El Arte De Escuchar - Marketing Personal

El Arte de Escuchar

 

No podemos comunicarnos  bien si no sabemos escuchar. Pero, aunque escuchamos todos los días, con frecuencia lo hacemos mal. El escuchar bien es una habilidad poco común, que requiere concentración, deseo de comprender, penetración para entender lo que quiere decir la otra persona y buen juicio para saber cómo actuar.

Entre los que no saben escuchar, están los que se muestran impacientes y consideran el escuchar una imposición. Los agresivos, al escuchar con vehemencia, intimidan al que habla. Los seudointelectuales se mantienen  sordos a las emociones del interlocutor, buscando sólo ideas que puedan usar. Los pasivos no contribuyen en nada, se limitan a mover la cabeza afirmativamente en los momentos apropiados. Los inexactos se imaginan significados que distorsionan la intención del interlocutor.

El que escucha mal decide de antemano que el tema no es interesante, critica mentalmente las peculiaridades del interlocutor, quiere escuchar sólo los hechos, opina prematuramente, no asimila conceptos difíciles o sueña despierto.

La persona que sabe escuchar se fija en las expresiones, los gestos y el "idioma corporal" del que habla. Admite no saber algunas cosas, hace preguntas y pide aclaraciones. No juzga instantáneamente todo lo que oye. Crea un ambiente cordial y amigable que invita a una conversación sin trabas.

El que escucha bien sabe además controlar la cólera, especialmente cuando se siente atacado por expresiones étnicas, raciales o sexuales.

Para escuchar bien son necesarios cuatro pasos: captación del mensaje, interpretación, evaluación y respuesta. Sólo se necesita la mitad de la capacidad de la mente para recibir la información que puede proporcionar un interlocutor. La otra mitad, que debería ser usada para interpretar y evaluar dicha información, con frecuencia se desperdicia, dejando que la mente divague.

 

El escuchar bien es una habilidad que se aprende

Un error común es pensar que la habilidad de escuchar depende de la inteligencia de una persona. No es así. El escuchar es una habilidad que se desarrolla; nunca es algo instintivo. Es posible aprender a escuchar bien, y para ello no se requiere un cociente de inteligencia alto. Esto ha sido demostrado en las pocas escuelas y firmas donde se enseña el arte de escuchar. Después de unas sesiones de capacitación, el porcentaje de los mensajes recordados ha sido hasta tres veces mayor que antes dela capacitación. Inclusolas personas con problemas auditivos han mejorado su captación de mensajes; de manera que no culpe solo a sus oídos si escucha mal.

Otra creencia errónea es que la persona que escucha mucho sabe escuchar.

Esto tampoco es verdad en todos los casos. La práctica ayuda a crear hábito, no a lograrla perfección. Siuna persona ha desarrollado malos hábitos al escuchar, al repetirlos solo hará que le sea más difícil cambiar.

No se nos enseña a escuchar.  ¿Cuántas escuelas ofrecen cursos sobre el arte de escuchar?

No muchas,  ¿verdad? No debe sorprendernos, por tanto, que la mayoría de nosotros no comprendamos ni las reglas básicas en este campo.

El desarrollar la capacidad de escuchar bien es tal vez más importante de lo que pensamos. Se han realizado muchos estudios para determinar cuánto tiempo dedica una persona a escuchar. Los resultados han sido muy interesantes. Por ejemplo: en un estudio se llegó a la conclusión de que el hombre de negocios promedio dedica el 40% de su trabajo a escuchar. La cifra para ejecutivos está más cerca del 80%.   Imagínese!

Muchos de los asuntos más importantes del mundo se deciden alrededor de  mesas de conferencias. En estas conferencias, cuando habla una persona, es de suma importancia que todos los demásla escuchen. Unadecisión basada en una declaración mal entendida podría afectar millones de vidas.

Las decisiones que usted tome , tal vez no afecten a un millón de personas, pero sin duda afectan a la persona que más depende de usted, ¡ usted mismo!

¿Cuánto tiempo dedica usted a escuchar? Probablemente más tiempo del que piensa.

Sin embargo, la atención sin interés no sirve. Por esto, busque maneras de interesarse en lo que dice la otra persona. Conteste estas preguntas:

Cuando una persona habla con usted,  le

cuesta concentrarse en lo que le dice?. . . . . . . . . . . . . si           no

                 

Cuando alguien le habla,  trata a veces de hacerle creer que presta atención

cuando no lo hace?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . si            no

Cuando escucha a alguien,  le distraen otros sonidos, la gente que está cerca

u otras cosas?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .si            no

Algunos piensan que pueden saber, antes de que una persona hable, si ésta va decir algo importante. Basándose en experiencias previas o en la apariencia de la persona, creen que saben lo que va a decir. Los que tienen esta actitud no saben escuchar y a menudo se pierden información muy valiosa porque "ya sabían lo que se iba a decir".

La clave del interés esla necesidad. Siusted necesita entretenerse, le prestará mucha atención a un disertante que le entretenga. Si necesita información sobre los códigos de construcción escuchará con mucho cuidado una conferencia técnica sobre el tema. Si necesita conocer mejor a una persona para poder comunicarse con ella, no se perderá una palabra de lo que ella diga.  

Sabe usted escuchar?  Indique sí o no en los puntos de la siguiente lista y  vea en qué aspectos necesita mejorar.

                                                                                                    Sí       No      Necesito Mejorar

                   1. Con frecuencia me encuentro esperando mi

                       "turno para hablar".                                              .....     .....    .............

                   

                   2. Comprendo al importancia de saber escuchar

                       en mi vida diaria.                                                  .....     .....    .............

                   3. Comprendo que el escuchar bien es algo que

                        se aprende y estoy dispuesto a desarrollar mi

                        capacidad de escuchar.                                       .....     .....     .............

                   4. Cuando alguien me habla, le presto toda aten-

                       ción.                                                                    .....     .....     ..............

                   5. Les animo a otros a hablar escuchando con in-

                       terés en lugar de hablar.                                       .....     .....     ..............

