La Secretaria Ejecutiva Proactiva

Posteado: 10/01/2009 |Comentarios: 1 | Vistas: 41,069 |

"Encanto más talento más una ligera informalidad, le ayudarán mucho al principio; pero al final de cuentas, es la brevedad la que conquista el corazón del público." R. Cheney.


Son muchos los gerentes que se quejan de no contar con una buena secretaria ejecutiva que le colabore en el ejercicio de su profesión, que le permita desempeñar eficazmente sus funciones, dado a que considera que hay mucha ineficacia en las secretarias, en donde se descuida su selección, competencias, conllevando que en vez de favorecerlos lo perjudican, teniendo muchas veces que realizar funciones que la deberían desempeñar la secretaria.


Es muy válido lo que anota mujeressinfronteras.com., que el nivel de conocimientos e información que hoy una asistente necesita dominar ya no abarca el campo puramente administrativo ni la atención telefónica. En muchos de los casos, las tareas que aplican hoy a esta profesión requieren competencias del mundo financiero, de las relaciones humanas, e incluso de asuntos públicos y relaciones directas con los clientes de las compañías.


Hoy se lleva a pensar el antiguo puesto de la asistente como un nuevo rol de valor integrado, asociado con la gestión de proyectos especiales y el manejo de sistemas internos de los distintos departamentos. El trabajo pasa por incorporar el concepto de Project Management, porque una secretaria ejecutiva o administrativa hoy coordina tareas, recursos humanos y económicos. Esto implica, de alguna manera, tener que liderar, ya no sólo seguir a otros. Antes el rol era reactivo, hacía lo que le pedían. Hoy el rol es proactivo: no espera que le pidan las cosas, siempre se anticipa a lo que se pueda necesitar de ella. Esto sucede porque está, por un lado, mucho más inmersa en el core business de las empresas y, además porque se informan mucho más, incluso en aspectos de la realidad nacional política y económica.


 Los escenarios económicos actuales presentan mucho dinamismo en la competitividad, en donde las empresas  exitosas muestran organizaciones consistentes de acuerdo al requerimiento de las actividades de los negocios , en donde triunfan quienes has sabido organizarse, formar equipos  de trabajo que garanticen resultados, En donde. la gerencia general. cuenta con la colaboración de una secretaria ejecutiva adaptada a esta realidad, preactiva, creativa, innovadora que sabe usar su talento.


No obstante a pesar de esta realidad, son muchas las empresas que han descuidado cuál debe ser el nuevo rol de la secretaria ejecutiva moderna y muchas  se preguntan ¿Qué hacer al respecto?


 Simplemente, se debe seleccionar la secretaria que cumpla con los requisitos de un perfil que plasme sus responsabilidades, habilidades, destrezas, conocimientos, seriedad, asertividad, autoestima, manejo de interrelaciones humanas, trato , presentación, comunicación, todo aquello, que permita facilitar la labor del gerente y además que  le colabore en administrar adecuadamente su tiempo, comunicaciones, reuniones, organización de actividades prioritarias.


 El departamento de selección de personal debe tener bien definido el cargo de la secretaria ejecutiva, con competencias de acuerdo a los requerimientos de la dinámica de los actuales escenarios, secretarias  eficaces, atentas, de buen carácter,  confiables, que generen entusiasmo, aplicabilidad en su desempeño, atención, manejo de idiomas, preferiblemente el inglés. Secretarias bien identificadas con el manejo del lenguaje organizacional que la gerencia utiliza.


 Secretarias que utilicen adecuadamente su potencial creativo, innovador, que favorezca con su actuación la labor del gerente y evite al máximo en el trato  el que  se den conflictos que afecten la armonía y generen  un clima organizacional negativo.


La secretaria seleccionada debe contar con aspiraciones de logro, mostrar en su desempeño sus habilidades, destrezas, eficiencia.


Es muy válido como lo señala Anne Marie Richard, que lo que las secretarias necesitan es tener valor agregado". Ese plus consiste en herramientas para trabajar en equipo, autonomía para resolver situaciones y conocimientos de contabilidad y finanzas para armar presupuestos.
Además, las secretarias tienen que desarrollar habilidades de management que les permitan tomar decisiones y manejar las relaciones interpersonales con criterio.


Los jefes necesitan secretarias que puedan tomar decisiones por ellos y ellas necesitan tomar conciencia del nuevo rol que ocupan. Eso en gerencia se hace por coaching", explica Jorge Hambra, de JOH Psicotecnia.


En la era de las computadoras de mano y el e-mail, ningún ejecutivo necesita una secretaria que tipee cartas o le lleve la agenda, sino personas proactivas que conozcan el negocio de la empresa.


