Definiendo Y Ejecutando La Excelencia En Un Programa De Gestión En Mantenimiento Predictivo

DEFINIENDO Y EJECUTANDO LA EXCELENCIA EN UN PROGRAMA DE GESTIÓN EN MANTENIMIENTO PREDICTIVO

Oscar Morales L.

Ingeniero Civil Industrial

Experto en Oleohidráulica y Lubricación

Estrategias de Mantenimiento Predictivo/Proactivo

Mejoramiento Continuo

Oscar Morales L.©

I.     APRENDIENDO DE LA EXPERIENCIA DE UNA GESTION INTEGRAL EN       LUBRICACION

Como en todas las técnicas nuevas, que significan cambio para la organización, una implementación exitosa, dependerá de todo lo que logremos aprender de otros que ya recorrieron el camino.

Cuando abordamos un Programa de Gestión en Lubricación, en su ejecución no requerimos genialidad y tampoco depende de una sola acción de alto impacto.  Por el contrario, consiste en un accionar continuo construyendo valor, a partir de un cambio de enfoque de la mantención.  ¿Significa una nueva definición estratégica para su éxito? No necesariamente, pero sin duda, las definiciones, tácticas y estrategias que se establezcan ayudarán.

Para asegurar el éxito por la vía fácil y ahorrarnos la costosa curva de aprendizaje, copiemos de aquellos que han estado en eso y lo han ejecutado.  Los casos de Programas de Gestión en Lubricación exitosos, nos enseñan desde sus detalles.  Tanto de los programas mismos, como de los cambios organizacionales presupuestados y los realmente llevados a la práctica.  Asuntos como:

• ¿Qué lideró o motivo la decisión de implementar el cambio?

• ¿Cuál fue la estrategia implementada?-¿Mantención proactiva?-¿Mantención predictiva?-¿Otra técnica avanzada de mantención?

• ¿Cuáles fueron los obstáculos ocultos del proceso?

• ¿Cómo fue justificado y aprobado el plan con la dirección superior?

• ¿Cuáles fueron los beneficios obtenidos?-¿Reducción en consumo de lubricantes?-¿Menores costos de reparación?-¿Reducción de pérdidas de producción?-¿Aumento de los tiempos entre fallas?-¿Incremento de la Productividad?-¿Incremento de la disponibilidad y vida útil de los equipos?   -¿Mayores ahorros con menos errores?-¿Mantención planificada en lugar de reactiva.
• ¿Cómo se controló el progreso del programa?

• ¿Cuáles fueron los costos reales de implementarlo?

• ¿El monitoreo y análisis de aceites y lubricación, fueron integrados con otras técnicas avanzadas de mantención?

• ¿Quiénes y en qué intensidad fueron entrenados para el programa?

• ¿Cuál fue la reacción de aquellos afectados por los cambios que ocasionó el programa?

• ¿Cuál fue el papel de la dirección superior, para iniciar y soportar los cambios que exigía el programa?

• ¿Cómo fueron justificados los costos del programa?

• ¿Qué harían en forma diferente si tuvieran que iniciar el programa de nuevo?

• ¿Cuáles son los planes para el mejoramiento continuo del programa?

De la acumulación de experiencias y las respuestas a esta serie de preguntas, se ha encontrado que las exitosas exhiben rasgos y factores comunes, que se deben tener en cuenta.

II.      PODEMOS MEJORAR LAS PRÁCTICAS.

En un enfoque moderno de mantención, la mejor forma de retirar la herramienta es terminando con la cultura de la reparación manejada por la herramienta.  Se debe tornar los equipos productivos en "Confiables", esto es disponibles la mayor cantidad de tiempo posible, pero no sólo confiables, sino que confiables al menor costo posible, que se traduce en obtener la más alta disponibilidad del equipo al menor costo. Desde este enfoque, la confiabilidad es optimizada no maximizada.  Esto deriva en una estrategia discriminatoria, entre la maximización de la disponibilidad vs. los costos de obtenerla y por otra parte la rentabilidad del negocio vs. riesgo de la no disponibilidad.  Esta estrategia se ha formalizado en muchas empresas de los países desarrollados mediante el uso de las tácticas de la "Reliability – Centered – Maintenance: (RCM)" o lo que llamaremos la Mantención Centrada en la Disponibilidad : (MCD)

