Efectivo=Manejo De Las Cuentas Por Cobrar
Cuando buscamos en una empresa en donde está invertido su efectivo y recursos, aterrizamos en dos temas: Cuentas por Cobrar e Inventarios.
Los inventarios son responsabilidad del área de Ventas, Producción y Bodega, según el caso, para su control, movimiento y principalmente su colocación como Ventas. Es una parte sumamente importante en los activos de la empresa y su impacto en el manejo del efectivo de la empresa es relevante, por tanto debe ser también un tema de seguimiento y evaluación.
En el caso de las Cuentas por Cobrar, llámese Cartera de Clientes, o simplemente Cartera o Clientes, la gestión es hacia fuera en la relación y seguimiento a los clientes. Por ello enfocaremos el siguiente análisis sobre la “gestión” sobre este importante activo.
En artículo anterior estudiamos sobre el manejo de una cartera de créditos, el cual parte primero de haber otorgado un buen crédito, manejar adecuadamente las reservas sobre incobrables y contar con los controles necesarios para eficientar su manejo.
Ahora nos centraremos en como gestionar de mejor forma una cartera de créditos, la cual ya está “corriendo”, es decir usted ya tiene los créditos concedidos y ahora debe centralizarse en la mejor forma de Administrarlos (leyó bien, no dice Cobrarlos, sino administrarlos).
Antecedentes de su cartera:
- Como expusimos antes, partamos de que hace todos los análisis y cuenta con créditos otorgados con suficiente documentación e información.
- La situación económica no solo mundial sino local de nuestro país, ha hecho que muchas de las empresas enfrenten problemas de liquidez y los primeros que sufren son los proveedores.
- Los clientes le pagarán a quien les cobre primero y de mejor manera, a aquel acreedor que ofrece mejores opciones, pero que es el persistente en la cobranza.
- Por las condiciones actuales, deberá estar preparado para negociar los términos de pago de intereses, refinanciar e inclusive las decisiones duras pero necesarias de recurrir a cobro judicial.
- Si su empresa cuenta con una base de clientes, seguramente estos seguirán un ciclo operativo básico, es decir: compran al crédito, pagan las cuentas, vuelven a utilizar el crédito.
Como mejorar la cobranza.
Antes, favor conteste las siguientes preguntas:
- Tengo un reporte de antigüedad de saldos en mora?
- Tengo un reporte de las últimas gestiones realizadas en el cobro por cada cliente?
- Existe la documentación por cliente en la cartera? Está actualizada?
- Tengo un procedimiento claro con mis gestores de cobro sobre las acciones a tomar según la mora del cliente?
- He capacitado adecuadamente a mi equipo de cobranza?
- Tengo los sistemas y herramientas adecuadas para dar seguimiento a la cartera de clientes?
- Tengo planes claros para los casos que los clientes pidan negociar plazos e intereses moratorios?
- Tengo establecido el procedimiento a seguir si un cliente ofrece un solo pago y pide que se le dispensen intereses?
- Tengo segmentados los clientes a los cuales ya no me interesa seguir haciendo negocios con ellos?
- Tengo ya seleccionado un despacho jurídico para los casos que ameriten trasladar a cobro judicial?
Ahora, los pasos claves en la gestión de Cobro:
- Identifique los casos en problema de mora: 90 días de mora o mas (según su política).
- Obtenga un listado de estos casos que indique las últimas gestiones realizadas y las acciones a tomar de parte de sus gestores de cobro.
- En los casos a masa de 120 días, prepare las respectivas comunicaciones a cada cliente, para trasladarlo a cobro judicial.
- Traslade los casos que ameriten a cobro judicial.
- Determine los casos incobrables, haga la reserva necesaria y páselos a Incobrables. (Mantenga los archivos y seguimiento periódico a estos casos, no significa desecharlos).
Adicionalmente.
- Revise que cada gestor de cobro cuente con las herramientas adecuadas: teléfonos, acceso a Internet, fax y mensajería.
- Cuente con un cobrador – mensajero, para las gestiones de cobro y recuperación. (según volumen de operación y tamaño de su cartera de clientes)
Seguimiento:
- Revisión de la cartera de clientes cada 3 días.
