Escribir Para Ser Entendido

Escribir para ser entendido

El Poder de una Nota

En mi primer trabajo como editor deportivo para Leader Enterprise, de Montpelier, Ohio, no recibí mucha correspondencia de admiradores, por lo que me intrigó un carta que encontré en mi escritorio una mañana. El sobre tenía el logotipo del periódico de la ciudad importante más cercana, el Toledo Blade.

Cuando lo abrí, leí: "Buen artículo sobre los Tigres. Continúe con el buen trabajo". Estaba firmado por Don Wolfe, el editor deportivo. Debido a que yo era un adolescente (me pagaban la gran cantidad de 15 centavos por pulgada de columna), sus palabras no pudieron entusiasmarme más. Guardé la carta en el cajón de mi escritorio hasta que quedó raída. Siempre que dudaba si tenía las características indicadas para ser escritor, leía la nota de Don y recuperaba el ánimo.

Más adelante, cuando lo conocí, me enteré que Don tenía la costumbre de escribir unas palabras de aliento a todas las personas, sin importar a qué se dedicaran. "Cuando logro que los demás se sientan bien respecto a si mismos", me dijo él, "yo también me siento bien".

No era sorprendente que tuviera muchos amigos en los alrededores de Lake Erie. Cuando murió el año pasado, a los 75 años, el periódico recibió multitud de llamadas y cartas de personas que habían recibido sus palabras alentadoras. El señor Toledo Blade, como era conocido, en verdad las había hecho sentirse bien respecto a sí mismas.

A través de los años, he tratado de imitar a Don y a otros amigos que se interesan lo suficiente como para escribir comentarios alentadores, porque creo que intentan algo importante. En un mundo que con demasiada frecuencia se muestra frío e indiferente, notas como ésa son fuentes de cordialidad y ánimo Todos necesitamos que nos animen de vez en cuando y se sabe que unas líneas de elogio pueden cambiar un día, incluso una vida.

Entonces, ¿ por qué no abundan quienes escriben notas optimistas ?

Supongo que muchas personas no acostumbran esta práctica porque son demasiado tímidas. Temen ser mal interpretadas, que las consideren banales o aduladoras. Además, para escribir se necesita tiempo y es mucho más sencillo hablar por teléfono.

El inconveniente de las llamadas telefónicas es que no perduran. Una nota de más importancia a nuestros buenos deseos. Es cuestión de récord y nuestras palabras pueden ser leídas más de una vez, pueden saborearse y atesorarse.

(escrito por Fred Bauer tomado del libro Amor al Trabajo de Jack Canfield y Jacqueline Miller, 1996)

Redacción Eficaz

Para muchas personas comunicarse en forma escrita resulta aburrido. La parte más difícil de la tarea es autodisciplinarse para tomar el tiempo de sentarse y escribir. Aunque las intenciones son generalmente buenas, con frecuencia se pospone el acto físico de escribir al extremo de que el mensaje se queda sin exponer, o se emplea alguna otra forma de comunicación. La comunicación escrita es uno de los métodos más económicos para hacer llegar una idea o pensamiento y a la vez provee excelente documentación para el intercambio de información.

Probablemente Usted escribe un memorándum, un informe o una carta cada semana, quizás si hasta cada día, como parte de sus actividades de negocios, profesionales o de asociación. Con esa práctica es posible que Usted piense que domina perfectamente la materia y que por consiguiente no necesita de consejos en lo que respecta a las cuestiones básicas de la función de escribir.

Es posible que así sea. Formúlese a sí mismo las siguientes preguntas:

- Cuántas veces durante el último mes un memorándum interno escrito por Usted ha sido erróneamente interpretado por alguien y como resultado se han producido preguntas innecesarias ?

- Cuando fue la última vez que perdió un posible cliente o comprador porque él o ella no comprendió el sentido de su carta ?

- Ha empleado alguna vez un gran número de días preparando un largo informe para los miembros de su empresa, solamente para comprobar más tarde que ninguno de dichas personas se tomó el trabajo de continuar leyendo después del primer aburrido párrafo ?