Cubrir el total es el rol estratégico central del monitoreo de aceites. Utilizamos el monitoreo de aceites para medir calidad; - calidad de diseño de máquinas – calidad de instalaciones y su diseño – calidad de la mantención – calidad de los componentes y su funcionamiento; (Mantención Proactiva).  También lo utilizamos para programar acciones específicas de mantención, es decir como instrumento de Planificación del Mantenimiento, y muchas otras materias.  De todas formas, la obtención de calidad, no es el rol del monitoreo de aceites.  Cuando definimos los Procedimientos Adecuados definimos el sentido de calidad, en el contexto de disponibilidad del equipo.

Previo a abandonar las antiguas prácticas rituales, debemos identificar los Procedimientos Adecuados.  Luego tenemos que enseñar y entrenar en esos procedimientos.  Finalmente debemos ejecutar los procedimientos adecuados y para ello se deben establecer los correspondientes estímulos desde la administración superior.  Incorporarlos en el pensamiento y cultura de la organización es clave.

No es suficiente declarar un compromiso al cambio y a los procedimientos adecuados.  Cambios culturales duraderos requieren de mucho más.  Muchas organizaciones recurren a establecer los procedimientos adecuados por escrito, reforzándolos con una declaración de la Visión de la compañía en dicha materia.  Esto evita que se transforme en esos planes volátiles, con visos de panacea que algunas veces entusiasman a las organizaciones.  Todos los involucrados, y la organización entera, deben tener conciencia que se requiere de un importante esfuerzo y perseverancia, para lograr el cambio que es fundamental para el éxito de la compañía.  Por otro lado debe haber un compromiso real y tangible de la organización, esto es, proporcionando los recursos necesarios para el logro de la implementación de los procedimientos adecuados.  Esos recursos son los requeridos para enseñanza y entrenamiento del personal, materiales de referencia, instrumentación, software, modificaciones de equipos e instalaciones y equipos de apoyo.  Para lograr este compromiso financiero de la organización, se debe hacer la respectiva evaluación de costo – beneficio del programa y utilizar las técnicas correspondientes de evaluación de proyectos para demostrar su conveniencia económica a la organización.

a) Definición del Procedimiento Adecuado:

Previo a cualquier implementación nueva, se hace necesario un análisis de la situación o condición actual.  Es importante tener un diagnóstico del estado actual de las cosas, como paso inicial para definir el curso de acción a seguir.  El análisis de la condición actual o auditoría tribológica, es conveniente que sea hecha por un especialista externo, consultor especialista en tribología.  Tradicionalmente este trabajo ha sido confiado a los proveedores de lubricantes, pero el trabajo que comprende esta auditoría está normalmente más allá que el alcance y especialización del personal técnico de esas empresas; y algunas veces las conclusiones de ésta representan un conflicto con el proveedor de aceites.  Hay una serie de otras ventajas en utilizar un especialista independiente para realizar este diagnóstico de lubricación y monitoreo de aceites.

Los objetivos y metas de una buena auditoría tribológica son los siguientes:

¨      Identificar los procedimientos actuales y definir procedimientos adecuados.

¨      Identificar mejoras y oportunidades de reducción de costos relativas a administración, almacenamiento, manejo y deshecho de lubricantes.

¨      Identificar necesidades efectivas de monitoreo de aceites, definiendo puntos de testeo, frecuencia y métodos de muestreo, análisis de aceites In Situ, especificaciones de limpieza o pureza objetivo de los aceites, especificaciones de tolerancias de contaminación de componentes-actuadores y máquinas, necesidades de equipos de purificación y sus especificaciones, niveles de alarma y recopilación de datos tribológicos, etc.

