Eventos Promocionales; Aspectos Generales, Planificación Y Coordinación

Aparte de los Eventos Promocionales, existen otros tipos de eventos empresariales y sociales originados con otros fines dependiendo del departamento de la empresa que los organice. De estos eventos no estaremos hablando.

Los Eventos Promocionales, son como otros eventos pero con un Objetivo Mercadológico muy definido y medible (como todo lo que hacemos en Marketing), estos eventos deben devolver un resultado esperado, de otra forma, sería tan solo una perdida de tiempo y dinero.

Cuando son bien logrados, los Eventos Promocionales pueden incrementar las ventas, acelerar el proceso de introducción de un nuevo producto al mercado, mejorar el reconocimiento de su marca, posicionar o reposicionar su producto o empresa, ganar el respeto y/o la confianza de sus clientes o de nuevos clientes, mantener consumidores a raya, entre otros muchos.

El objetivo del Evento puede ser tan variable como su propia imaginación o su necesidad, lo importante es que la actividad desarrollada esté acorde con su estrategia general y que consiga el objetivo fijado.

Cualquier actividad u ocasión social o de negocios se puede convertir en un Evento Promocional siempre que se le de dicho enfoque. Vamos a nombrar algunos tipos de eventos mas comúnmente usados a nivel comercial (no los mencionaré en ningún orden en particular):

Ferias Populares,

Convenciones,

Conferencias,

Cócteles,

Ruedas de prensa,

Demostraciones,

Cursos y talleres,

Aperturas e inauguraciones,

Firma de acuerdos,

Foros,

Seminarios,

Desayunos,

Cenas,

Competiciones,

Tours,

Exhibiciones de arte,

Festivales de música,

Y muchos más.

Los Eventos Promocionales han ganado un espacio respetado a través del tiempo pues han probado su efectividad. Muchas empresas tienen dentro de su Departamento de Mercadeo toda una estructura para la planificación y ejecución de estas actividades. Otras empresas prefieren subcontratar este servicio.

Usualmente estas divisiones incluyen un coordinador o gerente, supervisores y promotores de eventos (como se conoce a las personas que llevan a cabo el montaje y ejecución de los Eventos Promocionales)

El coordinador o gerente del Evento es la persona que tiene sobre sus hombros el éxito del mismo. Debe tener una imagen general de la actividad y atar todos los cabos y colocar cada pieza en su lugar. Dependiendo de la envergadura, será más o menos complicado el rompecabezas. Los supervisores, son personas encargadas de digamos, las secciones del evento como podrían ser: alimentos y bebidas, decoración, manejo de medios o relacionistas públicos, entre otros. Como dije, va a depender de la envergadura de la actividad. Muchas veces con un solo supervisor es suficiente.

Ahora simulemos que vamos a realizar un Evento Promocional.

Lo primero es establecer y tener bien claro los objetivos planteados.

Este objetivo es lo que dará sentido a la inversión. Dependiendo de este objetivo es que sabremos cuanto tiempo y dinero estamos dispuestos a invertir.

El objetivo también determinará:

• El tipo de evento,
• Dónde es más conveniente hacerlo,
• A quiénes hay que invitar, cuál es el público general al que lo dirigiremos,
• Quiénes de la empresa no deben faltar,
• Cuál es la mejor época para realizarlo, al igual que la fecha y la hora,
• Aprovechamiento de fechas nacionales o días memorables,
• Cómo debe ser la decoración e iluminación,

Todos estos elementos le darán a usted la base para el cálculo de muchos otros factores vitales como el presupuesto, el tiempo necesario para la realización óptima, a quienes debe involucrar, etc.

Debe recabar toda esta información, debe hacer su tarea.

Una vez que responda a todas estas preguntas y muchas otras que le surgirán "en el camino" debe revisar nuevamente su objetivo, proyectar los resultados esperados y determinar si está siendo realista y consecuente con la necesidad planteada. Un buen método para determinar por anticipado todo esto es simplemente, no hacer la planificación usted solo. Incluso si es su responsabilidad directa, haga todo el planteamiento inicial y luego lleve a cabo una reunión con los departamentos involucrados, presente su plan completo y sobre la base del resultado de la reunión haga los ajustes pertinentes.

Haga preguntas, consulte lo que se ha hecho antes, vea lo que hay en el Internet, haga lo que sea necesario para tener el éxito esperado.

Muy bien, luego de que agotamos este proceso y estamos listos para iniciar, yo recomiendo un nuevo respiro, una nueva pausa. "Descanse" la idea un poco más (siempre que sea posible) y de tiempo a su mente a su creatividad para ir nuevamente a través del proceso completo, póngase en la situación, visualice el evento y los acontecimientos en torno a la actividad.

Ahora estamos listos para hacer un cronograma, plasmando en blanco y negro el proceso en el tiempo. Un método para ello es visualizar el evento e ir desde allá hasta atrás, hasta el día de hoy. Es como hacer una retrospectiva comenzando en el futuro.

Bien, llegado el día, nada de miedo, ya vimos el éxito en nuestra mente y todo está exitoso en blanco y negro también, ¡manos a la obra!

Muchas veces es necesario hacer pequeñas modificaciones al plan.  Las cosas a veces, son distintas a la hora de la realización que a lo que teníamos planeado. Todo dependerá de qué tan bien hayan sido atados los cabos en el proceso de planificación.

Por otra parte, si en el ambiente hay circunstancias que ameriten que usted modifique la fecha o cambie el plan por completo siempre estará bien justificado por lo que usted no será el responsable. Estas son decisiones difíciles de tomar, especialmente luego de haber invertido tanto tiempo y esfuerzo, pero es mejor tomar una decisión a tiempo y no que el evento falle en el logro de los objetivos.

Finalmente, el evento se ha realizado. Todo estuvo excelente, la decoración, los alimentos y las bebidas, la música, los invitados, todo…!felicidades!

Bien pues, como dicen en ingles: Rinse and Repeat!