Si alguna de las anteriores situaciones le resultan algo familiares, no se descorazone. Ocurren todos los días y continuarán ocurriendo porque el arte de escribir no es una ciencia exacta. No hay reglas grabadas en concreto que garanticen que su mensaje expresará exactamente lo que Usted quiere comunicar, y ni siquiera que las personas lo leerán.

Ese es uno de los motivos por el que muchas personas prefieren tratar sobre cuestiones importantes en persona. Entonces, si se producen preguntas, Usted está ahí listo para responder. Pero cuando hay situaciones en las que no es posible la comunicación cara a cara,  Usted tiene la obligación para con su negocio, profesión o asociación de tener la habilidad de poder comunicarse eficientemente en forma escrita.

Exprese Su Propósito

El primer paso en el método de escribir deberá ser siempre el mismo. Aunque parezca algo muy elemental, lo primero que tiene que determinar es exactamente qué es lo que se propone comunicar. Si Usted no está seguro sobre lo que quiere decir, su lector no podrá comprenderlo.

Comience formulándose las siguientes tres preguntas básicas:

- Cuál es la verdadera razón por la que voy a escribir ?

- Cuál es el aspecto o cuestión principal que quiero comunicar ?

- Cómo quiero que reaccione el lector a lo que le comunico ?

Una vez que haya definido mentalmente su propósito, escríbalo como su primer párrafo. Ese breve resumen le dirá a su lector hacia dónde Usted se encamina y qué puede esperar aprender de la lectura de su memorándum o informe. Al expresar sin rodeos su propósito, el lector sabrá qué puede esperar de su escrito y por tanto no experimentará frustraciones.

Jim Lufkin establece una analogía entre un primer párrafo y un rompecabezas en su libro, "Writing at work: Dos, Don't and How Tos." En dicho libro pregunta, - Ha tratado alguna vez de completar un rompecabezas sin una fotografía o dibujo que lo oriente ? Por supuesto que puede ser hecho, pero no es fácil. El leer se asemeja algo a armar un rompecabezas. El tener un concepto del contenido del escrito hace que su lectura resulte mucho más fácil. Constituye una orientación para comprender en dónde y en qué forma encajan las distintas partes de un escrito o informe."

Algunas veces, escritores demasiado entusiastas entierran sus aspectos principales entre el "Estimado amigo" y el "sinceramente tuyo" en un esfuerzo por crear interés. Recuerde que no está escribiendo una historia de detectives. Su labor no es la de crear un suspenso para un final sorprendente, sino expresar el concepto que quiere comunicar en forma tan rápida y precisa como sea posible.

En ocasiones se verá forzado a escribir una carta portadora de malas noticias. En tales situaciones puede resultar apropiado brindar los antecedentes necesarios para una mejor comprensión del problema. Pero no se extralimite en este aspecto. Más tarde o más temprano tendrá que abordar el problema. Y es mejor más temprano que más tarde.

Escriba Con Naturalidad

Al escribir su memorándum, carta o informe, hágalo con naturalidad. No escoja palabras que es posible que su lector no comprenda. Use palabras y frases que tanto Usted como el lector promedio puedan comprender fácilmente.

El Castellano es un idioma rico, flexible y útil. Deberíamos usarlo en todas nuestras comunicaciones.

 La correspondencia es una parte importante de la cara que mostramos al mundo. Cada carta que escribimos crea una impresión definida en la mente del lector. También transmite, o fracasa en transmitir, información. Las comunicaciones deben ser escritas en lenguaje sencillo con un vocabulario simple.

Los abogados han adquirido la reputación de escribir en forma que no puede ser comprendida por la persona promedio. Tome el ejemplo citado por Jefferson Bates en "Writing with Precision "...

