Que Se Necesita Para Ser Un Buen Gerente De Proyectos ?
La gestión de proyectos es cada vez más vista como una profesión de alta demanda. Las organizaciones han dado cuenta de las ventajas de adoptar un enfoque disciplinado para la entrega de proyectos exitosos. Sin embargo, convertirse en un profesional de la gestión de proyectos no es como convertirse en un médico, no existe un camino o carrera normalizada de educación y profesional que nos lleve a la gestión de proyectos. Cuántas veces hemos escuchado que algún gerente o especialista técnico cayó en la gestión de proyectos sólo por accidente. A pesar de que con diversos estudios o carreras se puede llegar a adquirir los conocimientos de la gestión de proyectos, existen reconocidas capacidades comunes de los gerentes de proyectos exitosos: conocen muy bien cómo manejarse con la gestión del cambio, están orientados a la obtención de resultados, gestionan bien la incertidumbre y las ambigüedades y por último pero no menos importante, saben interactuar con la gente.
Cuales son las habilidades que se necesitan hoy y entornos futuros para la gestión de proyectos ? La lista podría ser interminable, pero si queremos hacerla corta, hay algunas capacidades que no pueden ser ignoradas. Los gerentes de proyecto exitosos de alguna manera ha logrado desarrollar ciertas habilidades a través de la experiencia; buen conocimiento del negocio, la capacidad de demostrar el valor o la contribución del proyecto a la empresa, y el desarrollo de algunas competencias personales.
Por lo tanto para ser exitoso como gerentes de proyecto se debe desarrollar un buen perfil y conocimientos del negocio. En algunos casos los gerentes de proyecto deberían convertirse en expertos en áreas específicas.
Muy a menudo se plantea la pregunta sobre cual es la diferencia entre la gestión de proyectos y el análisis de negocio. Cómo son las necesidades del negocio traducidas en soluciones de negocio, producto o tecnología ? Los negocios se desarrollan rápidamente y los cambios son inevitables. El análisis de negocios facilita el cambio en las organizaciones. La gestión de proyectos consiste en asegurarse de que lo que tiene que ser hecho, se haga. Hay capacidades comunes entre ambos tales como los requisitos, la comunicación con los interesados, la gestión de equipos y la gestión del cambio. Tanto los gerentes de proyecto y analistas de negocios deben ser muy buenos comunicadores y facilitadores. La gestión de requisitos juega un papel muy vital en las primeras etapas del proyecto, es importante empezar a buscar en los datos de negocio tan pronto como sea posible las expectativas, objetivos y problemas, y empezar a documentar las lecciones aprendidas de proyectos anteriores. Los analistas de negocio ayudan a la gestión de proyectos en esa dirección.
Cada una de estas fases presenta un reto diferente para el gerente de proyecto, su estilo de gestión y la forma de interactuar con el equipo, desde una intervención mayor y más directiva en las etapas iniciales a una intervención menor y más facilitadora en las finales.
Los gerentes de proyecto no pueden convertirse en expertos en cada área de negocio, pero tienen que conocer los fundamentos de las capacidades de análisis de negocio, técnicas de facilitación, administración de requerimientos, desarrollo de casos de negocios y el desarrollo del pensamiento crítico de negocio.
Muchas organizaciones gastan grandes sumas en la gestión de proyectos y sin embargo, sólo unos pocos realmente saben si están recibiendo el valor de negocio correspondiente. Cómo medir el impacto de la gestión de proyectos en los negocios?. Los gerentes de proyectos exitosos son capaces de demostrar la forma en que directa o indirectamente contribuyen a mejorar el rendimiento empresarial. La medida clave para demostrar el valor de tener la gestión de proyectos en una organización es el control del crecimiento en la entrega del proyecto, comparado contra las líneas de base. Más difícil de evaluar son los indicadores definidos en torno a la contribución a la generación de ingresos, el ahorro de costos, la reputación comercial, e incluso la retención de talento.
Esto variará dependiendo de la organización, el negocio, la madurez de gestión de proyectos y las prácticas. También es de mucha ayuda cuando hay suficiente participación y apoyo de alto nivel a los gerentes de proyectos. Sin dirección clara de alto nivel, la organización en general, sigue siendo escéptica a los cambios y los directores de proyectos pasan su tiempo tratando de justificar su necesidad.
Los gerentes de proyectos tradicionales hoy en día son buscados para entregar los proyectos siguiendo los fundamentos básicos de gestión de proyectos, controlando el cronograma, alcances y recursos, con una clara estructura y autoridad, por medio de procesos definidos, manejo de recursos y generación de informes. Estas son habilidades esenciales, pero no suficientes para que un gerente de proyecto se considere exitoso. Uno de los mayores retos de los gerentes del proyecto que enfrentan hoy en día es sobre el liderazgo y manejo de equipos.