                   6. Doy por sentado que todos tiene algo impor-

                       tante que decir y estoy ansioso de compren- 

                       derlos.                                                                 .....     .....     ..............

                   7. Uso preguntas para guiar al que habla y hacer

                       que él me aclare el mensaje.                                 .....     .....     ..............

                   8. Me "comunico" con los que me hablan con mis

                      acciones, expresiones faciales, etc.                        .....     .....     ..............

                   9. Repito lo que  he entendido para que mi inter-

                       locutor se dé cuenta de lo que he captado.           .....     .....     ..............

                 10. Cuando no comprendo algo claramente, digo

                       algo como  "Me dices que...  ¿he comprendi-

                       do bien?".                                                            .....     .....     ..............

                 11. Procuro captar no sólo las palabras sino todo

                       el mensaje de las personas que me hablan.           .....     .....     ...............

                 12. Estoy consciente de los tonos de voz y las ac-

                       ciones que pueden transmitir mensajes no ex-

                       presados con palabras.                                       .....     .....     ................

                 13. Preparo esquemas mentales mientras escucho,

                       para asegurarme de que he captado todos los

                       puntos principales del mensaje.                           .....     .....     ................

                 14. Reviso mi esquema mientras escucho para no

                       olvidar ningún punto importante.                         .....     .....    .................

                 15. Revisaré esta lista cada tres meses.                    .....     .....     .................

                      

Una técnica usada por algunas personas es dar por sentado que todos tienen algo importante que decir. Cuando se tiene esa actitud en una conversación, se tiende a escuchar todo el mensaje para no perder "la parte importante".

Desarrolle en su mente el deseo, la necesidad  de aprender a escuchar mejor, y aumentará su interés en otras personas.

BUSQUE EL MENSAJE

El que sabe escuchar es como un  "cazador". No se limita a esperar pacientemente que el mensaje le llegue, sino que va en su busca. Al escuchar, usted no se encuentra totalmente a merced del que habla para recibir su mensaje. Usted puede buscar el mensaje y aclararlo mediante la aplicación de ciertas técnicas.

Cuales son estas técnicas? A más de prestar atención y interesarse en el mensaje,  ¿qué más puede hacer?

Puede hacer mucho. Póngase en el lugar de la persona que habla. Si el que hablara fuera usted, ¿cómo se sentiría si su interlocutor permaneciera inmóvil, con la vista fija en usted?  Probablemente se sentiría muy incómodo y se comenzaría a preocupar más de la inactividad de su interlocutor que de transmitir su mensaje. La forma en que le escuchan afecta al que habla.

Técnicas básicas que puede usar para mejorar su forma de escuchar:

a)   Escuche "con todo su cuerpo". Se le preguntó cierta vez a un actor que escribiera la técnica que le había ayudado a triunfar. El manifestó: "Si desempeño el papel de un viejo, no me limito a vestirme como viejo, sino que actúo como viejo con todo mi cuerpo".

b)  Use expresiones faciales y los movimientos de su cuerpo para comunicarse con el que habla. Siéntese hacia adelante y elimine todas las distracciones entre usted y el que habla. Incline la cabeza cuando esté de acuerdo; levante las cejas cuando se sienta confundido; sonría cuando se sienta complacido; muestre interés con todas sus emociones. Al hacer esto, le ayudará a la otra persona a comunicarse mejor.

c)   Ofrezca señales orales al que habla. Así como el conductor de un automóvil busca señales de límite de velocidad, de desviación y de peligro para encontrar el mejor camino, el que habla busca señales de su interlocutor para comunicarse mejor. Estos signos pueden ser palabras como" ajá", "por supuesto", "comprendo", "no entiendo eso muy bien", y otras similares. Use esas palabras para indicarle al que habla cuando seguir más despacio o más rápido, detenerse o cambiar de dirección.

d)  Repita el mensaje para aclararlo. En la televisión se usa el sistema de repetición instantánea para que el público vea lo que ha pasado con más claridad. Se puede usar esta misma técnica para mejorar las comunicaciones.

e)   Cuando no esté seguro de haber entendido bien, indíqueselo a su interlocutor:  "Me dices qué... te entendí bien?".

f)   Puede decir también:  " En otras palabras... " y repetir el mensaje como usted lo escuchó. Ensaye esto con un amigo lo antes posible. Seleccione un tema que les interese a él y a usted; luego pídale que hable. Después de que haya hecho varios comentarios, repita su mensaje en forma resumida. Luego cambie de papeles con él y pídale que le escuche. Al principio tal vez le parezca esto un poco extraño, pero después le será divertido.

g)  Procure captar el mensaje y no sólo las palabras. Si su hijo le dice "Papi,  ¿me tomarías de la mano cuando vayamos a la escuela?"  ¿Cuál es su mensaje? Le pregunta simplemente si va usted a tomar su mano o le quiere decir tal vez: "Papi, tengo miedo".  ¿Me tomarás de la mano para que me sienta protegido?".  Hay muchos indicios que nos indican cuando no se está transmitiendo todo el mensaje en las palabras.

h)  Las expresiones faciales, los gestos, el tono de la voz, el contacto visual, el movimiento de las manos, todo ello ayuda en la transmisión de información. Sin embargo, si usted no está consciente de esta comunicación, es posible que se pierdan los mensajes no expresados con palabras, que muchas veces son opuestos a los expresados.

i)    Resuma lo que escuche. La velocidad normal de una persona al hablar es de125 a150 palabras por minuto. Nuestra mente piensa mucho más rápido. Aproveche eso para ir resumiendo lo que escuche. Resuma como si tomara notas de una disertación. Use palabras clave para acordarse de los puntos principales. No trate de recordar oraciones enteras. Ciertos estudios recientes han demostrado que los estudiantes que toman menos apuntes son los que más recuerdan lo que han oído.

j)    Mientras más extensos sean los apuntes que usted tome, menos podrá escuchar. Prepare breves esquemas mentales y revíselos más tarde.