¨      Revisar el control de contaminación y las prácticas de mantención proactiva y recomendar sus mejoras.

¨      Revisar las especificaciones de uso de lubricantes y establecer estándares de adquisición y recepción de estos.

¨      Proponer formas de integrar el monitoreo de aceites con las demás técnicas y prácticas actuales de mantención de la organización.

¨      Proponer las necesidades de entrenamiento del personal y preparar la documentación de procedimientos o manuales de operación.

Cuando se completa la auditoría, se hace un informe detallado de lo encontrado y las recomendaciones de acciones de alto beneficio.  La organización debe entonces iniciar el proceso de convertir estas recomendaciones en planes de acción específicos, con su correspondiente detalle y asignación de tareas.  El programa diseñado debe incluir; ciertas modificaciones a equipos e instalaciones requeridas, inversión e instalación en circuitos de purificación, equipos de monitoreo y puntos de testeo, diseño y plan de monitoreo, adquisición de software y administración de la data de monitoreo para acciones de mantención proactiva y predictiva, acciones de control sobre las especificaciones estándar y los procedimientos y monitoreo necesarios para mantener la condición objetivo de equipos y lubricantes.

b) Transfiriendo y Capacitando para el Procedimiento Adecuado:

Cuando se requiere llevar la condición tribológica de una planta productiva a su más alto nivel, por medio de un programa de gestión en lubricación, la enseñanza y entrenamiento del personal en éste no puede ser soslayada.  El entrenamiento es un elemento crítico en cualquier proceso de cambio.  Instrucción y entrenamiento In Situ, cuando se imparte profesionalmente, genera confianza en el proceso y comprensión de sus causas y objetivos inmediatos y futuros.  En la medida que los especialistas de mantención posean claridad y comprensión respecto de los cambios planificados, incluyendo su propósito, objetivos y metas, serán capaces de lograr su misión.

La credibilidad en los programas de entrenamiento es vital, en especial si se requiere cambios profundos para el nuevo programa.  Este entrenamiento debe estar fuertemente apoyado por especialistas externos, que además de incorporar una perspectiva independiente a la sala de clases, introduce experiencias de otras compañías y sirve de consultor.  El "benchmarking" con compañías, idealmente del mismo sector, que estén empeñadas en programas similares, es parte escencial de un buen programa de entrenamiento.  Compartir experiencias prácticas, amplía la visión de los problemas y sus soluciones, además de otorgar solidez y confianza en las acciones diseñadas.  Adicionalmente al entrenamiento específico, hoy es posible obtener un gran aporte de información desde los consultores especialistas extranjeros, en forma de CD-Roms, videos, web-sites, publicaciones etc.; donde se puede acceder a experiencias, teoría y otras materias en forma condensada y ordenada.

c) Implementando el Procedimiento Adecuado:

Con el programa diseñado, el entrenamiento ejecutado o en ejecución, no queda más que planificar la implementación.  Normalmente se requiere de varias fases de implementación, para lagunas organizaciones este camino puede tomar un período de años.  A menudo este proceso requiere de acciones de adquisiciones y proyectos de ingeniería para adecuar y modificar equipos e instalaciones, modificar áreas de almacenamiento, adquirir e instalar equipamiento de purificación, diseño e instalación de puntos de testeo y adquirir o contratar el servicio de equipos de análisis In Situ, adquisición de software, incorporación del monitoreo al sistema de mantención predictiva, diseñar sistemas de manejo de la información incorporada, etc.

