Cierre ejercicio contable

Introducción
Por esto y otros conceptos es interesante anticiparse a lo que “van a leer” y las “conclusiones” a que van a llegar, los receptores o interesados de nuestra información
La visión del cierre contable, aconsejamos se analice desde la perspectiva de los diferentes actores afectados por la información económica y financiera que se deriva de la documentación y conclusiones que generamos.
Es diferente para cada actor, puesto que cada uno de ellos guarda diferente finalidad:
• Empleados (necesario informarlos de la marcha de la compañía)
• Proveedores representativos (idem)
• Clientes importantes o muy vinculados
• Bancos
• Accionistas
• Hacienda
• Sindicatos
• Registro Mercantil

OBJETIVO
Se trataría de conseguir un borrador de cierre de ejercicio, con las simulaciones que corresponda y valorando subjetivamente el impacto de nuestra información para cada actor participante:
• Accionistas
• Empleados
• Clientes
• Colaboradores
• Proveedores
• Bancos
• Sociedad
Por otra parte, sería deseable suprimir las ASVA (ActividadesSinValorAñadido), que suelen ocupar el 30/50% del tiempo de un financiero

Suprimir ASVA´s
Delimitar áreas en el proceso de borrador-cierre del ejercicio
Una vez establecidos los consumos de tiempo por áreas:



Las cuentas anuales
Los documentos a generar, son :
Balance
Separando Activo y Pasivo
Cuenta de Explotación
Cuenta de Pérdidas y Ganancias que separará ingresos y gastos, diferenciando los resultados ordinarios de los extraordinarios
La Memoria
• Ofrece la información que falta, habitualmente de aspectos cualitativos o complementarios de los datos contables, (los cuantitativos más o menos quedan reflejados en Balance y Cuenta de Explotación.)
Libros obligatorios:
Legalizados a priori o a posteriori con diferentes formalidades:
• Libro Diario
• Inventarios y Balances
Aplicación de los principios contables
• Devengo
o Reflejar ingresos y gastos, con independencia de su cobro o pago real, en las fechas devengadas
• No compensación
o Separando un ingreso de un gasto y con confundiéndolos en una única cifra
• Uniformidad
o Criterio uniforme en la aplicación de Principios Contables
• Importancia relativa
o Admisible la no aplicación estricta de algún principio, cuando no sea representativo la información que se derive
• Prudencia
o Contabilizar los beneficios a la fecha de cierre del ejercicio
o Pero cuando hayan riesgos previsibles o pérdidas previstas, se deben reflejar nada más ser conocidas.

AMORTIZACIONES
El objetivo sería establecer las amortizaciones contables necesarias y fiscalmente autorizadas, logrando mantener la capacidad productiva, garantizando un teórico valor de reposición del inmovilizado, y sobre todo de aquel afecto a producción .
¿...Llevamos libro de inmovilizado?......
En él deberemos llevar desglose de valor inicial, periodos y valores amortizados, y valor neto diferencial de las dos expresiones.
Es decir, no es válido, establecer una cuota de 12.000 euros de amortización anual global, con débito al grupo 68, sin tener el desglose de los activos inmovilizados afectados.
El desglose del grupo 28 debería tener justa correlación con una amortización indicada individualmente en el libro de inmovilizado correspondiente.
Ejemplo de Tablas de Hacienda........

