Cómo organizar una conferencia de prensa efectiva
Existen tres formas de que tu empresa se comunique con los medios de comunicación en una situación de crisis: A través del envío de comunicados o boletines de prensa, por medio de una entrevista y, también, mediante una conferencia de prensa, a la que convocamos a los representantes de los periódicos, noticieros de televisión y radio, revistas y cualquier otro medio noticioso para aclarar noticias mal intencionadas o fijar la posición oficial de la empresa ante una noticia que nos afecta de manera directa.
Si se utiliza prudentemente, una conferencia de prensa puede ser in instrumento muy útil.
Decimos prudentemente pues muchas veces se hacen invitaciones que no valen la pena y no tienen ningún interés noticioso, que hacen que tu organización tome fama negativa. Con el tiempo lo que logras es que adquieres la reputación de que invitas innecesariamente, de modo que paulatinamente la audiencia irá disminuyendo y terminará por no asistir nunca más.
Como decíamos antes, en una situación de crisis principalmente, una conferencia de prensa es una excelente alternativa para establecer una relación cercana y generar credibilidad con los periodistas de los diferentes medios de comunicación, por lo que su realización requiere de mucha labor, dedicación y planeación anticipada.
De eso se trata, de organizar una conferencia de prensa eficaz que te lleve al logro de los objetivos de comunicación propuestos por tu organización sin abusar y perder tu poder de convocatoria con los medios de comunicación.
Existen algunos principios básicos que debes tomar en cuenta para que tengas éxito en la organización de una conferencia de prensas, entre ellos:
Nunca cometas el error de invitar a una conferencia de prensa si no es necesario. El tema debe ser de interés noticioso para la prensa y el público. Tampoco debes invitar para hacer publicidad de tus marcas o tu empresa aparentando tener entre manos una buena noticia sin serlo realmente.
Para que no cometas este error y que de verdad valga la pena convocar, te sugiero que antes de convocar reflexiones:
¿El tema que quiero divulgar es realmente trascendental como noticia? Si no es así, pero de todos modos quieres comunicar algo a través de una noticia, no como anuncio, los medios de comunicación agradecerán la emisión de un comunicado de prensa y deja que ellos decidan si vale la pena su publicación como noticia.
Si no hay muchos periodistas a quienes convocar, lo mejor es invitar a un desayuno o un almuerzo de trabajo en un ambiente más íntimo y de mucha confianza y camaradería.
Si el tema lleva implícitos muchos detalles (mostrar modelos u objetos extraordinarios, cifras, fotografías, referencias externas, etc.) lo mejor es concertar una entrevista en privado.
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De la buena redacción de nuestro comunicado de prensa dependerá en gran medida la versión noticiosa que veremos publicada después de una conferenca de prensa.
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Cuando el director general, gerente general, asesor legal y hasta el gerente financiero de pronto van desatendiendo las responsabilidades propias de su cargo para dedicar muchas horas a reuniones que giran alrededor de un escándalo corporativo, esta es una señal inequívoca, también, de que hay una situación de crisis.
Muy pocas empresas tienen un plan anti-crisis, y las poquísimas que lo tienen, éste se orienta casi exclusivamente hacia las crisis catastróficas o accidentales. Aún en los países con gran cultura corporativa existe un gran desinterés por este tema, no digamos en nuestros países latinoamericanos tercermundistas.
No es suficiente una buena campaña publicitaria de imagen que diga quiénes somos y qué hacemos. Nuestros públicos quieren “ver” en vez de oír nuestros valores corporativos. La imagen institucional debe ser proyectada, planeada de la misma forma y con el mismo interés e importancia con que se planifican las ventas, los objetivos de mercadeo y el crecimiento económico.
El manejo de una situación crisis específicamente y en general la gestión de la imagen y la comunicación corporativas ha experimentado en los últimos diez o quince años un desarrollo inusitado. En algunos países todavía es una disciplina desconocida pero que cobrará auge en breve.
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