(tomado del manual de capacitación dela Junior Chamber International)

Muchas son las anécdotas que pueden vivir sobre este nuevo hábito que debemos asumir para comprender y ser comprendidos. Hoy y sólo hoy me tomaré el tiempo necesario, sin ofuscarme, la libertad de abrir mi mente para escuchar a mi alrededor. No sólo escucharé con mis oídos, sino que seré parte del todo con mis sentidos para absorber la energía del mensaje. Y al final del día, en paz conmigo mismo, me escucharé sobre lo aprendido.  Si notamos incomodidad o disgusto al hacerlo, es bueno que repitamos este ejercicio varias veces, hasta convertirlo en una costumbre diaria.

 

 

 

 

Por qué no escuchamos bien

 

Alexandra Pierce, profesora de música y movimiento en la Universidad de Redlands, ha impartido cursos en los que enseñaba a escuchar tanto música como no música a mayores de 21 años. Y dice, que precisamente que en cierto modo estamos ciegos respecto a nuestro entorno visual, tenemos una sordera relativa respecto al entorno oral. Estas son algunas de las razones posibles:

• Indiferencia y falta de entrenamiento: Somos despreocupados en la forma de escuchar. No ejercitamos nuestros oídos. Distorsionamos las palabras y su significado. La pérdida de oído en la vejez puede deberse, en parte, al resultado de esta indiferencia. Pierce citó un estudio de Stanford según el cual los guerreros masai de Africa oriental no muestran una disminución en el oído con la edad.

• Resistencia a sonidos desagradables: La gente rechaza ciertos sonidos, como el del cepillo de dientes. Levantamos un muro para no escuchar a alguien que mastica apio. Nos cerramos a los sonidos desagradables del mismo modo que nos cerramos a las emociones desagradables. Por ejemplo, la gente puede recordar ciertos sonidos de su infancia de una forma negativa, como la turbulencia que precede a un divorcio, puertas que se cierran de golpe, voces repentinas, sonidos explosivos, sonidos asociados a discusiones. El tipo especifico de sonido se convierte en un motivo unificador en torno al cual la gente organiza su otro oído, sin embargo se puede aprender a abrirse al sonido conflictivo sin trauma.

• Predisposición cultural hacia lo visual: Nuestra propia lengua enfatiza lo visual. Hablamos de visión y de visionarios. Pero no tenemos un término para calificar la audición inspirada.

• Oír más abstractamente que directamente: Exactamente igual que la gente tiene dificultad en el arte porque tratan de dibujar lo que recuerdan, no lo que ven, tendemos a describir un objeto asociado más que el sonido. Cuando se nos pregunta qué es lo que oímos, probablemente diremos "las llaves" más que describir el golpeteo en nuestro bolsillo. Cuando se les pide a los músicos que describan la música que están oyendo, tienden a nombrar los instrumentos específicos (violín, clarinete o piano) más que describir la música en sí.

• Problemas personales: El bloqueo más grande para  oír puede ser el miedo a la verdad: "lo mismo que limita la visión". La gente teme las implicaciones de lo que oye porque puede que tengan que actuar, por eso bloqueanla percepción. Lagente experimenta intensas emociones al sonido. El sonido es muy caliente. Pierce cree que el sonido se convertirá cada vez más en un problema sociopolítico. Habla del imperialismo del sonido, la intrusión de motores sonoros, cortacéspedes y música amplificada. Y aquellos que están obligados a trabajar o a vivir en entornos ruidosos pueden sufrir un daño al aparato del oído en menos de seis horas, dijo. Como grupo, los músicos son los peores oyentes. Muchos graduados del conservatorio dicen que se sienten molestos porque no pueden oír ciertas cosas. A medida que se han especializado más y se han hecho más expertos, tienen que estar a la altura de lo que se espera y producir ciertos sonidos.

(tomado de Pragmagic de Marilyn Ferguson, Patricia Perrin, William S.E. Coleman Jr.)

 

 

 

El poder de la palabra hablada

Qué es la Oratoria ?

Algunas palabras como hogar, amor, nacionalismo y educación tienen diversos significados, tanto abstractos como concretos, que no pueden ser definidos en forma explícita y completa con simples frases. Oratoria es una de estas palabras. Significa algo diferente en cada cultura, e incluso dentro de una misma cultura, el significado cambia con el tiempo.

Comencemos con la idea de que la oratoria es una clase especial de disertación. El orador habla con un fin especial, de una manera especial, en un momento especial. La idea de que es especial es importante, puesto que la oratoria no es una disertación ordinaria. En la oratoria, los temas son importantes, interesantes; las ideas se presentan en forma original, clara, organizada, lógica y elegante, para producir un efecto de elocuencia extraordinaria. Generalmente no consideramos como oratoria la disertación en una clase o un almuerzo. La oratoria se eleva por sobre el nivel común en el efecto emotivo que causa en el que escucha. La oratoria es un esfuerzo creador mediante el que se aclaran, expresan, ennoblecen y dramatizan ideas importantes. Su finalidad es impresionar, convencer o instar al público a actuar.

Aristóteles definió la oratoria como "la facultad de encontrar todos los medios de persuasión sobre un tema". Quintiliano, el retórico hispanolatino, considerado a menudo como el mayor maestro de oratoria de todos los tiempos, consideraba la oratoria "el arte de hablar bien", y Cicerón, la describía como "el arte de la persuasión".

Estas definiciones clásicas de la oratoria no han cambiado. La oratoria continúa siendo la forma más elevada de comunicación, un arte mediante el que se influye en el lado positivo de la naturaleza humana.

Los griegos consideraban la oratoria la más noble de todas las artes, la aristócrata de todas las formas de hablar en público. Al orador se lo tenía en gran estima. Era respetado, admirado y considerado ciudadano de habilidad e influencia extraordinarias.

En cierto sentido, la oratoria es lo mejor de la expresión oral, se viste con lo mejor del idioma y se basa en lo mejor de la naturaleza humana. Va más allá de los simples hechos y detalles. Se dirige al alma y a la conciencia del que escucha y afecta su sentido estético.