Insolvencias y morosidad
Repaso del apartado de clientes y deudores, con deuda exigible de más de 90 días (por ejemplo)
Clasificación de los clientes, en base a :
NORMAL
Aquel cliente que funciona dentro de plazos, y cumplimiento contractual,o con demoras justificadas objetivamente.
DUDOSO
Aquel cliente, que va a incumplir, ha incumplido en alguna ocasión no justificada, y que no ha llegado a los90 días de retraso (según política empresa)
MOROSO
Aquel que rebasa el plazo de 90 días desde el vencimiento de su pago , o que estando en situación normal, se presupone que podría alcanzar dicho plazo.
POSIBLE FALLIDO
Aquel que habiendo pasado las etapas anteriores o no, se entiende que podríamos tener pérdida parcial o total de nuestra deuda.
FALLIDO
Aquel en el que hemos sufrido una pérdida total o parcial
Contabilizaciones:
435 (debe) / 430 (haber) “traspaso calidad cliente”
690 (debe) / 490 (haber) “imputación a pérdidas”
Una regla de funcionamiento, consiste en calificar como “cliente dudoso” a aquel que hace más de 90 días “debió pagar”
Se calificaría como “cliente fallido”, aquel en el que preveamos una posibilidad real de quebranto, bien por sentencia judicial firme, bien por expectativas
Especial tratamiento a aquellos cliente en los que hayamos efectuado demanda judicial, y tengamos constancia fehaciente de su insolvencia, dado que según la Ley del IVA podríamos emitir factura rectificativa, anulando y recuperando el IVA devengado y pagado por cuenta del cliente moroso en su día.

Materias primas, Productos en curso y Terminados (Inventario)
Para asegurarse la correlación de ingresos y gastos, debemos recurrir siempre a la obtención (en el caso corresponder), del CMV
CMV= Coste Mercancías Vendidas
Su fórmula de obtención es sencilla:
Stocks iniciales + Compras – Stocks finales
Apunte por los stocks iniciales :
61X (debe) y 3XX (haber)
Apuntes por los stocks finales:
3XX (debe) y 61X (haber)
El cálculo de los stocks finales, suele ocupar una parte importante del cierre de ejercicio, por lo que se recomienda, suprimirlo y establecer una serie de inventarios rotativos en el año, que establezcan y validen las cifras contables, pero que diluyan en el tiempo lo tedioso de este trabajo.
Atención especial a las obsolescencias y deterioros de la valoración de este apartado
693 (debe) / 39 (haber)

La Contabilidad Analítica
La información que obtengamos en este apartado, debe nutrir nuestras explicaciones a los stake.holders.
Especial atención a :
Margen por clientes
Resultados por departamento
Resultados por zonas
Conciliar este apartado, con el resultado global de la compañía, y con el plan estratégico inicial para el ejercicio de la compañía (analizando las desviaciones)

LEASING
(una forma de contabilizar....)
Cuentas básicas:
• 179 Acreed L/P bienes arrendamiento financiero
• 217 Derechos s/ bienes en régimen de arrendamiento financiero
• 272 Gastos por intereses diferidos
• 472 Iva soportado
• 529 Acreed C/P bienes en régimen de arrendamiento financiero
• 572 Bancos c/c
• 662.4 Intereses deudas
Contabilización inicial
• Debe: 217 y 272
• Haber 529 y 179
Una forma de contabilizar el pago mensual:
• 529 y 472 (debe)
• 572 (haber)
Posibles ajustes cierre de año:
• 662.4 (debe) / 272 (haber) por los intereses de todo el año, ver tabla del leasing firmado con el banco
Amortización del inmovilizado, ver reglamento tabla de Hacienda, y multiplicar por dos o por tres la aceleración de amortización teniendo en cuenta las variables indicadas por Hacienda.
• 68 (debe) / 28 (haber)
Periodificación
• 179 (debe) / 529 (haber) por los nuevos 12 meses

GASTOS PERSONAL
Ver retribuciones pendientes de pago
640, 642 (debe) salario bruto,
57, 47, 642 (haber) pago en efectivo , retenciones de IRPF efectuadas, y seguridad social que paga el empleado
Ver “sobre anual” o pagas variables pendientes y su previsión (¿ necesidad de recálculo de las cotizaciones a la Seguridad Social?.......
640 y 47 (debe) salario bruto y retenciones IRPF
460 y 47 (haber)
Ver retribuciones en especie
Uso de coche por ejemplo....
A la compra del coche por 30.000 euros por ejemplo, se efectuó 228(debe) y 57 (haber)
La amortización, 68 (debe) y 28 (haber) por ejemplo 6.000
Por el uso privado del vehículo 64(debe) y 75(haber), por 6.000 (75=Ingresos por servicios al personal)
Por la retención IPRF, 64(debe) y 47(haber)