En tanto toda esta inversión pareciera intimidante, resulta menor comparada con la que normalmente presupuestan las compañías para las inversiones rutinarias de falla en: reparaciones, repuestos, interrupciones de producción, mano de obra etc.  Forzando los recursos de mantención correctiva hacia los procedimientos adecuados de un programa de gestión en lubricación, basado en el control de la condición de los equipos, los recursos que normalmente fluyen hacia el pozo de gastos indeseados de las fallas y reparaciones se dirige ahora hacia el incremento de los beneficios operacionales.  Estas inversiones preventivas son parte escencial de la ejecución exitosa del programa y están enfocadas a:

¨      Entrenamiento: dirigido a todos aquellos que se benefician y participan del programa, como mecánicos, lubricadores, planificadores de mantención, operadores, supervisores, ingenieros y departamentos de ingeniería, gerentes del área de operaciones, gerentes en general, etc.

¨      Equipamiento de Monitoreo: equipos y software necesarios para un extensivo e intensivo programa de monitoreo de equipos e instalaciones críticas (por el monto de su inversión o por el proceso productivo).  En lo posible monitorear instalando puntos de testeo donde quiera existan zonas vivas de circuitos hidráulicos o de lubricación.

¨      Monitoreo de aceites In Situ: el programa requiere técnicas y tecnologías para su ejecución exitosa.  Actualmente hay disponibles equipos portátiles para detección In Situ, que entregan data instantánea de todas las propiedades claves de los aceites como: recuento de partículas, humedad, viscosidad, contaminación, densidad ferrosa, etc.

¨      Equipamiento de Micro Filtración: los equipos de alta criticidad, aumentarán su disponibilidad y se mantendrán protegidos de fallas imprevistas mayores por medio de adecuadas instalaciones de microfiltración en by–pass.  Invertir en mantención proactiva, atrapando oportunamente los elementos contaminantes, rentará con creces por incrementos de productividad y disminución de costos de reparaciones.

¨      Laboratorio Móvil y Estacionario: la selección de laboratorios de análisis debe ser por servicio y calidad, no por precio.  Los costos de análisis de aceites, serán siempre insignificantes frente a la disponibilidad de equipos críticos o el reemplazo de repuestos vitales.

¨      Software para el mantenimiento predictivo: no se debe limitar sólo a la adquisición de datos que gracias a un procesamiento adecuado colaborarán a la detección temprana de anomalías. El conocimiento de reales límites condenatorios llevarán a la entrega de una alarma temprana. Acompañada de un diagnóstico certero, será el mejor aliado de la disponibilidad de los equipos.

¨      Manuales de Procedimientos: la identificación y su correspondiente documentación, de los procedimientos adecuados es vital para el éxito del programa.  Prevenir las causas predeterminadas por medio de comportamientos acordes de toda la organización, mantendrá los equipos e instalaciones con un alto grado de confiabilidad y disponibilidad.

¨      Integración tecnológica: la mantención como medio para la continuidad operacional de la compañía, es un todo, por lo que la integración de la nueva tecnología que aporta el programa es vital para el éxito de los objetivos de este "todo".

¨      Control del Programa y Benchmarking: controlar, midiendo resultados, de los costos y beneficios reales del programa, acreditará la validez y éxito de éste.  Este éxito del programa debe asegurar que en los presupuestos futuros se destine mayores recursos a eliminar las causas de fallas que los destinados a atacar síntomas y reparar fallas.  Una vez roto el círculo, no podemos arriesgar volver al ciclo vicioso de: Falla – Reparación.

III. APOYANDO Y EVALUANDO EL PROGRAMA

a) El manual corporativo de lubricación:

A medida que el campo de la tribología y el monitoreo de aceites avanza, existe una necesidad estratégica de proveer acceso instantáneo a la información clave y de tener documentados los Procedimientos Adecuados.  Cada vez más compañías están modernizando sus programas de gestión en lubricación, vía tener manuales corporativos de lubricación (MCL).  A diferencia de los libros de texto, el MCL se torna en una referencia viva, que es perfeccionada y actualizada en el tiempo, llegando a constituirse en la piedra angular del programa.  En la medida que son identificados nuevos métodos, técnicas y procedimientos; este crece y se expande consecuentemente.  La tendencia actual al respecto es de digitalizar el MCL, dejándolo en la intranet corporativa al alcance de todos los empleados.

