Recortar Gastos: Donde Y Como?

“Hay que recortar gastos¡¡¡”. Es una expresión fácil de decir, principalmente si viene de un asesor externo, consultor o ejecutivo de bancos, cuando se refiere a cómo mejorar la operación en una empresa o cliente respecto a sus gastos.

Para la reducción de gastos existen muchas técnicas con nombres sofisticados, entre ellos: downzising o  rightzising.  Lo importante no es el nombre si no que la reducción y optimización de gastos debe verse como un tema estratégico y enfocarse en rubros claves, sobre los cuales tengamos control y principalmente que al reducirlos “no afectemos el negocio”.

Reducción de gastos implica “apretar el cinturón”, en todas las áreas. Todo gasto debe justificarse y preferiblemente realizar aquellos que: inciden en el negocio positivamente, preferiblemente sean fáciles de relacionar con crecimiento en ventas o incremento en productividad, son estrictamente necesarios.

Una empresa no debe esperar una crisis para iniciar un programa de “eficientización” en los gastos. El control de gastos debe ser una tarea permanente de parte del Gerente / Contralor. Existen rubros mas importantes sobre los cuales debemos poner atención e implementar un plan para reducir los gastos: Costo de producción o costo de producir servicios, Gastos Generales, Planillas; Mantenimientos y  Gastos Extraordinarios.

Que método seguir? Es difícil indicar uno adhoc a cada empresa, pero los mas comunes son:

1. Análisis de Tendencia: Revisar comparativamente los gastos versus meses o períodos anteriores y poner atención sobre aquellos que experimentan variaciones importantes, tanto en incremento como en disminución.




2. Justificación: Hacer el ejercicio de presupuesto base cero con los gastos y solicitar a cada área y departamento que “justifique” cada gasto a realizar y que explique o detalle sobre los gastos ya ocurridos. Pregunte ¿es necesario este gasto? Se puede reducir? Se puede posponer?




3. Presupuesto: En estos tiempos de crisis, es importante establecer el presupuesto de gastos e irlo monitoreando mes a mes, evaluando sus desviaciones. El hecho de contar con un presupuesto no obliga a gastar, si podemos evitar o posponer los gastos hay que motivar a hacerlo.

Adicionalmente:

Seguimiento: Para controlar los gastos es importante el seguimiento el cual consiste en monitorear los rubros claves en forma semanal o mensual. Analizar las desviaciones y tomar las medidas correspondientes.

Concientizar: Reducir o recortar gastos es difícil, pero hay que concientizar a las gerencias y también al resto del personal que es necesario realizarlo.

No tener miedo: a recortar los gastos, son medidas duras pero hay que tomarlas antes que las consecuencias sean irrecuperables.

Premiar: Hay que motivar a los empleados que expongan iniciativas de ahorro y reducción de gastos, de tal forma que aquellos que aporten ideas que lleven a reducir gastos sean premiados.

Conclusión

Reducir gastos no se una tarea fácil pero tampoco es imposible, requiere análisis rápido pero exhaustivo, decisiones estratégicas porque la reducción no debe dañar el negocio. Si va a implementar un plan de reducción de gastos, reúna el personal clave, concientice que es necesario y ejecute las reducciones o restricciones.

Caso de Estudio: “Industria y Calzado Internacional”

Inducalza, es una empresa ubicada en una importante zona industrial en El Salvador, fundada en 1990. Inicialmente se enfocó en la fabricación de calzado a mano, pero con la industrialización comenzó a fabricar desde 1994 líneas de calzado exclusivamente femenino, logrando importantes contratos con distribuidores en San Salvador, Guatemala y Honduras.

Para 2002, la empresa ya había logrado entrar en dos cadenas medianas en Estados Unidos,  logrando volúmenes de ventas de $2.5 millones anuales.  Los incentivos a la exportación motivaron a la familia Ramos Rico, a invertir en 2003 alrededor de $500,000 en nueva maquinaria, elevando así los niveles de producción, con un aproximado de 75 empleados en planta y 22 en administración.

Durante 2004-2005 con dos nuevos distribuidores en Republica Dominicana, y resultados positivos en los últimos 5 años, se amplió la capacidad con nueva máquinas financiadas con un banco local, por $400,000 y contrató 25 empleados mas, trabajando ahora con tres turnos.

Crisis en 2006.

El fuerte ingreso de calzado de origen chino tanto en el mercado centroamericano como en los mercados de fuera, impactó fuertemente perdiendo 4 clientes y con una gran presión para bajar los precios. “Los márgenes cayeron del 25% a tan solo 7%”, indicó el Lic. Jose K. Meyer, Gerente Financiero, creímos que solo sería durante 2006, pero todo 2007 la situación ha sido igual, nos urge recortar los gastos. Ya presenté mi plan el cual es reducir la planilla en un 50%.

Don Fernando Ramos preocupado, solicitó un plan que se elaborara en conjunto con las distintas gerencias y se presentara lo antes posible, para reducción de costos y gastos.

Preguntas de análisis?

• Que rubros recomendaría analizar con don Fernando?




• Convendría reducir la planilla en un 50%?, porque?




• Cual sería el plan que propondría si usted fuera el Lic. Meyer?