- Envío de cartas de cobranza con plazos de 5-7 días previo a traslado a cobro jurídico
- Gestiones por e-mail
- Contactar por correo o e-mail a mas de un nivel dentro de su cliente.
- Reporte semanal del estado de la cartera.
- Capacitar al personal de gestión de cobranza. Mantenerlo actualizado.
- No descuidar los horarios en que se puede contactar a los clientes (posiblemente necesite horarios nocturnos de cobro)
Como documentar un refinanciamiento:
- Prepare un pequeño contrato
- Anexe un pagaré por el monto a refinanciar.
- Si es posible obtenga cheques post-fechados.
- Establezca plazo y tasa de interés acorde a niveles de mercado.
Conclusiones
Usted podría decidir no dar mas crédito, sin embargo esto es difícil porque es la forma que el mercado demanda, lo importante es dar un mejor crédito, investigar a los clientes y documentar de la mejora manera. En las Cuentas por Cobrar está el efectivo de su operación, recuperarlo y ponerlo a trabajar de nuevo es el giro de los negocios, por ello el área de Créditos y cobros debe estar capacitada y supervisada.
Una gestión adecuada en el manejo y administración de sus cuentas por cobrar es equivalente a decir: un manejo adecuado de su efectivo.
(Articuloz SC #845779)
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Cuando se trata de elegir una tarjeta de crédito, hay varias cosas que se tienen que tener en cuenta para asegurarnos de que estamos eligiendo la tarjeta de crédito adecuada a nuestras necesitades.
Con los servicios de reunificación de deudas se consigue pagar menos cada mes y se tiene más dinero. Reunificar todas las deudas de tarjetas de crédito, de créditos, préstamos e incluso hipotecas en un sólo pago y así reducir la deuda es un gran beneficio y da un cierto equilibrio. Para ello se tiene que tener en cuenta que la única forma es hipotecar o rehipotecar la vivienda.
En Suecia ha surgido una nueva moda que está preocupando a las autoridades locales: los préstamos rápidos por SMS. El mecanismo es muy sencillo: mandas un SMS y en 15 minutos recibes un préstamo de unos 300 euros que tendrás que devolver en 30 días y con un tipo de interés del 18%. El problema es que este tipo de créditos está dirigido a personas jóvenes y/o con bajos ingresos que al expirar el plazo no pueden devolver el dinero, y deciden volver a pedir un crédito para hacer frente al anterior
“Necesito dinero y rápido“. Esta es una de las frases que más se repiten hoy en día como consecuencia del aumento de las hipotecas y la crisis del crédito. Existen diferentes fórmulas de alcanzar este objetivo desde la venta de patrimonio hasta los llamados créditos fáciles. Cada persona y familia elegirá la que mejor se adapte a sus necesidades y sobre todo a su situación económica. Sin embargo, hay opciones más ventajosas que otras desde un punto de vista más objetivo.
Prácticamente todo el mundo ha necesitado dinero rápido y sin demora en algún momento. El vencimiento de un pago o una oferta irresistible son los motivos más comunes para tener que solicitar un préstamo urgente. Sin embargo, no todas los bancos y cajas de ahorro están en disposición de poder entregar el dinero con la celeridad necesaria. En estos casos no queda más remedio que acudir a otras entidades financieras especializadas en resolver este tipo de situaciones.
Saldar el vencimiento de una deuda, comprar una oferta puntual, imprevistos relacionados con la salud y, sobre todo, las vacaciones, son los motivos más comunes para necesitar ‘dinero rápido’. Aunque lo ideal es contar con un capital en el banco para este tipo de situaciones los elevados tipos de interés y el alto endeudamiento de muchas familias dificulta este tipo de acciones preventivas. Además, puede que incluso ahorrando el importe sobrepase nuestra previsión.
Alertarnos a observar por dónde se fuga nuestro dinero nos ayudará a lograr economías personales más sanas.
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Hoy mas que nunca debemos utilizar los presupuestos como principal guia en la gestion de los negocios. Un negocio sin presupuesto y sin el seguimiento al mismo, es como un barco sin brújula. Se dirigirá hacia donde la corriente lo lleve. Debemos contar con un presupuesto bien elaborado y con seguimiento en forma mensual, bimensual, trimestral y acumulado.
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