CONCILIACION DEL IVA
Establecer la necesaria conciliación entre el negocio contabilizado en :
Ventas (Contabilidad, sumatorio grupo 70)
Iva repercutido (Contabilidad, sumatorio haber grupo 477)
Compras (Contabilidad, sumatorio grupo 60)
Iva soportado (Contabilidad, sumatorio debe grupo 472)
Y el Libro de IVA correspondiente, modelos 300/310 y 3l 390 correspondiente
Asi como el mod. 347 resultante del negocio cruzado por compras y ventas.

El presupuesto de tesorería
Aquí deberíamos tener en cuenta que después del PE (Plan Estratégico), y el PR (Presupuesto correspondiente a la Cuenta de Explotación previsional, deberíamos establecer el presupuesto de tesorería, en base precisamente, a los flujos esperados, mes a mes, que van a diferir en su periodificación de su momento de generación. Veamos un posible ejemplo..............

NIC / NIIF
Documentos que se generarán......
Aparición del Valor Razonable, aquel que le concede el mercado, la vida útil del bien analizado o su reposición de nuevo
TDV .- Test por deterioro del valor, calculando si el valor atribuido contablemente, es diferente del valor razonable o de mercado.
Que pasa si no hay criterios razonables de mercado?...... Se aplica incluso el valor que subjetivamente entendamos que debemos darle......... (valor de uso)
Posible estructura del Balance futuro....
El BAI (Beneficio antes de Impuestos)
y la Cuenta de Explotación

VISION FINANCIERA
Establecer la visión financiera resultante de todas las operaciones efectuadas, en síntesis para comprobar la imagen ofrecida a terceros.
Balance situación, puntual y previsional a Diciembre
Cuenta de Explotación, puntual y previsional a Diciembre
Comparativo últimos tres ejercicios de ambos documentos anteriores
Especial observación de los Volúmenes de Negocio observados y su tendencia así como la del CMV (Coste Mercancías Vendidas)
Evolución de los Gastos de Personal, absolutos y relativizados a Ventas
OyA (Origen y Aplicación de Fondos) entre los dos últimos ejercicios y entre el primero y el último actual.
Análisis del FM (Fondo de Maniobra) y las NOF (Necesidades Operativas de Fondos)
Comprobación de endeudamiento negociado y su coincidencia con CIRBE (*) bancario.
Evolución de los gastos financieros de los tres ejercicios, en forma absoluta y relativa a negocio.
Análisis de los ratios básicos de los tres ejercicios vistos, y su tendencia.
Tesorería, PMC (periodo medio cobro), PMP (periodo medio de pago), RS (rotación de stocks), ROI (Return on investment), Resultados BAI, etc.
Análisis de la “calidad” de los activos, y su evolución
Coberturas, Valor razonable
Análisis del Capital Intelectual e informe comparativo de su evolución
Posesión de datos de competidores directos, y análisis breve de benchmarking
Memoria descriptiva de hechos significativos

Nuestro informe al personal
Es nuestro punto de vista, dentro de la importancia de la Comunicación, practicar la Descendente, creando “orgullo de pertenencia” e identificación con la compañía a todos los niveles posibles.
El informe Febrero o un resumen del mismo quizás (dependiendo del destinatario), podría ser una de las fórmulas viables a establecer.
Eso sí, creemos que deberíamos entregar personalizadamente.......
Tener en cuenta los sindicatos correspondientes, también.
Visión fiscal
Establecer un estudio previo del impacto del Impuesto sobre Sociedades, tanto en la política de la compañía, como en las obligaciones de pago que ello va a generar.
Tipo impositivo para Pymes del 30% de la Base Imponible hasta 90 mil euros aproximadamente, y exceso al 35%
Ahondar en los conceptos de deducciones y desgravaciones, y sus topes máximos permisivos:
Dividendos percibidos y cuidando establecer bien las deducciones por doble imposición
En el caso de beneficios extraordinarios, verificar si ha habido reinversión, dado que estaría bonificado, en principio, el 50% del total.
Creación de empleo para minusválidos
Deducción por I+D y DIT, que es variables y que tiene necesariamente un protocolo previo administrativo, que compruebe y demuestre su innovación
Por fomento de nuevas tecnologías, agradece un 10% de deducción
Por actividades de exportación, ver la recurrencia en un 25% de lo invertido.
Deducción localización vehículos 10%
Formación del personal (5%) y guardería infantil para trabajadores (10%)
Deducción por inversiones medio-ambientales
Finalmente, otras deducciones por planes de pensiones de empleo, creados, etc.etc.

