Cuando Las Reuniones Se Convierten En Ladrones De Tiempo
En estos tiempos donde "el que no corre vuela", ha tomado mayor importancia el uso del tiempo. Lo usual es escuchar frases como: "No tengo tiempo para hacerlo" o "esa reunión me quitó tiempo". Jose Mª Acosta, destaca como a pesar de haber elaborado un plan excelente, éste se puede venir abajo por una serie de situaciones no previstas, a los que se les llama "Ladrones de tiempo".
Los ladrones de tiempo más conocidos son:
- Interrupciones
- Teléfono
- Reuniones
- Visitas inoportunas
- No saber decir NO
- Cambio excesivo de objetivos, falta de prioridades
- Hacer varias cosas a la vez
- Hacerlo uno mismo
Hay que aclarar que no todas las interrupciones tienen que ser malas, según estudios realizados se dice que entre el 15 y 20% de imprevistos son de interés.
Pensemos, cuantas veces nos han llamado para una reunión urgente, de esas sin aviso ni agenda previa y hemos tenido que dejar de lado nuestras actividades. Y que pasa cuando tienes una visita no agendada, de alguna persona cercana y no sabes que decir. ¿Que hacer en estos casos? José Acosta, recomienda tener en cuenta que toda visita debe tener un objetivo y si no es así es mejor quitártela de encima lo más pronto posible, explicando que estás ocupado y que dispones de un minuto solamente.
Recuerdo haber trabajado en algunas empresas donde cualquier situación era motivo de reunión de comité. Acudíamos muchas veces sin saber el tema, el objetivo y sin estar preparados. Este tipo de reuniones por lo general se dilatan interminablemente. Hay de las personas que cuestionan todo y además quieren imponer sus ideas, otras quieren pasar desapercibidas y les cuesta desconectarse de la película o del partido de fútbol que vieron en la televisión el día anterior. Hay de los que hablan y hablan pero no dicen nada en concreto, otros solo toman café para el frio. Se calcula que el costo por hora de una persona de nivel medio sobrepasa los 200 dólares (tomando en cuenta lo que paga la empresa por todo concepto, energía, seguridad, etc)
Mi objetivo no es desalentar las reuniones, en lo absoluto. Por el contrario, apoyo el trabajo en equipo, pero bien coordinado, con un propósito claro. En su libro El tiempo, José Acosta deja algunos tips interesantes que los trataré de resumir:
- La convocatoria debe ser por escrito
- No convocar a personas solo por estatus o por evitar que se enojen
- El grupo no debería exceder de nueve personas. A menor número menor inhibición y mayor participación
- Siete es un número apropiado (Ej. los países miembros del G-7)
- Verificar que están disponibles las personas claves
- Convocarlas con tiempo suficiente (consultar con los convocados sobre el tiempo para prepararse)
- Cuidar la hora y el día
- Elegir el lugar teniendo en cuenta: que esté aislado de ruidos, que tenga un reloj visible, mesas para tomar nota, papelógrafo, que esté libre y equipado.
- No debería durar más de 45 minutos (el tiempo cuesta)
- Empezar puntual, según la hora prevista.
- Resumir y aprobar los acuerdos en un acta y difundirla en menos de 24 horas
Existen muchos "ladrones de tiempo" que si no son debidamente manejados, pueden complicar nuestro trabajo y elevar nuestro estrés. Les prometo escribir, más adelante, sobre nuevos "ladrones"… pero en estos momentos, para ser consecuente con lo que escribo… debo seguir con mi plan del día.
Hasta la próxima!
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Establecer una relación amorosa con un compañero de trabajo que no esté comprometido, puede en principio, parecer un gran problema; además, mantener relaciones en el trabajo resulta muy cómodo, porque es alguien a quien ves y con quien convives a diario, alguien a quien conoces sin prisa, con quien vas estableciendo en que son afines, las metas comunes que tienen e identificando sus gustos similares
El exceso de horas agota física y mentalmente a los trabajadores que terminan por inutilizar esas horas extras muchas veces innecesarias y que no mejoran su productividad.
No olvidemos, la importancia de la ética social como disciplina de estudio que se refiere a la existencia de metacriterios para la guía y evaluación de los comportamientos del hombre en sociedad.
