7 Etapas De Gestión De Un Proyecto

La Gestión de Proyectos no es un asunto exclusivo de ejecutivos e ingenieros altamente calificados que se mueven dentro de una Empresa - o de una a otra – implementando Estrategias especificas previamente definidas por y para cada una de ellas. A lo largo de nuestras vidas todos nos hemos enfrentado de una forma u otra a la necesidad de llevar a cabo la gestión de un proyecto ya sea en el ámbito laboral o personal. La remodelación de la cocina de la casa, planificación y gestión de las vacaciones, la organización de una boda, la fiesta de cumpleaños de un miembro de la familia son ejemplos de proyectos a los que nos hemos visto - o nos veremos - enfrentados tarde o temprano. De hecho, la gestión de un proyecto no necesariamente se refiere a la gestión de un evento extraordinario, sino que se encuentra implícita en toda la extensión de nuestra existencia ya que todos, de manera consciente o no, elaboramos nuestro propio Proyecto de Vida en los que desplegamos nuestras aptitudes y recursos en función de una meta previamente visualizada, cuyos costos y beneficios subyacentes son implícitamente comprendidos y aceptados.

Se hace entonces necesario comprender este proceso y armarse de las herramientas necesarias para que sea realizado con criterio organizativo, y no solamente de manera intuitiva o empírica.

Existen 7 pasos fundamentales en la Gestión de un Proyecto:

1- Definir los Objetivos y el Alcance:

No existe viento favorable para un barco que no sabe hacia qué puerto se dirige. Antes de enrolarnos en proyecto alguno debemos establecer claramente cuáles son nuestros objetivos. En el ejemplo de la cocina de la casa el objetivo no sería precisamente la ¨remodelación de la cocina¨, sino mas bien ¨una cocina mas grande, moderna y funcional¨. Para un alumno que asiste a la escuela, el objetivo generalmente se percibe como ¨obtener buenas calificaciones¨ cuando el objetivo supremo de cualquier alumno es ¨obtener conocimientos¨. Se debe ser muy cuidadoso de no confundir los Objetivos con los medios para alcanzarlos. En el ejemplo del estudiante, tanto padres como profesores contribuyen a la distorsión al exigirles calificaciones como si fuesen lo único que necesitan,  sin comprender que éstas son sólo una herramienta de medición relativa del desempeño y no una meta en sí misma.  En consecuencia, el alumno implementará un sistema propio de aprendizaje dirigido a alcanzar un objetivo desacertado, recibiendo como certificado una deficiencia estructural de la base cognoscitiva adquirida durante esta  etapa. El objetivo no será alcanzado, pues no fue correctamente divisado en primer lugar.

Como alcance del proyecto se deben definir sus límites. Decidir que está dentro o fuera de límites previamente establecidos nos permitirá calcular la cantidad de trabajo socialmente necesario. Se trata de establecer a priori una balanza entre el conjunto de lo que se quiere y lo que estimamos tendremos que entregar a cambio.

2- Definir las Tareas:

Se debe identificar y definir las tareas que se estiman necesarias para la realización del Proyecto. Estas tareas constituyen el desglose del objetivo final en pasos lógicos, independientes o interdependientes, medibles en recursos y tiempo. Si nuestro objetivo fuese la realización de un proyecto, el paso ¨Definir las Tareas¨ se convertiría a sí mismo en una tarea. Las tareas se deben desglosar posteriormente en acciones concretas, con niveles de importancia establecidos, responsabilidades delimitadas y criterios de evaluación propios de cada una.

3- Planificación del Proyecto:

Es el momento de comenzar a planificar los recursos financieros, humanos y los tiempos necesarios para la ejecución de cada acción. En este paso se estimará la asignación de recursos y los niveles de disponibilidad en función de las acciones específicas en un espacio determinado de tiempo. Se debe descomponer el plan maestro en acciones individuales, concretas y manejables individualmente sin descuidar su nivel de interdependencia. Se deben establecer fechas críticas del proyecto y puntos de control. En el ejemplo del Proyecto de Remodelación de tu cocina, al término de esta etapa el contratista te regala tu primer gran dolor de cabeza presentándote una pancarta llena de barras y flechitas, de la cual solo sacaras en claro que tendrás que pasarte un mes comiendo comida chatarra, eso si te ha alcanzado el dinero para comprarla después de haber aprobado la hoja resumen del presupuesto.

