La Importancia De Adentrase En El Benchmarking

"El éxito tiene a muchos que pretenden ser su padre pero el fracaso es completamente huérfano."
John Kennedy

Consideraciones, alcance, repercusiones

Muchas son a veces las quejas de  gerentes  tanto de las medianas y pequeñas empresas, porqué  no logran alcanzar  sus objetivos, a pesar de que estiman que sus planes son los adecuados a los requerimientos del presente, y además  que cuentan con una plena identificación del uso ademado de sus recursos, sin embargo, los resultados le señalan que hay todavía grandes vacíos y muchas veces ausencia de conocimientos modernos de algunos tópicos gerenciales que no se han tomado en cuenta, como el caso del  Benchmarking que aporta significativa información de lo que representa considerar todos los logros, éxitos que las empresas exitosas tienen en su desempeño en los mercados que incursionan.

 Son muchas las interrogantes que tanto los profesionales que optan a un postgrado sea de Maestría en empresas, como gerencia de la Calidad y Productividad, con los que estoy intertrelacionados, así como muchas empresas en el ejercicio como consultor y asesor,  de cómo optimizar las aportaciones que el benchmarking genera, así como su alcance y repercusiones.

Justamente dado a esas inquietudes y a fin de propiciar la importancia del Benchmarking, se ha redactado este artículo, esperando que  de alguna forma de respuestas a su actual rol

Trataremos ser lo más simple en su desarrollo y para ello recordemos, que se inicio hacia principios de los años 80, cuando los directivos de las empresas, especialmente Xerox, comenzaron a observar los negocios desde un punto de vista sistémico, es decir como una serie de actividades y transacciones que tienen como principal objetivo la satisfacción del cliente, que a través de procesos de medición y comparación se pueden mejorar constantemente.

Wikipedia, nos recuerda, que el benchmark es una técnica utilizada para medir el rendimiento de un sistema o componente de un sistema, frecuentemente en comparación con el cual se refiere específicamente a la acción de ejecutar un benchmark. La palabra benchmark es un anglicismo traducible al castellano como comparativa. Si bien también puede encontrarse esta palabra haciendo referencia al significado original en la lengua anglosajona, es en el campo informático donde su uso está más ampliamente extendido. Más formalmente puede entenderse que un benchmark es el resultado de la ejecución de un programa informático o un conjunto de programas en una máquina, con el objetivo de estimar el rendimiento de un elemento concreto o la totalidad de la misma, y poder comparar los resultados con máquinas similares.

 No obstante nos detendremos en el  término de Benchmarking, de  Michael Spendolini en su libro titulado "Benchmarking"   que lo define como:

"Un proceso sistemático y continuo para evaluar los productos, servicios y  procesos de trabajo de las organizaciones que son reconocidas como representantes de las mejores prácticas, con el propósito de realizar mejoras organizacionales"

Dicho proceso, puede redundar en importantes beneficios para la organización, ya que permite:

• w Satisfacer de una forma más eficiente las necesidades del consumidor.
• w Incrementar el nivel de competitividad.
• w Definir los objetivos y estrategias de acuerdo a las condiciones reales del entorno.
• w Aumenta la participación de los trabajadores, a través de la generación de ideas para ser aplicados en distintos procesos y actividades dentro de la empresa.

Debido a que las aplicaciones del Benchmarking son infinitas, es necesario que las organizaciones establezcan pautas para determinar que función o procesos se estudiarán como parte de los programas a desarrollar por ellas. Es por esto, que las etapas más importantes se pueden resumir en los siguientes puntos:

1. En la primera, deberá planificar. Los gerentes de división deberán comenzar por elegir los procesos que desean mejorar (por ejemplo, el sistema de distribución), seleccionar la empresa que más se destaque en eso (distribución) y decidir cómo van a medir las diferencias entre los dos procesos.
2. Luego viene la etapa de hacer, en la que se mide el proceso de los otros y luego el propio (adaptación).
3. La siguiente es la etapa de comparar, en el ejemplo de los dos sistemas de distribución, buscando los detalles en los que se es más eficiente. Luego se procura encontrar facilitadores, herramientas, políticas o prácticas de trabajo que conduzcan a una calidad superior
4. Finalmente, surge la etapa de actuar. Los gerentes adaptan, y en algunos casos mejoran, los procesos del socio observado.

