10 Consejos Para La Organización De Una Fiesta De Fin De Año Empresarial

A medida que se acerca fin de año, las empresas comienzan a planificar la celebración de dicho evento. Si bien estas fiestas empresariales difieren según el presupuesto con que se cuenta y otros factores, hay una serie de puntos comunes para el éxito de todas ellas. En este artículo recopilamos un conjunto de tips a tener en cuenta para la organización de una fiesta de fin de año inolvidable. No todos los puntos aplican en todos los casos, queda a criterio del lector seleccionar y aplicar aquellos que le sean de utilidad.

1. Planificar con suficiente tiempo
El evento debe planificarse con suficiente anticipación, no solo para poder lidiar a tiempo con imprevistos, sino también para evitar perder a los mejores proveedores por falta de disponibilidad en la fecha elegida para la fiesta.

2. Contratación de un profesional
Contar con la ayuda de un profesional para la organización de una fiesta de fin de año no sólo es recomendable por la experiencia que poseen estas personas, sino también porque su conocimiento del mercado puede contribuir a una reducción significativa de los costes.

3. Elegir un día entre semana
Es un hecho que para la gran mayoría de quienes laboran, fin de semana significa tiempo libre, un espacio para disfrutar en familia, actividades personales, descanso, etc. A la hora de agendar un evento empresarial, es aconsejable darle a este espacio la consideración que merece, seleccionando un día entre semana para su celebración. El viernes es el día ideal, pues los invitados podrán disfrutar sin preocupaciones ni horarios, y descansar al día siguiente.

4. Asistencia voluntaria

Si bien lo ideal es que la totalidad del personal asista a la fiesta de fin de año, en toda empresa existen fricciones, diferencias y un sin número de circunstancias que pueden indisponer a uno o más miembros de hacerlo. Siendo la fiesta de fin de año una actividad netamente social, en aras de evitar situaciones incómodas, su asistencia no debería ser obligatoria.

5. Involucrar al personal
Mediante mensajes en correo y carteleras, puede generarse expectativa y participación del personal en la planificación de la actividad corporativa. Esto, además de despertar el interés por asistir a dicha actividad, favorecerá la interacción entre personas de diferentes departamentos. Luego del evento esta participación puede continuar con el envío de fotos, comentarios de la actividad, etc.

6. Ni oficina, ni horario de trabajo
Lo más aconsejable es realizar la actividad fuera de las instalaciones de la empresa y en horas no laborales. Esto evitará que algún empleado llegue a sentirse abrumado por la presión de una tarea inconclusa, o que sienta la urgencia de irse una vez concluído el horario de trabajo.

7. El mensaje de la empresa
La fiesta de fin de año no debe transmitir un mensaje contradictorio a la situación de la empresa y sus intereses. Tanto una empresa que ha tenido que recurrir a la reducción de personal para afrontar una crisis, como una empresa que por el contrario ha duplicado su facturación, deben asegurarse de ofrecer una actividad acorde a su realidad. 

8. Nada de bonos, premios, ni discursos
Claro está que son puntos que merecen atención y cuidado, sin embargo la fiesta de fin de año no es el lugar ni el momento para ello. Los bonos y premios podrían generar motivación y efectos positivos, sin embargo, son un arma de doble filo que fácilmente podría causar el efecto contrario. Lo mismo sucede con los discursos, que poco convenientes y apropiados pueden resultar en estas fiestas.

9. Personas ajenas a la compañía
Es importante que la actividad conserve siempre su carácter social. La presencia de clientes de la empresa puede desviar la finalidad o razón del evento. La fiesta de fin de año tiene como principal objetivo propiciar la interacción de su personal, por lo que tampoco es conveniente la participación de familiares y amistades ajenas a la empresa.

10. Bebidas alcohólicas
Es sumamente importante planificar muy bien la forma en que se ha de controlar el consumo de bebidas alcohólicas y sus efectos, poniendo especial cuidado en:

a. Promover el consumo moderado
b. Determinar, previo a la celebración, quienes serán los choferes designados
c. Proveer de medios de transporte alternativo
d. Dejar de servir bebidas alcohólicas 2 horas antes de finalizada la fiesta