La evaluación del desempeño no es un fin en sí misma, sino un instrumento, medio o herramienta para mejorar los resultados de los recursos humanos de la empresa. Para alcanzar ese objetivo básico y mejorar los resultados de los recursos humanos de la empresa, la Evaluación del Desempeño trata de alcanzar estos diversos objetivos intermedios:
De nada servirá inculcar nuevas habilidades a los empleados si no poseen la actitud correcta (no están predispuesto desde su mundo interno para tomarlas), ni mucho menos generarles un compromiso con la gestión del conocimiento.
Se comnta que el capital humano es un término usado en ciertas teorías económicas del crecimiento para designar a un hipotético factor de producción dependiente no sólo de la cantidad, sino también de la calidad, del grado de formación y de la productividad de las personas involucradas en un proceso productivo.
El kaizen no por simple es menos efectivo, habiendo revolucionado con su cambio estratégico de perspectiva todos los paradigmas existentes en occidente. Paradigmas que le costaron y aun le cuestan muy caro a las empresas occidentales.
El método Kaizen debe contemplar una visión sistémica de la empresa que participe activamente en los procesos productivos, y en la planificación comercial y financiera.
Cada día al sonar el despertador nos levantamos de mil formas; unos medios dormidos otros listos para hacer ejercicios. Lo cierto es que uno elige con que disposición iniciar el día. Me ponía a pensar cuan importante es para las personas darle sentido a todo lo que hacemos y esto trae a mi memoria un momento especial en mi vida que podría servir para entender la trascendencia de nuestro trabajo.
Me encuentro sentado tomando un café a las 4 de la mañana, en el aeropuerto antes de partir a Arequipa una de las ciudades más hermosas que tiene el Perú. Como consultor de empresas me he tenido que familiarizar con esto de los viajes madrugadores, dejar a la familia y lidiar con los consecuencias de dormir 4 horas. Y pensar que cuando acabé la carrera de economía me veía sentado en una oficina, de gerente de finanzas o algo parecido.
Los vuelos de avión son escenarios propicios para identificar los atributos clave de la calidad del servicio de una empresa. Esta frase fue propuesta por Karl Albretch cuando hace referencia a la libreta de calificaciones del cliente, que es algo así como la libreta que traen nuestros hijos a casa para medir su desempeño en el colegio. Piensen en su restaurante favorito, ese lugar donde sueles acudir con frecuencia y del cual nos llevamos ciertos atributos y expectativas que lo hacen especial.
Elegí tocar este tema porque considero que es uno de los puntos de partida, que contribuyen a trazar el camino del éxito. Cuando tenía 16 años cumplidos y estaba a punto de terminar el colegio mi padre me orientaba sobre la carrera que podía seguir, en ese entonces economía estaba de moda (inicio de los 80s). Para ser honesto, no tenía muy claro que significaba ymenos si podría vivir de mi profesión.
Quién no ha soñado trabajar en una gran empresa, vistiendo un buen traje, un lindo auto, tener tu propio estacionamiento con cargo y nombre incluido, que todos se ruboricen cuando te saludan, sentarte en una oficina con una vista panorámica… en fin podría dedicar todo el artículo a repasar los sueños de muchos.
Haciendo un repaso de las visitas que realizo frecuentemente a las empresas, encontré que uno de los temas más recurrentes es la desmotivación de los empleados. Esto no tendría que ser una novedad ¿Quién no se ha desmotivado más de una vez? Me quedé pensando mucho en ello; trataba de imaginar que sucede con las personas que pierden compromiso con su empresa, qué es lo que sucede cuando llevas algún tiempo soportando el humor inestable de tu jefe, la bromas crueles de tus compañeros...
Hola soy tu cliente interno, mucho gusto!… Empiezo con esta presentación poco frecuente, algo extraña si se quiere para rescatar un aspecto esencial que no está siendo tomado en cuenta por las gerencias y que luego puede ser determinante para el éxito muchas organizaciones. En algunas empresas es probable que ni siquiera exista esa presentación, recuerdo haber escuchado a algún jefe decir: "¿Sabes quien es esa persona que vino por la mañana y que la he vuelto a ver caminando por el pasillo?"
En estos tiempos de alta competitividad nadie puede negar que la calidad del servicio es un factor clave en la fidelización de los clientes. Hay que reconocer que las empresas se esfuerzan cada día por mejorar su servicio, sin embargo las buenas intenciones no son suficientes para que el cliente se "ponga la camiseta." Voy a citar un hecho que puede graficar mejor lo que quiero referir. Hace unos días...
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