Outsourcing Y Secretariado Virtual
Desde hace ya un tiempo los empresarios y emprendedores de todo tipo están viendo en el outsourcing una manera efectiva de ahorrar costes mientras se mantiene un buen nivel de calidad en el servicio. Esta modalidad parece destinada a proliferar como también está creciendo de forma importante la demanda de trabajo freelance.
Un claro ejemplo de esta tendencia es el secretariado virtual que desde hace tiempo se ha convertido en un término muy recurrente entre empresarios de casi todos los sectores de actividad. Como un servicio que se desarrolla en modalidad de outsourcing, el secretariado virtual es un concepto que ofrece, a través de empresas con una infraestructura especialmente dedicada, el control y desarrollo de todas las tareas de secretaría operativa (recepción de llamadas, gestión de agenda etc..) pero de forma no presencial. Por el contrario la forma de ofrecer el servicio es a través del concepto de cloud sustentado en las nuevas tecnologías de la información que permite que un equipo de asistentes virtuales altamente preparado pueda dar servicio en contemporáneo a un cluster de empresas o profesionales.
Los profesionales dedicados a ofrecer los servicios de secretaria virtual poseen las competencias necesarias para realizar los trabajos que nuestra empresas necesita con la ventaja de que su virtualidad asegura una constante reconfiguración y flexibilidad a nuestras necesidades (sin que nosotros tengamos en ningún momento que llevara cabo trámites en la gestión del personal)
De forma general podemos decir que las ventajas que reporta un servicio de secretaria a través de recepcionistas virtuales no presenciales son las siguientes:
1) Se optimiza al máximo el costo del servicio ya las empresas de secretariado virtual ofrecen modalidades de tarificación que se ajustan a la tipología específica de las empresas (uno paga por lo que utiliza el servicio)
2) Elimina todos los problemas asociados a la gestión del capital humano y de la infraestructura necesaria para el desarrollo de los trabajos de secretaría operativa. Esto conlleva el ahorro de nóminas, RR.HH., equipos informáticos etc…
3) Se mantiene la imagen de la empresa pero sin emplear tiempo efectivo de los trabajadores a sueldo en la empresa, tiempo que puede ser reconducido a otras tareas más productivas como la labor comercial, el postventa etc..
Hacer una pregunta
Como todos sabemos, los asistentes y la labor del secretariado es fundamental para poder llevar al día todos los aspectos operativos de nuestro negocio. Esta característica intrínseca y la proliferación de las nuevas tecnologías están haciendo que la demanda de asistentes virtuales sea cada vez mayor.
No es posible comprender la necesidad del servicio de secretaria virtual, sin antes reflexionar sobre el estado económico por el que estamos atravesando.
Existe una gran confusión sobre el término asistentes virtuales y normalmente esto sucede porque existen dos tipos de definiciones utilizadas
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El proceso de outsourcing en las empresas. Factores a tener en cuenta en la decision de subcontratar parte del negocio.
En el sector de la secretaría virtual y el telesecretariado, existen servicios especiales con una demanda creciente
Cuando llevamos a cabo un servicio de atención que se desarrolla a través de plataformas telefónicas debemos tener en cuenta que hay diversos detalles que molestan especialmente a los clientes sobre los cuales deberemos trabajar y estar siempre alerta
Actualmente gracias a las nuevas tecnologías de la información la idea de virtualidad y flexibilidad hacen parte de cualquier proyecto empresarial que se precie. Esto evidentemente afecta tanto a los servicios que pasan de ser necesariamente presenciales a un progresiva virtualidad y externalización, aunque también afecta a los espacios.
En el sector de la secretaría virtual y el telesecretariado, existen servicios especiales con una demanda creciente
Como la mayoría de los trabajos, con el paso del tiempo se ha producido una evolución entre la idea tradicional y las funciones que desempañaba la secretaria y el actual rol que se da a las asistentes personales o asistentes ejecutivas
Una reunión es un encuentro entre individuos en el ámbito laboral cuyo objetivo fundamental es hacer fluir la información de forma óptima favoreciendo para la toma de decisiones grupales y el establecimiento de programas operativos.
Normalmente la atención telefónica se identifica con la recepción de llamadas telefónicas pero se nos olvida que un profesional o empresa dedicados a la secretaría debe también ser capaz de realizar llamadas salientes manteniendo un mínimo de calidad y etiqueta
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Actualmente gracias a las nuevas tecnologías de la información la idea de virtualidad y flexibilidad hacen parte de cualquier proyecto empresarial que se precie. Esto evidentemente afecta tanto a los servicios que pasan de ser necesariamente presenciales a un progresiva virtualidad y externalización, aunque también afecta a los espacios.
Una de las funciones básicas de cualquier persona que se dedique al mundo del secretariado es la gestión, planificación y optimización de la agenda de trabajo
Normalmente los servicios de secretaría virtual están pensados para sustituir en modalidad de outsourcing la infraestructura interna que utiliza la empresa principalmente para la atención de llamadas y la gestión de agenda. Sin embargo, como cualquier servicio polivalente que se precie, el telesecretariado puede tener otro tipo de usos interesantes a través de decisiones creativas.
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