Un MCL bien concebido incluye a lo menos las siguientes áreas:

¨    Almacenamiento y recepción de lubricantes.

¨    Manipulación y deshecho de lubricantes.

¨    Manejo de estanques de depósito.

¨    Métodos de lubricación y reposición de lubricación.

¨    Métodos de muestreo de monitoreo de aceites.

¨    Métodos de análisis de las muestras de aceite.

¨    Guías y plantillas para interpretación de datos.

¨    Guía de análisis de problemas para datos divergentes.

¨    Control de filtraciones, fugas y sellos.

¨    Entrenamiento, desarrollo de destrezas y chequeo de competencias.

¨    Estándares de lubricantes.

¨    Edición de circuitos Hidráulicos y de Lubricación en CAD

¨    Textos y artículos de referencia.

El Manual Corporativo de Lubricación no sólo provee las apropiadas instrucciones en lubricación, sino que de mayor importancia, opera como la guía maestra de los estándares de lubricación y monitoreo de aceites oficialmente establecidos por la organización.  Estos estándares debieran ser normalmente revisados por profesionales de la compañía y por consultores externos, que den el enfoque imparcial y objetivo a un tema crucial para la mantención, que en definitiva define la disponibilidad de los equipos.

b) Medición micro y macro de resultados:

Tornar los Procedimientos Adecuados en lubricación en un centro de negocios rentable, es de lo que trata este asunto.  Sólo cuando desviamos recursos desde el círculo de Falla - Reparación hacia la disponibilidad basada en el monitoreo de la condición del equipo, comenzamos a construir valor.  Esto nos lleva al último factor crítico del éxito del programa, que es referida como medición de objetivos.  Que consiste simplemente en establecer objetivos enunciados como resultados del programa y comparar los logros reales contra éstos.  Esto se realiza en escalas macro y micro.  Para medir los logros macro se debe recurrir como objetivos a los indicadores generales de la industria específica, de los equipos en particular (diseño, especificaciones, etc.) o de la industria en general.  Simplemente se trata de controlar la tendencia respecto de indicadores de disponibilidad, productividad, velocidad de operación, frecuencia de reemplazo, etc. a través del tiempo.  Como ejemplos tenemos el siguiente listado de temas en que normalmente se dispone de indicadores específicos o globales:

¨      Disponibilidad de equipos, instalaciones, material rodante, herramientas etc.

¨      Frecuencia de reemplazo de descansos y rodamientos.

¨      Tiempo medio entre fallas.

¨      Tiempo medio entre reemplazos (repuestos, overhauls, etc.)

¨      Consumo anual de aceites o razón de consumo.

¨      Razón entre paradas programadas y paradas totales.

¨      Productividad en operación y productividad total.

Cuando se trata de alcanzar estos indicadores, y ¡por qué no! de superarlos, importan los detalles.  Esto nos conduce al micro manejo de los equipos por medio de un control proactivo de los detalles relevantes a la confiabilidad y disponibilidad.  Aplicar esta estrategia requiere de la medición de una serie de condiciones, que son susceptibles de control, medición y muestreo rutinarios.  Un simplísimo ejemplo de medición micro está en el objetivo de Nivel de Contaminación establecido para algún lubricante de un equipo específico de acuerdo a normas internacionales.  En suma lo que se trata de lograr es controlar la ocurrencia de las causas clave origen de fallas.  Como el 100% de las causas clave no pueden ser controladas, aquí también opera la regla 80 / 20, por lo que se debe centrar la atención en el 20% de las causas que originan el 80% de las fallas.