Por lo tanto, la oratoria no es un simple discurso "glorificado". No es tampoco una exhibición artificial, falsa y emotiva de palabras y frases altisonantes. (desgraciadamente, algunos piensan que eso es la oratoria). La oratoria  no es una disertación informativa, aunque es posible que contenga información; no es una charla para entretener, aunque es posible que entretenga; no es un simple debate, aunque debe contener argumentos sólidos. No es tampoco la declamación de un ensayo literario, al que se le exige que, como buen ensayo, debe caracterizarse por la unidad, coherencia, equilibrio y claridad de las ideas.

La oratoria es "una forma de discurso cuidadosamente preparado, y expresado con dignidad y elocuencia con el fin de satisfacer la mente e inspirar el corazón, para llevar a la fe y a la acción".

Énfasis

La oratoria debe incluir información que "satisfaga la mente", pero dicha información debe ser presentada en forma que "inspire el corazón". El orador debe preguntarse continuamente: "Si yo fuera uno de los oyentes, me sentiría  motivado a actuar ?"

Para motivar a otros a actuar, es esencial que Usted mismo esté informado e interesado. Por ello, la selección del tema es de suma importancia.

Tema

La selección del tema no debe constituir un problema. Usted necesita tener fe  en el tema y estar convencido de que puede inspirar a los oyentes. El tema debe ser algo que interese, apasione, impresione, emocione o inspire.

Presente el tema a través de personas y eventos. Así podrá introducir actitudes, motivos, emociones y conclusiones. Concéntrese pues en personas y no en cosas. Los factores impersonales nunca inspiran. Esto quiere decir que su tema y su mensaje deben estar estrechamente entrelazados. Revele los hechos en forma clara, relacionando la información con principios, sentimientos y reacciones emotivas.

De esta manera, se preserva la riqueza de la dicción y el estilo al mismo tiempo que se presentan detalles inspiradores. Es obvio que Usted se sintió motivado por algún aspecto del tema seleccionado. Es ese aspecto el que debe destacar. Sólo entonces sus sinceras convicciones inspirarán a los oyentes. Usted debe informar a su público como se informó Usted; interesarlo como se interesó Usted; inspirarlo como se inspiró Usted; activarlo con su consagración genuina al tema y a la acción sugerida.

Preparación

La oratoria toma tiempo, pero es tiempo bien invertido. Piense en el tema antes de comenzar a poner por escrito su discurso. Investigue el material, desarrolle ideas conversando con otros. Usted debe comprender todos los aspectos importantes que se relacionen con su tema. Son estos aspectos los que se comunican al público para consideración y acción.

Los eventos históricos cobran vida cuando Usted los relaciona con un asunto contemporáneo o un suceso reciente. El tema que Usted seleccione debe ser el apropiado para usted. Esto puede lograrlo sólo cuando es algo que interesa y preocupa a los oyentes.

Sus palabras, llenas de información basada en investigación, deben girar en forma natural alrededor del tema.

Composición y Construcción

La introducción debe ser interesante, impresionante y original. Es necesario que con los comentarios de apertura Usted atraiga la atención de los oyentes, se gane su buena voluntad, incremente su receptividad, y abra el camino para lo que vaya a decir. La reacción de los oyentes debe ser el deseo de más información y luego de actuación. El resultado final será la reacción personal.

El relato debe desarrollarse gradualmente, revelando detalles en forma concisa.

La conclusión es el punto culminante, el más importante dela oratoria. Esteclímax deberá ocurrir como resultado natural de una acumulación progresiva de ideas. de no ser así, parecerá creado artificialmente.

Debe volver a destacar, dramatizar y ennoblecer la idea principal y su objetivo, y luego terminar con una despedida que deje a los oyentes  con la sensación de que realmente Usted ha terminado de decir lo que tenía que decir.

Comentarios Generales

Para que haya riqueza de dicción y estilo, no se requiere un idioma verboso ni artificial. El lenguaje florido o las palabras vanas que suenan quizá impresionantes, pero que no transmiten la idea correcta, debilitan la oratoria e impiden la demostración de una convicción sincera. Use palabras pintorescas que transmitan imágenes definidas, pero evite expresiones triviales, gastadas o de jerga. Use citas con moderación para ilustrar alguna idea en forma concisa.

Las preguntas retóricas pueden ser útiles, pero pueden también distraer o alejar a los oyentes. Por tanto, úselas con cuidado.

Tenga también cuidado con el humorismo, el cual normalmente ofrece escape a sentimientos profundos y sinceros, que son esenciales en una buena oratoria. Evite también los soliloquios.

Los apuntes constituyen una fuente de distracción y no deben usarse en la oratoria, son inaceptables para muchos jueces.

Al preparar el discurso, escríbalo en un buen idioma hablado. El estilo literario resulta bueno para leer, pero no para escuchar.

Como regla general, use oraciones cortas con una sola idea. Si están bien construidas, resultarán naturales cuando las presente. Este estilo es más fácil de recordar, más fácil de comprender y, por tanto, más eficaz. La oratoria requiere una convicción profunda, no una proclamación a gritos

A quién no le ha tocado protagonizar un Discurso Imprevisto

 

Introducción

A la mayoría de las personas se les presenta tarde o temprano la necesidad de hablar en público de manera imprevista. Es muy posible que usted sea de repente "reclutado" para decir algo frente a un grupo. Con una mente rápida y habilidad para relatar alguna anécdota interesante, se puede a veces afrontar inicialmente la situación, pero eso no es siempre suficiente. A continuación le ofrecemos algunas ideas que le ayudarán a salir airoso cuando tenga que dar un discurso imprevisto, así como recomendaciones generales para sesiones de oratoria e ideas de posibles ejercicios.

 Ideas para salir airoso

Uso de los comentarios del orador previo

Es posible que el presidente de la función o el orador previo haya expresado una idea sobre la que usted pueda hacer algunos comentarios.

Pasado, presente y futuro

Todo y todos tienen un pasado, un presente y un futuro. El reconocimiento de esta verdad básica puede ayudarle a comenzar su discurso imprevisto con las palabras como:  "Recuerdo cuando", "En el futuro", etc.

Nombres, situaciones, opiniones

Todos podemos recordar los nombres de algunas personas asociadas con diversos deportes, eventos históricos, invenciones, movimientos políticos. La mención de un nombre puede iniciar un conjunto de ideas que usted puede usar para su discurso.

