La Gestion De Compras

La adquisición de materiales es fundamental dentro de cualquier empresa. Aproximadamente el  50% del volumen de ventas de una compañía es el valor medio de materiales comprados. Este dato nos puede dar una idea de la relevancia de la compras dentro de la organización. Muchas veces las empresas se centran en el aumento de las ventas con el objetivo de mejorar el beneficio. Sin embargo, una disminución en el coste de la gestión de compras repercute directamente sobre el beneficio.

A continuación, como ejemplo, se muestra una comparativa entre la repercusión que tiene sobre el beneficio, el aumento de una 20% de las cifras de ventas y la reducción de un 2% del coste de compras

Como podemos observar, una reducción del coste de compra tiene una repercusión mayor sobre el beneficio que el aumento de ventas. Esto se debe principalmente a que un aumento de ventas supone por lo general un aumento de capital financiero y de salarios, mientras que la reducción de costes solo puede tener un incremento de gestión en todo caso.

Objetivos del departamento de compras

Los objetivos del departamento de compras con el fin de cumplir en tiempo, cantidad, coste y calidad son:

• ·         Suministrar y mantener un flujo estable de materiales y servicios según las necesidades de la empresa
• ·         Precios de compra. Uno de los objetivos fundamentales es obtener el mejor precio posible respetando los valores de calidad y plazo de entrega exigidos.
• ·         Mantener los índices de rotación de existencias lo mejor posible. Minimizar el inventario con un razonable nivel de servicio.
• ·         Evitar riesgo de obsolescencia del inventario. Vigilar las innovaciones en el mercado ayuda a evitarlo
• ·         Mantener buenas relaciones con los proveedores y los compañeros con el fin de suministrar   la información pertinente y apoyo técnico necesario.
• ·         Fuentes alternativas de suministro. Se obtienen mejores precios teniendo contactos con proveedores potenciales que presionando los proveedores actuales.
• ·         Aptitud para la negociación. En una buena negociación ambas partes deber quedar satisfechas.
• ·         Registro de la información. Los controles dentro de la gestión de compras y auditorias periódicas son métodos eficaces para desanimar la corrupción.

Áreas de actuación

La reducción de costes se puede conseguir principalmente en 4 áreas:

• ·         Selección de proveedores
• ·         Determinación de precio optimo
• ·         Estudio de especificaciones
• ·         Contacto con proveedores potenciales.

La selección de los proveedores es un pilar fundamental dentro de las actividades de compra.  Al analizar el proveedor, se deben tener en cuenta diferentes aspectos del mismo como son criterios técnicos, financieros,  de recursos  humanos o de gestión. Los criterios técnicos nos indicaran la capacidad del  proveedor para suministrar productos con las especificaciones que estamos buscando. El criterio financiero tiene como fin determinar la solidez financiera. Además, como he dicho también son puntos a tener en cuenta si el proveedor tiene una buena predisposición y una actitud positivo en el entorno laboral, así como una buena capacidad organizativa y de gestión.

Determinación del precio óptimo.  Antes de negociar el precio con el proveedor debemos analizar el precio que consideramos justo para un determinado producto. Cuanto más se conozcan los precios del mercado y los costes de un producto mayor ventaja tendremos en la negociación. Este análisis del precio se puede realizar con diferentes métodos, como son, el estudio de precios de mercado pidiendo diferentes ofertas o realizando un análisis de costes del producto a comprar. El objetivo de este estudio de costes es comprender si el precio ofertado por el proveedor es justo y razonable.

Además, existen diferentes actuaciones con el fin de mejorar el precio de compra una vez entablada una relación comercial con el proveedor.

La reducción del precio de compra se puede encauzar por las siguientes actuaciones:

• ·         Negociación para mayores cantidades de compra. Esto se puede conseguir con una adecuada estandarización de productos o una correcta planificación de aprovisionamiento.
• ·         Evitando los lujos técnicos. A veces nos ofrecen especificaciones técnicas que están por encima de nuestras necesidades.
• ·         Aumentando la potencia de compra. Es la importancia de nuestras compras sobre su volumen de ventas.  A veces, reduciendo proveedores aumentamos este ratio.
• ·         Herramientas del comprador. Estudios de mercado, programas de gestión de compras, etc...  pueden ayudar a detectar sinergias y mejorar los precios.

Procedimiento de compra

El proceso de compra se compone de diferentes fases que a continuación se detallan:

• ·         Reconocer la necesidad de compra
• ·         Describir la necesidad, definiendo las necesidades técnicas, cantidades y servicio requerido
• ·         Determinar la fuente de suministro
• ·         Determinación de precio de compra y condiciones
• ·         Preparar y lanzar la orden de compra
• ·         Seguimiento del pedido
• ·         Recepción e inspección de la mercancía
• ·         Proceso de factura y pago al proveedor
• ·         Mantener documentación y relación con el proveedor

Dentro de este procedimiento, las primeras dos fases solo se realizaran para productos nuevos o que aun no hayamos adquirido. El resto, lógicamente, tendrá una repetición para productos que se trabajan diariamente.

El tiempo que le dedicaremos a cada fase del proceso varía notablemente.  El seguimiento del pedido y la administración de documentos suele, por lo general, utilizar la mayoría de nuestro tiempo.

En resumen, la gestión de las compras es parte fundamental dentro del proceso de negocio de cualquier empresa, y por ello los objetivos de este departamento deben estar marcados claramente por la dirección, de acuerdo con las estrategias de la empresa.

El proceso de selección de proveedores es muy significativo para el buen funcionamiento de la organización, por lo se deben tener en cuenta aspectos financieros y de calidad humana además de los ya sabidos, solidez técnica y calidad/precio.

El departamento de compras es responsable de la continuidad de servicio de los proveedores, por lo que debe mantener un seguimiento continuo del mismo, y en caso necesario, sustituir la fuente de suministro.

El responsable de compras y su departamento debe mantener los principios éticos del comprador,   sin realizar actuaciones engañosas ni sutiles con los proveedores y manteniendo un nivel de integridad en todas su relaciones comerciales.