Un aspecto interesante respecto de las causas origen y las micro condiciones que las controlan, es que para muchas de ellas, para ser monitoreadas basta con observaciones sensoriales como audición, tacto, olfato, sonido y desde luego visión.  Las técnicas y herramientas del monitoreo de aceites In – Situ amplían y enriquecen a futuro a los técnicos, en especial cuando se inicia el reporte de anomalías.  Al sumar el monitoreo de aceites con otras tecnologías de mantención proactiva a los protocolos de inspecciones rutinarias, junto con obtener una película completa del estado de los lubricantes, se avanza en un conocimiento del estado de salud o condición de los equipos.

c) Identificando e informando condiciones registrables:

Para equipos críticos, el monitoreo de aceites debe efectuarse siempre en función de su condición y no por parámetros temporales fijos (mensualmente, cada 4 meses, cada 600 Hrs, etc. No responde al objetivo).  Esto provee un flujo de información permanente sobre la condición de la maquinaria y los lubricantes.  Un programa de gestión bien diseñado, debe incluir software de monitoreo con capacidad de alarma automática.  Esta capacidad de alerta, será efectiva en la medida que el monitoreo y sus consecuentes análisis de aceites sean de óptima calidad, al igual que las técnicas de muestreo y los objetivos de niveles de contaminación establecidos.  De todas formas, lo importante es que las condiciones fuera de límite sean reportadas con prontitud a los planificadores de la mantención, y se tome acciones preventivas inmediatas.  En esta área, la organización de mantención debe adecuarse a diversos parámetros de control de; lubricantes, equipos, lubricación y estructurar respuestas inmediatas a las desviaciones que ellos presenten al ser monitoreados.  Los indicadores de mediciones micro, que a lo menos deben ser considerados, son:

¨      Número de desviaciones anuales por sobre los niveles objetivos de contaminación y humedad.

¨      Porcentaje de muestras con resultados de condición desviada de su objetivo, respecto de las muestras totales del programa.

¨      Días promedio de respuesta y corrección de situaciones anómalas reportadas.

¨      Tiempos de toma de muestra comparado al plan.

¨      Tiempos de respuesta media del laboratorio de análisis.

¨      Tiempos de recambio de elementos de filtro y de lubricantes.

¨      Frecuencia de recambio de elementos de filtro y lubricantes.

La inspección de maquinaria rutinaria de mantención proactiva y predictiva, debe generar informes de condición registrable.  Esto muchas veces es más crítico que cualquier reporte de laboratorio de análisis de aceites.  A continuación algunos ejemplos de inspecciones que pueden ser realizadas con un sistema de escala multipunto, dependiendo del diseño del circuito y de la maquinaria:

• Observación visual de aceites: Utilizando el método de graduación de los cuatro puntos (o 4 bolas); basado en color, agua sedimentos y emulsión (transparencia).

• En filtros usados: Utilizando el método de graduación de seis puntos, basado en borra, viruta metálica, densidad de color, consistencia de color, defectos de filtrado y barnices.

• Rondas de inspección: Utilizar un método de seis puntos basado en indicador de nivel, fugas y condiciones de sellos, sello de la tapa de registro, condición del respiradero, manómetro del filtro (en verde) u otro indicador de saturación y el sello de la tapa de llenado.

• Tapones Magnéticos: Donde existen, los tapones magnéticos pueden medirse por las partículas ferrosas adheridas y determinar la densidad ferrosa que contienen.

• Muestra de Aceite: Utilizar un método de seis puntos basado en olor, color, brillo, transparencia, sedimento y agua libre o emulsionada.

Todos estos métodos son efectivos y permiten alertas tempranas si se cuenta con personal adecuadamente entrenado en ellos.  Cuando se genera un flujo de información rutinario basado en estos simples métodos de inspección, se genera a su vez una detección de condiciones anómalas con sus consecuentes respuestas de parte de la organización de mantención, que ejecuta acciones preventivas acordes.  Avanzar en un mejoramiento continuo en monitoreo proactivo, dependerá del establecimiento gradual de objetivos cada vez más exigentes, por ejemplo en grado de contaminación y contenido de humedad de los aceites; y ampliando la lista de inspecciones, los instrumentos y métodos de éstas y su medición.

Oscar Morales L.

Ing. Civil Industrial

Experto en Mantenimiento Predictivo

oscarmorales2@gmail.com