 La gerencia no debe descuidar el comportamiento de actuación de su secretaria y si descubre debilidades de ellas en su desempeño, no acorde a lo que pretende, debe orientarla, capacitarla, apoyarla a fin de colaborar en su crecimiento dando  paso a su desempeño de manera más eficiente. No sebe utilizar jamás el mal trato, lenguaje inapropiado, insulto, regaños, todo lo contrario buscar la manera de cómo solventar las debilidades y prestar la colaboración posible para transformarlas en fortalezas.


 El gerente debe ser un motivador, un actor básico en el logro de sus funciones, y para ello debe estar atento de cómo son sus interrelaciones y desempeño con sus secretaria de tal forma que la unión garantice resultados beneficiosos.


Por último, es muy válido lo que aporta  mujeressinfronteras. com. que se tome muy en cuenta  el hecho de que  las secretarias de las empresas chicas y medianas presentan un anclaje emocional mucho más fuerte que las de las grandes empresas en su trabajo. No suelen tener un sólo jefe, como las asistentes de las grandes empresas, por tanto son necesitadas y requeridas por las empresas en su conjunto. Y esto conlleva también que este tipo de asistentes tengan funciones conciliadoras y de armonización.


Básicamente lo que las diferencia de las secretarias de las grandes empresas son dos cosas: por un lado, la alta importancia que le dan a la retribución afectiva y emocional; por otro lado, un modelo más clásico y tradicional de secretaria y de mujer.


 Finalmente, consideramos muy importante que las empresas, especialmente sus gerentes deben estar más atento en definir un perfil de la secretaria que requiere, considerando las características de los actuales escenarios, las funciones que hay que desempeñar, que ayuden a que  las actividades de la gerencia se realicen sin muchos obstáculos, que sienta realmente el apoyo de una secretaria proactiva, confiable, que le permita desempeñarse de acuerdo al ritmo que hoy se demanda. Del gerente dependerá el que su secretaria sea una gran ayuda, colaboración en todo lo que pretende realizar. Por lo tanto, debe estar atento de su comportamiento, eficiencia, productividad.


www. entorno-empresarial.com 



Hacer una pregunta

Pregunta
200 Caracteres que restan
Puntear artículo
4
  • 1
  • 2
  • 3
  • 4
  • 5
  • 4 voto(s)
    Comentar
    Imprimir
    Re-Publicar
    Fuente del Artículo: http://www.articuloz.com/ideas-de-negocios-articulos/la-secretaria-ejecutiva-proactiva-718104.html

    Agregue un nuevo comentario

    Carlos Mora Vanegas

    Debe el docente proactivo, ese que se necesita en pro del rescate de la excelencia académica , estar plenamente identificado con su labor, desempeño, creando, desarrollando programas consistentes de sus cátedras, tomando para ello , los requerimientos de los actuales escenarios que necesitan de esos conocimientos, y garanticen el logro de los objetivos, establecidos.---

    por: Carlos Mora Vanegasl Educaciónl 09/12/2012 lVistas: 56
    Carlos Mora Vanegas

    No se debe descuidar, que el licenciado en administración, es un profesional, con una formación integral que lo capacita para tomar decisiones, asumir responsabilidades y manejar información, recurso técnicos, físicos, financieros , procesos, valores, cultura, y actitudes con honestidad, eficiencia eficacia y efectividad.

    por: Carlos Mora Vanegasl Educación> Escuelasl 13/03/2009 lVistas: 4,753
    Carlos

    El Colegio de Administradores, caso que nos concierne el de Carabobo, ha estado marginado de la realidad que el sector empresarial demanda, especialmente de profesionales como son los administradores que pueden aportarle muchas soluciones. No ha sabido aprovechar, ni desempeñar su rol en relación con las universidades, aun, han desperdiciado la oferta, colaboración que el programa de postgrado de gerencia de la calidad y productividad de Faces de la Universidad de Carabobo, se le ha prometi

    por: Carlosl Negociosl 03/11/2008 lVistas: 765 lComentarios: 1
    Carlos Mora Vanegas

    Dado a los grandes cambios, muchas a veces amenazas que surgen del entorno en donde se desenvuelve las empresas, debido a la acción de actores como el Estado, que en el caso venezolano es muy determinante, a la competencia, a los consumidores, se requiere de una gerencia con mucha visión, gestora de cambios, capaz de afrontar los retos y saber aprovechar las oportunidades. Una gerencia que cuente con la colaboración para lograr sus planes de una buena secretaria ejecutiva que requiere de atributos determinantes que le permita alcanzar sus logros.