Si puede pensar en una situación o un tema que se relacione con la ocasión, usted tendrá buen  material.

Todos tenemos opiniones sobre actitudes, tendencias, situaciones, etc. Sus opiniones pueden proporcionarle temas sobre los que hablar.

Recuerde, si tiene dificultades con un discurso imprevisto, manténgalo corto y simple.                                

                                      

                                    

El discurso preparado

El dejar al azar la presentación de las ideas de un discurso, el esperar pensar en algo interesante que decir cuando se encuentre de pie frente al público, es invitar el fracaso, no sólo el fracaso en el trabajo, sino el fracaso personal.

Las ideas presentadas a continuación le ayudarán a recopilar el material para cualquier discurso y a prepararse debidamente.

Objetivo del Discurso

Información esencial:

Usted debe contestar las siguientes preguntas:

1.   ¿Quiénes serán los que escuchen el discurso?

2.   ¿Dónde hablará usted?

3.   ¿Por cuánto tiempo va a hablar?

4.   ¿Cuándo va a hablar?

5.   ¿Sobre qué va a hablar?

6.   ¿Cuál es el objeto del discurso:  persuadir, informar, entretener?

7.   ¿Por qué va a hablar usted?

Ponga por escrito las respuestas a estas preguntas, y téngalas muy en cuenta al preparar el discurso.

Pregúntese luego:

.   ¿Qué se yo sobre este tema?

.   ¿Qué no sé?

.   ¿Qué voy a enfocar: el pasado, el presente o el futuro?

Ponga por escrito las respuestas a estas preguntas. Se sorprenderá al ver cuánto sabe y cuánto se da cuenta que no sabe.

                           

Fuentes de material

Si usted es experto en el tema del discurso, la "investigación" puede consistir simplemente en el arreglo lógico de hechos y datos conocidos para alcanzar el objetivo del discurso.

Pero tenga cuidado, a veces el experto tiende a utilizar palabras que sólo pueden ser comprendidas por otros en su ramo. Piense siempre en los que van a escucharle y recuerde que su finalidad es comunicarse con ellos.

Bibliotecas

Una buena biblioteca es una necesidad básica para el orador. Usted puede obtener información sobre la mayoría de los temas en los libros, periódicos y revistas en una biblioteca.

Periódicos

En la mayoría de las capitales y los centros provinciales, cada empresa periodística guarda recortes informativos. Por lo general se puede usar este material mediante una solicitud.

Organizaciones específicas

Se puede solicitar información a organizadores o grupos relacionados con el tema. Por ejemplo,la Asociación Nacional Médicapuede ofrecer información sobre medicina, y la Organización de las Naciones Unidas puede ofrecer información sobre desarme, refugiados, etc.

 

Preparación del material

Una vez que comprenda el tema (pasado, presente y futuro) y tenga apuntes y material de referencia más que suficientes para el discurso, decidala presentación. Busquelas líneas o ideas de razonamiento más interesantes o importantes para transmitirlas a sus oyentes. Seleccione con cuidado estas ideas y rodéelas de la información de apoyo. Desarróllelas plenamente. Suprima toda información innecesaria o no pertinente. 

Sus oyentes deben comprender cuál es el tema o el objeto del discurso. Como es natural, es esencial que los hechos fundamentales sean expresados en forma clara y positiva, libres de asuntos no pertinentes. ¡No trate de tocar demasiados aspectos del tema!

Manuscrito

Ponga por escrito, usando frases cortas, todas las ideas que tenga sobre el tema. No se preocupe aún de la secuencia.

Ordene estas ideas y dé forma a su discurso. Tenga ahora muy en cuenta la secuencia de las ideas.

Todo discurso debe tener una introducción, un mensaje y una conclusión. Si falta una de estas partes, se reducirá notablemente la eficacia del discurso.

1.   Introducción:

Los propósitos de la introducción son los siguientes:

1. a.   Atraer la atención y despertar el interés y la curiosidad de los oyentes. Se puede alcanzar               

     este objetivo de varias maneras:

•   Relate una anécdota corta y apropiada para la ocasión.
•   Mencione una cita.
•   Haga una pregunta interesante.
•   Refiérase a los oyentes o a la ocasión.
•   Use una idea o un método novedoso..

b. Preparar a los oyentes y abrir sus mentes para las ideas que va a presentar. Para ello:

•   Mencione material histórico como antecedente.
•  Presente material personal, como las investigaciones que haya realizado. Sin embargo, debe procurar no vanagloriarse, puesto que ello causaría un efecto negativo en los oyentes.

c.   Indicar la finalidad del discurso.

Lo que no debe hacer:

      

• Pedir disculpas por el discurso, por el tema o por ninguna cosa.
• Comenzar diciendo:   "Mi discurso es..." o "El título de mi discurso es..."

2.   Mensaje:

Esta sección es el discurso en sí. Una vez fijada la dirección del discurso, debe presentar el mensaje.

Algunas sugerencias:

• Procure que el mensaje no sea ni tan técnico que los oyentes no lo comprendan, ni tan superficial o trivial que no interese a nadie.
• Asegúrese de tener suficiente material informativo.
• Asegúrese de que podrá mantenerse dentro de los límites de tiempo.
• Asegúrese de estar familiarizado con el material.
• Asegúrese de tener el material organizado.

3.   Conclusión

La conclusión del discurso es de suma importancia. En la conclusión se unifican todos los argumentos, puntos, emociones y sentimientos transmitidos en el discurso para lograr un fin lógico. La conclusión debe producir un efecto fuerte en los oyentes. Esta es la última oportunidad del orador para lograr que los oyentes capten el mensaje del discurso. No puede permitir que en ninguno de sus discursos la conclusión sea débil, insulsa.

Escriba su discurso y cuando esté satisfecho con él, léalo con cuidado varias veces.

Asegúrese de que no se pasará del tiempo que le hayan asignado.

¿Se destaca el tema principal del discurso?  ¿Existe lógica, razonamiento de lo particular a lo general?  ¿Se podrían seleccionar mejores palabras?