Informes al accionista
Síntesis de la visión del accionista
Desde el punto de vista del accionista, podemos aprovechar nuestro Informe Febrero , pero debemos conciliar previamente, y tener preparada la contestación para justificar:
Desviaciones al PE (Plan Estratégico)
Desviaciones al Presupuesto
Borrador de intenciones del presupuesto del año entrante.
Evolución y razonamiento del dividendo
Situación actual de:
Imagen financiera
Estabilidad social
Imagen de marca
Variables de la compañía (exógenas y endógenas) dignas de mención
Acontecimientos extraordinarios a comentar
Etc.
Nuestra RSC
(Responsabilidad Social Corporativa)

La RSC
Cada vez más en este entorno global, parece aconsejable que debiéramos pasar de un entorno puramente económico, a uno socio-económico.
O al menos es lo recomendable, y que desde el punto de vista humano, ético y profesional, empiece a interesar a la sociedad, y en general a los actores que observan la actividad empresarial, no sólo el CUANTO del resultado de explotación, sino el COMO....
Recordemos que el DESARROLLO SOSTENIBLE es el único medio para cubrir necesidades del presente, y sin poner condiciones al futuro.
Están cambiando velozmente los valores y la forma de gestionar, y sobre todo está ganando cuerpo el COMPROMISO con lo que hacemos.
Cada vez más en la creación de productos, se apuesta por utilizar menos recursos y por generar menos sub-productos y residuos, todo esto como concepto filosófico, y a veces, y es lo loable, antes que como concepto económico.
Lo que quizás falte en ocasiones, es medición de estos asuntos:
- ¿Se mide presupuestaria y contablemente la RSC?....
- ¿Se tiene dispersa y aunque filosóficamente exista, no somos capaces de darle entidad, dentro de nuestra gestión, por carencia de cuantificación?.....

Memoria de sostenibilidad Social Interna
Compromiso afirmado con una política de no discriminación, la compañía es gestora de una diversidad que enriquece, proclama la libertad de Asociación, rechaza a cualquier nivel de aprovisionamiento el trabajo realizado por menores, añadiendo que lucha directamente contra elMobbing en cualquiera de sus expresiones.
Salud proactiva laboral, y prevención de riesgos
Respeto a la intimidad, y activo intento de conciliación entre la vida personal y la profesional
Escrupulosa tutela de la maternidad
Horas formación profesional, ejercicio anterior : 512 horas , ejercicio actual: 834 horas
Contratos Fijos : 28 (ejercicio anterior), contratos fijos ejercicio actual : 30
Externa
Relacionar actividades de mecenazgo, sponsorización, donaciones, y colaboraciones con ONG
Asistencia y colaboración con seminarios de la RSC
Colaboraciones con la Universidad
Colaboraciones con el Ayuntamiento
Económica
Ventas totales, distribución geográfica de dichas ventas
Compras totales, distribución geográfica
Gastos personal
Bancos, relación de financiaciones
Organismos públicos, pagos
Actividades Extraordinarias
Medio Ambiente
Por encima de un respeto exacto de la legalidad vigente y que nos afecta, proactividad con la finalidad de mejorar nuestro medioambiente.
Indicación básica de la clase de consumo de materiales, energía, agua, emisiones de aguas residuales o materiales de desecho.
Indicación de que nuestra cadena de aprovisionamiento, está adherido al medio ambiente
Descriptivo y cuantía de los gastos medioambientales