Hay tres tipos de Benchmarking:

1. Estratégico: Las estrategias aprendidas por otras compañías pueden ayudar a redefinir las propias y dar un "nuevo valor a los accionistas".
2. 0perativo: Se centra en un aspecto específico de las operaciones funcionales de la compañía e identifica las mejores formas de estudiar los costos comparativos y la diferenciación competitiva.
3. 0rientado al cliente: Identifica los atributos que definen las relaciones clientes / valor, así como también el desempeño de la propia compañía, de la competencia, y la comparación entre ambas.

Una vez conocidos los fundamentos teóricos de ambos procesos, es importante mencionar que las empresas que tengan planeado ponerlos en práctica, deben tomar en cuanta algunos aspectos que constituyen un prerrequisito importante, pues "el Benchmarking, no es una receta de cocina la cual cualquier empresa puede aplicar de una manera estándar, lo más importante es que el diseño adoptado funcione dentro de la cultura actual de la organización y contribuya a generar una cultura de mejoramiento continuo."

• Debe existir voluntad y compromiso dentro de la organización.
• Deben estar enlazados a los objetivos estratégicos.
• El propósito debe ir más allá de simplemente mejorar, hay que buscar ser el mejor.
• Se debe estar abierto a los cambios.
• Es necesario comprender y documentar los procesos productos y servicios.
• Reunir una fuerza laboral adecuada para analizar los procesos, así como con capacidad de investigación, comunicación y trabajo en equipo.

Ahora bien, un gerente para conjugar ambas herramientas, es necesario que haga una evaluación de la empresa donde labora, para determinar fallas o áreas que son susceptibles de mejoras, valiéndose para esto de los conocimientos de análisis de gestión administrativa, y como complemento el uso de una Matriz DOFA. Dicha evaluación, puede abarcar a la organización en su conjunto, o bien sólo un departamento o unidad estratégica de negocios, todo va a depender del campo de acción que tenga el gerente del cual se está hablando.

Como resultado del examen aplicado, se obtendrá un informe en el cual se van a detallar en qué se está fallando o que se puede mejorar, al igual que las causas de ello. Junto con este informe, el gerente debe revisar la situación de la empresa dentro de su entorno, es decir, conocer cómo se encuentra la empresa dentro del mercado, qué están haciendo sus competidores, si se están satisfaciendo las necesidades de los clientes y cómo es la relación con los proveedores y distribuidores.

Una vez que se obtiene la información anteriormente descrita y es analizada, en el caso de que exista algún tipo de problema o hay algún proceso que haya que mejorar porque no está ofreciendo buenos resultados o simplemente existan otros que son mejores, es en ese momento cuando se puede recurrir al uso de las herramientas que puedan ayudar, como  outsourcing. El gerente debe precisar cuidadosamente, cuáles de las actividades de la empresa crean o pudieran crear un valor único o importante, y cuales pueden contratarse externamente

Conclusiones :

Benchmarking es el proceso continuo de medir productos, servicios y prácticas contra los competidores más duros o aquellas compañías reconocidas como líderes en la industria. (David T. Kearns, director general de Xerox Corporation).  No olvidar, como se ha señalado, que  uno de los retos principales es el de la competitividad, ya que no sólo se enfrentan a empresas locales, sino que la competencia se da entre empresas de todo el mundo. Para ser cada vez más competitivos las empresas recurren a diversas herramientas que les permitan bajar sus costos, aumentar la calidad de sus productos, etc. Entre estas herramientas o fórmulas de encuentra el Benchmarking. La cual no debe la gerencia ignorar.

  Fuentes de referencia:

Frances Antonio. "¿Qué es eso de Benchmarking?"  Revista Debates IESA. Volumen 2.  Nº 1

Carlos Mora: Apuntes de la cátedra Tópicos Gerenciales Programa Especialidad Gerencia de la Calidad y Productividad , Postgrado Faces UC. 2007

Pags Web de Internet.

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