Practique frente a un espejo, en voz alta.  Nada reemplaza a la preparación.

No trate de aprender el discurso en una noche ni en una sesión. Es mejor practicar un poquito cada día, teniendo en consideración cuándo será pronunciado el discurso.

De esta manera, las ideas estarán mejor grabadas en su mente y usted eliminará los apuros y frustraciones de último momento.

 

Uso de apuntes

Hay dos reglas inflexibles:

                                                1.   No memorice su discurso.

                                                2.   No lea su discurso.

Conforme a algunos expertos, se debe seleccionar los principales títulos, escribirlos en pequeñas tarjetas, y llevar dichas tarjetas en la mano.

Esto puede resultar satisfactorio si usted es experto en el tema y sabe que no se extenderá más del tiempo asignado, o ha pronunciado varias veces el mismo discurso. Pero si el tema es difícil y ya ha escrito el discurso seleccionando palabras concisas, sería una pena no usarlo; en cuyo caso, lo ideal es que el discurso esté a máquina, en letras mayúsculas grandes, con cuatro espacios entre cada línea.

Si usa apuntes  de referencia durante un discurso, asegúrese de que éstos sean nítidos y tengan una apariencia profesional.

Lenguaje Corporal

El lenguaje corporal ha sido empleado a través de las edades pero durante años ha permanecido sin ser estudiado.

Hasta actualmente algunas autoridades (autores de libros) como por ejemplo, Siegman and Feldstein concluyen que el lenguaje del cuerpo es limitado, pero otros, como Cooper and Braysich, lo consideran de otro modo y declaran que el 70 por ciento del intercambio de comunicación se efectúa mediante lenguaje corporal y que supera al intercambio verbal en exactitud y validez, mientras que Susanne Azasz, en su libro Body Language of Children, que ilustra lo que toda madre sabe, ello es, que el lenguaje corporal es eficiente desde el nacimiento.

No hay duda de que los sentimientos, y las emociones básicas, se expresan mejor sin el uso de las palabras. Por lo general las mujeres son más sensibles al lenguaje corporal que los hombres, y esto ha sido llamado el arte de ver lo que otros están pensando. Los ejemplos siguientes ilustran sobre el particular.

1. El mover la cabeza de arriba hacia abajo y viceversa o de lado a lado, el sonreír o fruncir el entrecejo, son gestos universales para decir sí y no y para demostrar complacencia o disgusto.

2. El pasar la mano a través del cabello da la impresión de concentración. El rascarse la cabeza indica duda o desconcierto, como también lo hace un dedo en la boca.

3. En una conversación entre dos personas, uno puede ser más convincente inclinándose ligeramente hacia adelante. El inclinarse hacia atrás implicará duda.

4. Los ojos envían señales con toda claridad. Las pupilas se agrandan con el placer y se contraen ante una vista desagradable, y la persona no tiene control sobre estos cambios.

5. La cercanía es una señal de placer; el entusiasmo significa amor y un abrazo transmite muy bien este sentimiento. Para los hombres el estrecharse las manos es el límite usual y a la mayoría de las mujeres les disgusta hasta un pequeño toque en el hombro si se trata de hombres desconocidos o que no son bienvenidos.

6. El rubor es otra expresión incontrolable del lenguaje corporal que indica un sentimiento de vergüenza o embarazo.

7. El alzar un ceja es indicación de incredulidad; el alzar las dos es señal de sorpresa; mientras que el bajarlas muestra desconfianza.

8. Levantar un hombro significa, no me importa o no sé. Los dos hombros levantados indican temor; los hombros cuadrados muestran determinación, mientras que los hombros redondeados indican un problema real o imaginario.

9. El levantar una mano hacia la frente expresa claramente, ¡ Oh  Dios ! estoy abrumado.

10. El morderse los labios es otra indicación de temor, y el sudar la frente es señal de nerviosismo o de esfuerzo.

11. Cuando los ojos se estrechan, las cejas se contraen y se levantan las manos, no hay dudas sobre la amenaza, mientras que el sacar el labio inferior o un mentón saliente muestran una actitud de desafío.

12. El dejarse caer en un silla señala aburrimiento.

13. Cruzar y descruzar los pies muestra intranquilidad.

14. Las piernas estiradas con los tobillos cruzados muestra que la persona está prestando atención pero no está convencida.

15. Los hombros encorvados, los brazos fuertemente cruzados sobre el pecho, la espalda hacia atrás con los tobillos cruzados y el ceño fruncido son señales que temen los líderes de reuniones, porque muestran una actitud contraria a toda cooperación. Una actitud similar, pero con inclinación del cuerpo hacia adelante, es todavía peor, ya que señala inequívocamente un sentimiento de resentimiento.

16. El pasarse la mano por la barbilla indica que la persona está prestando consideración al asunto.

17. Una persona que se sienta a distancia de la mesa con los brazos cruzados da clara señal de que se propone hacer uso de la palabra moviéndose hacia adelante y poniendo las manos sobre la mesa.

18. Una persona que usa lentes se los quitará y apuntará con ellos al orador como indicación de que desea hablar.

19. El exprimirse las manos indica incertidumbre, mientras que el arreglarse la corbata, los gemelos, un collar o una pulsera son gestos indicativos de que se está buscando mayor seguridad.

20. Una postura vertical, el saco abotonado y las manos juntas al frente, es un intento por lograr autocontrol cuando se está en público, y por lo general esta actitud se acompaña con una mirada hacia adelante sin punto fijo.

21. Los subordinados están familiarizados con que el superior o jefe se sujete las manos por detrás de la espalda, la cabeza hacia atrás, el cuerpo inclinado hacia atrás, las piernas extendidas con los tobillos cruzados. Claramente significa, estoy en control y realmente no tengo tiempo para sus problemas imaginarios.

La responsabilidad y la habilidad para Dirigir Discusiones

Las responsabilidades del Director de un grupo de discusión son varias.

1. Analizar al grupo:

• Qué ha sucedido en deliberaciones previas ?
• Cuánto saben las personas del grupo sobre el tema ?