4- Comunicación

La comunicación es el proceso interactivo mediante el cual se puede trasmitir paquetes de información de una entidad a otra. Ésta debe ser vertical a través de la cadena de mando y horizontal a través de canales establecidos Project Manager – Accionistas o Clientes. Asimismo es bidireccional pues requiere de aprobaciones, consenso y retroalimentación desde cualquiera de sus fuentes. La planificación de un Proyecto resulta inútil si no se comunica de manera igualmente efectiva. Los involucrados necesitan disponer de toda la información necesaria para entender lo que se espera de ellos, cuáles son sus responsabilidades y los limites de autoridad. Es importante subrayar que comunicar no se limita exclusivamente a asignar tareas sino que debe abarcar todo el proceso del proyecto. Durante algunos años supervise proyectos de Construcción Civil. En una ocasión, durante una visita a una Obra en progreso descubrí que una pareja de carpinteros, cuya labor asignada había sido concluida antes de tiempo, había decidido comenzar a  desmontar las ventanas de madera de la instalación en remodelación. El Jefe de Obras no estaba presente, pero los carpinteros aseguraban que la actividad se encontraba dentro del plan, y así era. Sin embargo el alcance de la misma no había sido comunicado. Para cuando detectamos el error los dos carpinteros habían dejado la fábrica sin ventanas. Lo pactado con el cliente ascendía solo a un 30% de la carpintería en mal estado, el resto no figuraba en el presupuesto. Imagine usted que además de comer comida chatarra tenga que hacerlo de pie porque un ayudante despistado decidió echar a la basura la vieja mesa de su comedor.

5- Monitoreo y Documentación de Avance del Proyecto

Es durante esta etapa que se acciona sobre lo que se conoce como ¨Triangulo del Proyecto¨ Sus tres vértices son Costos, Cronograma de Tareas (en tiempo) y Alcance. A medida que el proyecto va avanzando se debe monitorear, documentar y comparar el progreso con lo proyectado. Lo más probable es que surjan variaciones cuyas causas deben ser analizadas para evitar la repetición o agravamiento del desfase. En este punto es responsabilidad del Jefe del Proyecto determinar el alcance de la variación y como esta afectara a las otras dos variables. El resultado del análisis debe ser cuantificado e informado a las demás partes para obtener su aprobación. De manera ilustrativa volvamos a una obra en construcción. Un aumento repentino en el costo de los materiales de afectará probablemente el alcance y el cronograma de tareas ya que el cliente cuenta de antemano con un presupuesto asignado para el proyecto. Lo más probable entonces es que se decida prescindir de las menos prioritarias y mantener aquellas que garantizan el objetivo fundamental. De esta manera queda afectado también el alcance de proyecto

6- Gestión del Cambio:

Todo Líder de Proyectos debe aceptar a priori que la necesidad de cambio se hará presente en algunas de las etapas del proyecto. Los motivos pueden ser disímiles. Los accionistas pueden cambiar de opinión debido a un cambio repentino en la situación de la empresa o simplemente el cliente decidió introducir variaciones al alcance inicialmente acordado. El propio ejemplo del aumento repentino del costo de la materia prima es una situación de cambio que habría que enfrentar. Ante una situación de cambio por lo general se atraviesa por tres etapas: Pánico (etapa reactiva), Aceptación y Proacción.  Estar preparado para el cambio posibilita atravesar lo más rápido posible por las primeras dos etapas de inadaptabilidad para salir adelante aprovechando de manera proactiva las nuevas oportunidades que toda nueva realidad trae consigo. Gestionar el Cambio es, de alguna manera, gestionar la supervivencia del Proyecto.

7- Gestión de Riesgos:

Este es un factor clave en la salud del Proyecto. Usted no puede controlar el riesgo, no lo puede hacer desaparecer. En el mejor de los casos se puede minimizar el riesgo, pero siempre a costa de minimizar beneficios también.  Por tanto el Líder de un Proyecto tiene que aprender a convivir con él. Para ello debe comenzar por identificar los riesgos a través del análisis de las debilidades internas o amenazas identificadas en el entorno que puedan poner en peligro el buen término de determinada fase crítica del Proyecto.

Haga una lista y estime las probabilidades de que ocurra cada uno asignándole valores:

• 1= no probable;
• 2= posible;
• 3= muy probable.

Luego estime su impacto en el proyecto

• 1= bajo;
• 2= medio;
• 3= alto.

De la multiplicación de cada uno se obtendrá el Factor de Riesgo. Lístelos nuevamente comenzando por aquellos de mayor valor  y realice un monitoreo constante de los más severos. Es importante indicar que este proceso requiere actualización periódica por cuanto las condiciones que fundamentan la asignación del factor podrían cambiar.

El seguimiento de esta guía no garantiza el éxito; pero lo hace más probable. Por el contrario el pasar por alto alguno de estos pasos pondría su proyecto a las puertas del fracaso