    por: Carlos Mora Vanegasl Autoayudal 14/10/2008 lVistas: 4,826
    Carlos Mora Vanegas

    Se necesita de Coordinadores que estén bien integrados con su comisión y seleccionen a docentes del programa bajo su responsabilidad, considerando su aval académico, capaces de trasmitir los conocimientos que el presente requiere de acuerdo a su especialidad

    por: Carlos Mora Vanegasl Educaciónl 27/09/2012 lVistas: 19
    Carlos

    El marketing es una disciplina basada en procesos, esto fundamentado de que cada paso en el proceso de marketing debe ser escrutado y medido, con el objetivo de generar un output (resultado), bien sea por la vía del crecimiento de los ingresos, el desarrollo de los activos intangibles de la empresa o el aumento del valor de los accionistas.

    por: Carlosl Marketingl 10/11/2009 lVistas: 6,077
    Esmeralda Elena Orozco Castro

    Esta investigación se limita al marketing de servicio profesional de los Contadores Público con menos de cinco (5) años de graduado que estén colegiados en el estado Zulia. Para cuyo fin, se efectuó una revisión bibliográfica de la teoría de la variable y de los elementos que componen su concepto, bajo el enfoque de Solanelles (2003), Arellano (2003), Kotler y col (2004), entre otros. Además de un análisis de las brechas y barreras existentes para la captación y permanencia del cliente.

    por: Esmeralda Elena Orozco Castrol Marketingl 31/10/2010 lVistas: 2,116
    Carlos

    El líder debe desarrollar una “imagen mental” en relación a un futuro deseable y posible para la organización. Esta imagen que se puede llamar visión, puede ser tan vaga como un sueño o tan clara como una misión

    por: Carlosl Autoayudal 23/07/2008 lVistas: 563
    Carlos Mora Vanegas

    Nos hemos preocupado seriamente por la pasividad de muchas Facultades que pareciera no querer adaptarse al realidad del presente en donde las necesidades son muy distintas a los conocimientos que se imparten, en donde se ha quedado anclado un perfil profesional que no corresponde a lo que se requiere para salir adelante.

    por: Carlos Mora Vanegasl Educación> Escuelasl 19/10/2008 lVistas: 94

    Ganar dinero por internet suele ser una tarea tediosa y confusa al principio sobre todo para personas que inician sin una guía o tutor, es necesario tener una guía para comenzar en el mundo de las ganancias por internet esto garantiza el buén desarrollo y sobre todo el cumpliento de la meta principal que es obtener ganancias de manera frecuente y segura ya sea con internet o sin el.

    por: Efrain Funesl Negocios> Ideas De Negociosl 22/07/2014
    David Millán

    En este post se mostrarán 4 ideas de negocios rentables que te ayudan a cumplir tu sueño de ser emprendedor o empresario empezando prácticamente desde cero y sin necesidad de contar con grandes sumas de dinero para comenzar.

    por: David Millánl Negocios> Ideas De Negociosl 12/06/2014 lVistas: 21
    David Millán

    Los negocios de multinivel son un modelo de negocio que emplea una táctica de venta que se utiliza desde hace ya décadas y que se basa principalmente en la creación de una red. También conocido como network marketing o marketing multinivel, este tipo de negocios se centran en comercializar productos en redes que son formadas tanto por vendedores como por compradores.

    por: David Millánl Negocios> Ideas De Negociosl 21/05/2014

    A la hora de montar un negocio de hostelería, has de tener presente muchos aspectos que pueden significar el éxito de tu negocio. ¿Sabes cómo triunfar?

    por: Contenidos7l Negocios> Ideas De Negociosl 15/05/2014 lVistas: 13
    David Millán

    ¿Te interesa convertirte en empresario? ¿Tienes una buena idea de negocio y deseas abrir las puertas de una empresa? Debes saber que cualquier negocio, ya sea online u offline, en una oficina o en casa, requiere de permisos y licencias para poder entrar en funcionamiento sin problemas de tipo legal.

    por: David Millánl Negocios> Ideas De Negociosl 14/05/2014 lVistas: 15

    Una posible idea de negocio podría ser la que consista en la venta de audífonos, ya que cada vez estos productos son más demandados por los ciudadanos.

    por: Contenidos7l Negocios> Ideas De Negociosl 14/05/2014 lVistas: 32
    David Millán

    Sin lugar a dudas, las redes de mercadeo se presentan como un estupendo modelo de negocio que te permitirá generar unas interesantes ganancias mensuales. Como es obvio trabajo, ilusión y dedicación son necesarios

    por: David Millánl Negocios> Ideas De Negociosl 11/05/2014
    David Millán

    El sueño de todo emprendedor es crear un negocio rentable desde cero con un mínimo de inversión, y en este artículo se quiere demostrar que es posible,

    por: David Millánl Negocios> Ideas De Negociosl 08/05/2014 lVistas: 26
    Carlos Mora Vanegas