2. Explicar el método de deliberación a las personas. Sacar y distribuir fotocopias de lo siguiente:

Sugerencias para el participante del grupo de discusión:

• Vaya a la reunión con la intención de participar. Si le falta algún dato, haga preguntas.

• Recuerde, la discusión, que es un intento de conversar en grupo seriamente, será más fructífera si todos se sienten con libertad para participar.

• Escuche cuidadosamente a los demás. Asegúrese de comprenderlos antes de contestar. Solicite explicaciones cuando las necesite.

• Hable cuando pueda contribuir en algo a la deliberación, pero no la monopolice.

• En general, no hable más de un minuto a la vez.

• Si no comprende algo, dígalo. Es posible que haya otros que tampoco lo entiendan. Pida ejemplos.

• Si no está de acuerdo en algo que se ha dicho, indíquelo francamente, pero en forma amistosa. No necesita ser antipático sólo porque está en desacuerdo.

• No espere a que le pidan que hable, especialmente al comienzo de la deliberación.

• Manténgase sentado mientras habla, y diríjase sin ceremonia a los demás.

• No espere que se encuentren soluciones para un asunto importante en una sola discusión; tal vez simplemente se amplíen conceptos.

3. Conseguir información

• Lea y recopile información adicional sobre el tema.
• Anime a los demás participantes a informarse.

4. Preparar un esquema de la discusión:

Aunque las discusiones informales en grupo se realizan con muy poca organización, el director debe tener una idea del orden en que se van a considerar los diversos aspectos del tema.

5. Tener en cuenta lo siguiente:

• Los objetivos y el concepto propio de una persona es algo privado. Permita que los participantes hablen al respecto cuando lo deseen, pero nunca ntente averiguarlo o discutirlo a la fuerza.

• Como director de la discusión, Usted debe estudiar el tema y participar con los demás, evaluándose y expresando sus objetivos.

6. Planear formas de comenzar la discusión:

• Tenga una lista de las preguntas que va a hacer para fomentar la discusión.

• Distribuya material con datos relativos al tema para que lo lean al comienzo de la reunión.

• Al terminar las frases de apertura, pídales a las personas con experiencia directa sobre el tema que hablen durante unos dos minutos.

• Entregue a uno de las personas un relato corto que ilustre el problema (tema), o la forma cómo lo resolvieron en otra parte, para que él lo lea en el momento oportuno durante la discusión.

• Haga que dos o tres personas estén listos a interpretar una escena que ilustre el problema, durante tres o cuatro minutos.

• Si lo desea, relacione la introducción con un gráfico o un cuadro.

• Prepare una lista de ideas y pídales a las personas que indiquen si están de acuerdo con ellas, para conocer lo que piensan al respecto.

7. No pretender ser experto:

Su función es mantener la discusión, no encontrar las respuestas. Además, tenga mucho cuidado de no censurar a ningún participante por sus puntos de vista. Muestre respeto por sus opiniones, aunque no esté de acuerdo con ellas.

 

Para dirigir una discusión se debe

1. Comenzar la reunión a tiempo.

2. Definir el tema

3. Mantener la discusión dentro de lo relativo al tema

4. Resumir

5. Fomentar la participación general.

6. Procurar que no se vea el tema desde un sólo ángulo.

7. Ir a la raíz del asunto

8. Mantenerse detrás del telón.

9. Mantenerse amable pero firme

10. Terminar el asunto

11. Llamar por teléfono a la persona que no haya asistido.

12. Evaluar la discusión

¿ Cómo realizar una tormenta de Ideas ?

Hay  personas  que tiene buenas ideas pero no las comunican por falta de confianza en sí mismas o porque no pueden expresarse bien. En la sesión de ideas se insta a los participantes a presentar sin mayores problemas todas las ideas que se les ocurran sobre un tema dado.

Se crea un ambiente en que los participantes, incluso los más tímidos, puedan pensar y hablar sin reservas. además evaluar posteriormente cada idea, no se toma en cuenta quiénla presentó. Sise acepta la idea, es porque se considera que tiene valor intrínseco y no por la influencia de quienla presentó. Portanto, las sesiones de este tipo ayudan a generar ideas novedosas y a evaluar mejor las ideas.

Los principios en los que se basan estas sesiones son simples: hay más de una solución para cualquier problema; a veces las mejores ideas son las que al principio parecen ilógicas, ridículas e imprácticas; y la evaluación crítica y el peso muerto de la experiencia tienden a ahogar ideas novedosas.

No debe haber críticas, ni burlas. La evaluación crítica debe estar separada del proceso de generación de ideas.

¿ Cómo organizar una sesión ?

1. El tema :

Es necesario comenzar con un tema. Supongamos que se va a realizar una sesión sobre Comunicaciones y los participantes deben pensar en ideas para mejorar su capacidad de comunicación. El problema debe ser expresado en forma simple que estimule la formación de ideas. Por ejemplo: ¿Cómo podemos mejorar nuestra habilidad de comunicación ? - en lugar de - ¿Debemos mejorar nuestra habilidad de comunicación ?

2. Las reglas:

a. Se apuntan todas las ideas al ser expresadas, sin evaluarlas previamente.

b. No se permiten críticas.

c. Se aceptan ideas descabelladas ( a veces resultan ser las mejores)

d. Se pone más énfasis en la cantidad que en la calidad.

e. Se permite usar las ideas de los demás para originar nuevas ideas.

f. Se evalúa cada idea posteriormente

 

 

Negociación - el juego eterno de la humanidad

Se realizan negociaciones siempre que se reúnen dos o más personas con el propósito de cambiar relaciones.

En una buena negociación, todos salen ganando. Pero si una de las partes muestra que desea ganar a toda costa, sin importarle el daño que cause, las otras tenderán a hacer lo mismo. La negociación no elimina la competencia, que pone de relieve las diferencias y hace interesantela vida. Elobjetivo debe ser competir y cooperar parea lograr resultados estables.