El liderazgo es más que el management, se trata de influir, y de involucrar a las personas hacia un objetivo común. Estas habilidades son aún más importantes en situaciones en que los gerentes de proyecto realizan sus tareas en entorno cross-funcionales, con recursos limitados. Su desafío es lograr que la gente se comprometa, que compren el proyecto y proporcionar un marco para que el equipo pueda auto-organizarse y lograr resultados.
El ambiente de trabajo es cada vez más virtual con equipos de trabajo cada vez distribuidos en varios lugares. De acuerdo con IDC, la fuerza de trabajo móvil del mundo representará más de un tercio de la fuerza laboral mundial en 2013. Cómo involucrar a los equipos de proyecto y construír conexiones entre ellos ? El modelo de gestión del equipo tiene que ser coherente con el comportamiento que se les pide que adopten los empleados. Liderar es tomarse el tiempo para explicar claramente los objetivos del proyecto y el impacto en las personas involucradas, para asegurar que su contribución es coherente con la misión. En las primeras etapas de un proyecto, los administradores necesitan pasar más tiempo haciendo tutoría y coaching con la gente, manteniendo sesiones de entrenamiento adicionales de manera regular. Esto hace que la complejidad de los proyectos de gestión con equipos virtuales sea mayor, y el reto será desarrollar habilidades para facilitar la auto-gestión con menos énfasis en la estructura y la autoridad, lo cual sin embargo no significa falta de gobierno. El uso de herramientas para compartir el conocimiento es una de las tantas opciones viables, portales para compartir ideas y colaborar en el trabajo del proyecto
La comunicación es también esencial. La comunicación no es sólo tratar de dar mensajes o presentaciones excepcionales, se trata también de la búsqueda de la propia información. La comunicación es un modelo de dos vías, si los directores de proyectos no buscan además la retroalimentación del flujo de comunicación es probable que el proceso falle y el proyecto se verá perjudicado.
Puede parecer evidente para la mayoría de los gerentes de proyecto, pero la experiencia es sin duda la mejor herramienta personal de auto-desarrollo. Ganar experiencia y exposición a la gestión de proyectos es clave porque permite desarrollar y demostrar ciertos conjuntos de habilidades, que les ayudará a moverse a través de la gestión de proyectos.
La educación también se considera una buena fuente para el desarrollo personal, especialmente en las organizaciones donde las prácticas de gestión de proyectos de renombre (PMP, Prince2) se reconocen como estándar. La certificación es un beneficio, pero lo que la educación también proporciona a los gerentes es la auto-confianza.
Para aquellos gerentes de proyecto que asisten por primera vez a cursos de formación, se dan cuenta que las actividades que venian realizando durante años se podrían traducir en una metodología mucho mas disciplinada. La educación les da más confianza en lo que ya conocen y les ayuda a identificar sus necesidades de desarrollo. Temas como entender si se hizo o no una adecuada gestión de los interesados, o se está aplicando un método formal de gestión de riesgos entre otros son aspectos que tal vez no siempre se tienen en cuenta y surgen en la capacitación.
La educación de gestión de proyectos proporciona un lenguaje común y desarrolla las prácticas básicas de la comunidad de gestión de proyectos. Le ayuda a ahorrar tiempo y por lo tanto dinero con un entendimiento común de gestión del proyecto entre todos los interesados. Una buena educación no sólo debe explicar los conocimientos teóricos, sino también la experiencia y conocimientos que tienen los instructores.
En conclusión, entonces que se necesita para ser un gerente de proyecto exitoso ? Entre otros, desarrollar las habilidades blandas y saber manejarse en un clima de ambigüedades y cambios. Adquirir experiencia, si es necesario obtener calificaciones o certificaciones, fomentar el trabajo en equipo y cooperación. Ser flexibles en nuestro enfoque, dado que el cambio es constante en las organizaciones ya sean grandes o pequeñas. Conocer algunas herramientas y documentos claves de gestión de proyectos, establecer una comunicación adecuada y obtener retroalimentación, informar periódicamente sobre los avances del proyecto, y tanto como sea posible demostrar la contribución y valor añadido al negocio. Añadaría además para finalizar saber adaptar la metodología a utilizar en el proyecto conforme al tipo, características e industria correspondiente, y saber utilizar el estilo de liderazgo y comunicación más efectivo de acuerdo al grupo de trabajo, maduración y situación particular.
Está prohibida la difusión, transmisión, modificación, copia, reproducción y/o distribución total o parcial del presente Documento, en cualquier forma y por cualquier medio, sin la previa autorización escrita del autor, encontrándose protegidos por las Leyes de Derecho de Autor, Marcas, Lealtad Comercial, Bases de Datos y otras normas Asimismo, queda prohibido cualquier uso de los Documentos o parte de los mismos con fines comerciales. La violación de los derechos antes señalados puede acarrear condenas civiles y/o penales establecidas en las normas precedentemente citadas. Se exigirán responsabilidades a los infractores por todas las vías disponibles en derecho. Fecha y lugar de publicación: Buenos Aires, Noviembre de 2008. Queda hecho el depósito que establece la Ley 11.723″.
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