- "Nosotros respectivamente solicitamos, pedimos y rogamos, que se tomen medidas debidas y adecuadas, en el día de hoy y en fecha posterior, para la satisfacción de las necesidades nutritivas del solicitante y para la organización de los métodos que sean considerados necesarios y adecuados para asegurar la recepción por y para el referido solicitante de los productos a base de cereales cocidos al horno, en cantidades que sean, a juicio de los anteriormente mencionados solicitantes, suficientes para llenar el propósito referido".

En caso de que no pueda reconocer la traducción legal del anterior viejo pasaje, ella es la siguiente:

"Danos hoy el pan nuestro de cada día" - de la oración del Padre Nuestro.

Sea  Breve

Muchas personas esperan que dos de cada tres informes resulten aburridos. es desafortunado, pero generalmente dos de cada tres informes lo son. Página tras página de material similar al de extractos de enciclopedias, no son ciertamente conducentes a estimular el interés del lector.

Aparte del estilo en la escritura, la extensión de un memorándum o informe con frecuencia desanima al lector. Por supuesto, esto no quiere decir que deba excluir detalles importantes. Si se necesitan materiales de antecedentes para una mejor compresión por parte del lector, los mismos deberán ser incluidos. Pero no haga un hábito de escribir excesivamente.

Cuando se enfrente con un memorándum o informe de seis paginas que no puede ser acortado, ayude a su lector a romper la monotonía con unos cuantos trucos que los directores de revistas emplean con frecuencia. Rompa o divida los párrafos largos, hasta cuando la lógica no lo demande. Al lector promedio le resulta difícil mantener el interés cuando se enfrenta con grandes bloques de material escrito a máquina.

Los subtítulos constituyen otro medio visual que puede ayudar a su lector. Rompe la monotonía de los grandes bloques de material escrito y también sirven de orientación hacia las cuestiones básicas que se quieren comunicar. Si los subtítulos se escriben correctamente, pueden expresar toda la historia de una solo ojeada.

También pueden utilizarse gráficos, tablas y fotografías para reforzarla comunicación. Estopuede ser especialmente importante para los lectores que tienen mejor aptitud para las matemáticas y la ingeniería que para la palabra escrita.

Pautas a   Seguir

Aunque no existen reglas terminantes y definidas para escribir, las siguientes pautas generales mejorarán sus habilidades de comunicación como líder de una asociación o ejecutivo de negocios.

Use lenguaje especifico y definido. El método más eficaz para despertar y mantener el interés de su lector es ser preciso. No diga, "hubo un período de mal tiempo." Sea preciso y diga, "nevó todos los días de la semana."

Exprese los hechos en forma positiva. Por ejemplo, "El no llegaba a tiempo con mucha frecuencia a las reuniones," resulta una forma monótona e incolora de expresión si se le compara con la siguiente, "Generalmente llegaba tarde a las reuniones."

Elimine las palabras innecesarias. No haga más largas sus oraciones con frases que se apartan del significado de lo que Usted quiere decir. Algunas palabras innecesarias son fáciles de identificar: el hecho de que, con respecto a, por parte de, con el resultado de que. Elimínelas de su vocabulario para escribir.

Use verbos activos. El escritor con frecuencia trata de crear interés empleando cinco adverbios cuando un solo verbo activo puede llenar el cometido en menos espacio.

Revise y escriba de nuevo. Muy pocos escritores son tan eficientes como para alcanzar la perfección en lo primero que escriben. Para producir lo que se desea, es muy frecuente el tener que mejorar el primer borrador eliminando palabras innecesarias, llevando más claridad a las expresiones, y reemplazando palabras con otras que de manera más exacta reflejen lo que uno desea comunicar.

Varíe el estilo y el largo de sus oraciones. La estructura de las oraciones que siguen un mismo modelo, el nombre antes del verbo, sin ningún cambio en el ritmo pueden ser tan aburridas como oraciones que tengan siempre diez palabras. Brinde a su lector variedad en la estructura de sus oraciones. Si su lector está haciendo el esfuerzo de leer su escrito, lo menos que merece es ser mantenido despierto.