    Sobre los hábitos, ¿Qué tan auténticos, preocupados hemos estado en la cultivación de nuestros hábitos que nos garantizan armonía, equilibrio, paz, felicidad? ¿Qué nos ha impedido lograrlo? ¿Por qué no nos hemos preocupado por ello? Podrían ser algunas preguntas que ya debíamos habérnoslas hecho y tener sus respuestas a fin de identificarnos con la relevancia e importancia de cultivar hábitos que nos ayuden en nuestro crecimiento .

    por: Carlos Mora Vanegasl Autoayudal 09/03/2014 lVistas: 39
    Carlos Mora Vanegas

    Las empresas deben contar con un buen gerente que este plenamente identificado con el alcance y repercusiones que se logra, cuando se utilizan los estímulos motivacionales correctos en beneficio de la productividad, eficiencia, logro de un buen comportamiento organizacional, de ahí ,el interés del escrito ,adentrarse cuáles son los factores que deben ser tomados en cuenta para que se de la motivación en el personal.

    por: Carlos Mora Vanegasl Negociosl 06/03/2014 lVistas: 25
    Carlos Mora Vanegas

    Los postgrados para ser eficaces y realmente cumplir con su mision de acuerdo a los escenarios academicos del presente, requieren de transformaciones, cambios que les permita cumplir con su mision, responsabilidad por la que fueron creados. De ahi, la importancia de tener esto presente las actuales autoridades universitarias del postgrado de Faces de la Universidad de Carabobo

    por: Carlos Mora Vanegasl Educaciónl 11/11/2013 lVistas: 23
    Carlos Mora Vanegas

    Se han sucitado nuevas competencias que deben ser tomadas muy en cuentas . Al respecto,Alicia Pomares comenta, que se tomen en cuenta que los profesionales ante esta realidad tienen que cambiar sus comportamientos, habilidades y conocimientos para provocar cambios en la empresa y afrontar las situaciones y asi salir avante.

    por: Carlos Mora Vanegasl Negociosl 15/10/2013 lVistas: 51
    Carlos Mora Vanegas

    En el presente no pueden las empresas ignorar el rol de los Sistemas de Gestion de la Calidad que va mas alla de las mejoras del producto y el servicio. Ello le favoreceraq en su operatividad, productividad, alcance de los objetivos establecidos Con un buen sistega de gestion de la calidad, se guian las acciones de la fuerza de trabajo, la maquinaria o equipos, y la información de la organización de manera práctica y coordinada .

    por: Carlos Mora Vanegasl Negociosl 15/10/2013 lVistas: 26
    Carlos Mora Vanegas

    En el presente escrito, se exponen algunos aspectos que deben ser tomados en cuentas para lograr ser un buen emprendedor. Para lograrlo debe indentificarse con la exelencia, de dar lo mejor de lo mejor en todo aquello que se propone alcanzar, no desxcuidar sus objetivos, conocerse y emprender las acciones que lo conlleven a obtener los resultados que se ha propuesto lograr.

    por: Carlos Mora Vanegasl Negociosl 14/10/2013 lVistas: 32
    Carlos Mora Vanegas

    Las reuniones involucran personas, equipo de trabajo, y como se sabe, el´ trabajo en equipo es la base fundamental para la consolidación y el éxito de un proyecto, y una herramienta valiosísima en una empresa que quiera alcanzar los mejores resultados y el logro cabal de todos sus objetivos, sin olvidar que con esto se da una integración de ideas, propósitos y metas organizacionales.

    por: Carlos Mora Vanegasl Negociosl 01/09/2013 lVistas: 36
    Carlos Mora Vanegas

    La gerencia moderna afronta en el presente escenarios competitivos, dinámicos con muchos cambios que han incidido significativamente en las organizaciones, tornandolas complejas y requiriendose que estas estén muy controldas para evitar situaciones que afecten significativamente su comportmaiento organizacional y no dejrse atrapar por su complejidad.

    por: Carlos Mora Vanegasl Negociosl 25/08/2013 lVistas: 47

    Comments on this article

    0
    SONIA QUISPE FLORES 08/10/2010
    quisiera saber como hacer una monografia del tema:motivacion para el exito de la secretaria un modelo porfavor ya nose que hacer y el tema LIDERAZGO Y LA FUNCION SECRETARIAL
    Box del Autor
    Categorías
    Quantcast