El Arte De Gestionar El Tiempo
¿Sabes cuál es el bien más caro y más preciado, y que si embargo no se puede ganar, ahorrar ni atesorar? Acertaste: el tiempo. El tiempo es el gran amigo –o el gran enemigo- de las personas que como tú o yo, trabajamos a distancia, y saber administrarlo, aunque es un objetivo difícil, no será imposible y en compensación, te proporcionará grandes satisfacciones.
La base para una buena administración del tiempo es la planificación. Actualmente se habla de "gestionar"; de hecho, es un concepto más amplio que simplemente administrar el tiempo, ya que implica la incorporación de nuevas herramientas y conocimientos para avanzar realmente en una forma científica de organizarnos y trabajar. Pero la gestión del tiempo puede ser al mismo tiempo una ciencia, una técnica y un arte, si le incorporamos una cuota de creatividad, para conformar una agenda que lleve indudablemente nuestra impronta personal.
Para gestionar adecuadamente el tiempo debemos comprometernos con nuestra tarea y ser disciplinados para:
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Establecer objetivos y metas
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Formular objetivos.
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Determinar prioridades (lo urgente, lo importante y sus combinaciones)
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Planificar a corto, medio y largo plazo.
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Controlar y disminuir interrupciones.
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Delegar tareas.
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Utilizar mejor los recursos disponibles (agenda, teléfono, ordenador).
Lo urgente y lo importante… o ambos
La gestión del tiempo es un tema realmente apasionante que ha dado lugar a abundantes estudios científicos y tiene una gran importancia en la planificación del trabajo de las grandes organizaciones, pero básicamente las herramientas a utilizar son las mismas, tanto para una Asistente Virtual que trabaja desde la comodidad del hogar, como para una oficina dedicada al asunto, en alguna de las más grandes fábricas del mundo.
Una de las primeras cosas que debemos hacer es la lista de tareas, para luego determinar el orden en que las vamos a realizar. Las tareas derivan de las metas y objetivos; de hecho, una vez establecidas las metas con objetivos claros, realizables y controlables, surgen las tareas como componente operativo.
Claves de la gestión del tiempo
En esta era de la informática y los ordenadores, hay muchísimas herramientas que nos pueden ayudar a planificar y gestionar el tiempo: agendas electrónicas, organizadores, alertas, alarmas y mucho más. Sin embargo, si lo único que tienes es un sencillo cuaderno y un lápiz, también puedes gestionar tu tiempo adecuadamente, pues las claves no están en la tecnología sino… ¡en nuestra propia mente!
Para eso, te sugiero tener en cuenta las llamadas "Leyes de Acosta"1:
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Primera ley: "El tiempo que requiere una tarea crece cuando la interrumpimos y la reanudamos".
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Segunda ley: "Para una tarea corta, siempre hay un minuto; para una larga nunca hay tiempo".
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Tercera ley: "Lo perfecto no resulta rentable".
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Cuarta ley: "La excelencia requiere dedicar cuatro veces menos tiempo a lo que sólo es urgente para poder dedicarle cuatro veces más tiempo a lo que sólo es importante".
Unas recomendaciones:
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Reserva tiempo para emergencias
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Dedica los últimos veinte minutos del día a planificar el día siguiente.
¡Mucha suerte con tu gestión del tiempo!
1 José Mª Acosta Vera, Doctor Ingeniero Industrial, "Certified Trainer" por el Time Management Center of Michigan - http://www.josemacosta.com/
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Una lista de tareas o lista to-do es una herramienta útil que nos aleja del estrés de tener que recordar todas las cosas que tenemos que hacer. Sin embargo, escribir una lista to-do que realmente funciona no es tan fácil como parece. ¿Sabes cuáles son los secretos para escribir una lista to-do que realmente funciona?
¿Crees imposible lograr que tu año tenga 15 meses, que tu semana disponga de 8 crepúsculos o que tu día sea de más de 24 horas? ¿Crees factible disponer de más tiempo que todos los demás?
En el fondo, la gente se queja, pero les encanta rutinas - me dijo. - Por supuesto, y la razón es muy simple: las rutinas les dan la falsa sensación de estar a salvo. Por lo tanto, hoy será exactamente igual que ayer, y mañana no dará sorpresas. Cuando cae la noche, parte del alma se queja de que nada diferente se vivió, pero otra parte es el contenido -, paradójicamente, es por la misma razón. "Es evidente que esta seguridad es completamente falso, nadie puede controlar nada, y un cambio siem
A menudo sientes que no tienes tiempo suficiente para hacerlo todo y que hacer descansos en medio de una tarea importante es una pérdida de tiempo. Sin embargo, al no hacerlo se consiguen resultados opuestos a los deseados y la productividad desciende. Existe una forma fácil y efectiva para lograrlo usando una estrategia simple.
Cuantos de nosotros en algún momento de nuestra vida hemos mencionado la expresión; "Es que no tengo tiempo" lo primero que tenemos que considerar, es que esa expresión esta mal dicha ya que no importa nuestra condición actual, el lugar de mundo donde nos encontremos o la cultura a la que pertenezcamos siempre vamos a tener la misma cantidad de tiempo en un día.
Uno de los factores clave en la optimización de la administración del tiempo, es tener bien claros y definidos tus objetivos, saber hasta dónde quieres llegar y enfocarte seriamente en conseguirlo.
Cuando hablamos de administración del tiempo, y en otros aspectos de la vida en general, la claridad es responsable en un 80% del éxito y la felicidad.
Uno de los causantes del fracaso en un negocio en Internet y que muchas veces pasa desapercibido es la mala administración del Tiempo. Hoy en día es muy común hablar del gran desperdicio de recursos en el planeta, pero uno de los recursos más desperdiciados es el tiempo.
No todo es cuestión de un diseño llamativo del sitio web: es importante tener claro cómo manejar múltiples canales de comunicación y de comercialización.
Delegando esta tarea en una Asistente Virtual conseguiremos ahorrar tiempo y optimizar nuestro trabajo.
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