individuales de carácter personal —edad, sexo, formación…
•  
• Experiencia vital y trayectoria, personal y profesional, de cada trabajador, así como expectativas individuales.
•  
• Estados biológicos y hábitos de consumo y estilos de vida.
•  
• Responsabilidades familiares.

3.    Las condiciones subjetivas —dimensión social—.

•  El ambiente social —por ejemplo la existencia o no de entornos externos a la empresa amenazantes, como la “presión terrorista”—
•  La “carga familiar”. El trabajo reproductivo tiene tanta dimensión social como el productivo pero no cuenta como éste. Asimismo es asumido de forma claramente desigual socialmente, al ser masivamente las mujeres las que siguen realizándolo.