La mayor parte del poder que posee una entidad proviene de la percepción de que sus necesidades pueden ser satisfechas. La posibilidad de que usted logre un resultado positivo aumenta si Usted puede averiguar las necesidades de la otra parte y lo que Usted puede hacer para satisfacer esas necesidades. Cada parte puede hablar detenidamente de los problemas y de lo que se requiere para resolverlos.  De esta forma, cada una llega a conocer las necesidades y puntos fuertes de la otra, y se basa en ello para proceder.

Cada parte debe procurar identificar y reforzar los aspectos comunes. Debe asegurarse de que la otra parte no vaya con las manos vacías y de que se comprendan y acepten los detalles. De ser posible, debe además ayudar a la otra parte a preparar su informe. La parte que haya ganado un punto no debe tratar de dominar a la otra parte, o terminará perdiéndolo.

Como en la mayoría de las cosas, la preparación es importante. Para prepararse debidamente, Usted debe encontrar la diferencia entre los puntos de vista; pueden diferir los "hechos" o los objetivos. Debe considerar los "métodos". Debe advertir el "idioma corporal". Debe comprender incluso que no se haya expresado claramente, así como todo significado oculto detrás de las palabras o el comportamiento de la otra parte. El crear un ambiente positivo es esencial para el éxito dela negociación. Muchosasuntos de cualquier asociación o empresa requieren negociación debido a los diversos intereses existentes. Primeramente, las facciones dentro de una empresa o asociación deben resolver sus diferencias para poder formular una política y tomar una posición unida en el asunto tratado. Una vez que haya hecho esto, la entidad puede proceder a negociar esta posición con otra.

Si tiene habilidad para negociar. Usted puede decidir qué asuntos deben ser presentados para la negociación, y seleccionar el momento y el lugar más apropiados.

Lo básico

Los principios para lograr el éxito en la negociación se basan en ejemplos históricos. Las técnicas se han desarrollado hasta convertirse en una forma de arte.

El primer paso consiste en comprender los conceptos de la negociación se define la negociación como un procedimiento en que se usa el poder y la información para influir en el comportamiento dentro de un "marco de tensión".

Puesto que esta definición se emplea un término con frecuencia mal comprendido, "poder" (que tiene connotaciones negativas), necesitamos definir el "poder" al que nos referimos.

El poder en este caso es el uso positivo de recursos para lograr objetivos de valor e influir en personas y eventos. La extensión del poder de una persona depende mucho de lo que perciban la una y la otra parte.

 

Si Usted piensa que lo tiene, lo tiene. Si piensa que no lo tiene (aunque lo tenga), en realidad no lo tiene.

El poder requiere también la voluntad de tomar riesgos razonables.

Aunque el poder puede ser abusado y sugiere antagonismo, al negociar usted tiene la responsabilidad de usar el poder en forma ética y productiva para promover los programas e intereses del grupo.

Procure obtener toda la información posible

La información es el segundo aspecto de las negociaciones. Para triunfar en una negociación, Usted deberá dirigirse a todas las fuentes posibles de información. Esto es de especial importancia en una empresa, por ejemplo, en donde la información proviene de varias zonas del país. Entre los datos que deberá recopilar estarán las opiniones de especialistas con respecto a la situación, los hechos conocidos y los antecedentes de las circunstancias actuales, la personalidad y sensibilidades de la otra parte, el tiempo disponible, lo oculto detrás de las palabras y el comportamiento, el medio en que se desenvuelve y la autoridad de la otra parte para finalizar los acuerdos.

De  toda esta información, lo oculto o expresado indirectamente, es con frecuencia lo más importante. Si Usted logra reconocer e interpretar ciertas señales para saber lo que dice realmente la otra parte, y la anima a expresar sus sentimientos internos, podrá comprender más fácilmente sus verdaderas necesidades. Esto, a su vez, le ayudará a preparar una oferta que llene dichas necesidades.

La Negociación: Un Proceso, No Un Evento

Para recopilar información debidamente, debe reconocer que el negociar no es un evento sino un proceso. El período previo a la negociación le brinda una valiosa oportunidad para obtener información de diversas fuentes. Este período le permite también introducir una idea nueva para que la otra parte tenga tiempo de aceptarla. Cuando llegue el momento de la negociación, su idea ya no será "nueva", será conocida.

Si desea que la otra parte le brinde información, Usted debe estar listo a reciprocar ofreciendo datos que la otra parte necesite de Usted.

Debe recordar que la parte que sabe más se encuentra en mejor posición para negociar un convenio a su favor.

El último componente de la definición de negociación es "marco de tensión". Esto encierra dos elementos: el tiempo y la presión dela organización. Eltiempo significa plazos, tanto de su parte como de la otra.

Es posible que la otra parte oculte su plazo, pero debe de tenerlo de todos modos. Debe analizar su plazo. Todo lo que es producto de una negociación es negociable. Tal vez Usted pueda extender su plazo sin demasiado riesgo. La mayoría de los plazos son flexibles; aún más, la mayoría de las concesiones y convenios se realizan después de terminado el plazo.

La presión de la organización depende de la fuerza y el apoyo de la empresa del negociador y la forma  en que ello afecta su habilidad para arriesgarse y variar las técnicas. Mientras más apoyo tenga el negociador, más podrá lograr su equipo como grupo. Si la empresa emplea un equipo para negociar, con frecuencia es más probable que se mantenga un convenio porque hay más personas que están informadas y comprometidas a lograr ciertos resultados, y estas personas pueden influir con sus ideas en los demás.

Importancia de la Técnica

Con frecuencia, al negociar un convenio para una asociación, el éxito depende tanto de las técnicas como de la substancia de la oferta que uno haga.

El negociador debe no sólo saber usar las técnicas, sino también reconocerlas en el oponente. Las dos técnicas fundamentales son la técnica de rivalidad, en que sólo una de las partes queda satisfecha, y la técnica de cooperación, en que las dos partes quedan satisfechas.

la técnica de rivalidad comienza con demanda fuertes y sin ninguna concesión. Se ve la concesión como señal de debilidad. Esta técnica se caracteriza por la paciencia; se ignoran los plazos. Se recomienda evitar esta técnica sobre todo si es posible que se necesite negociar con esa parte en otra oportunidad. Si se gana mediante la técnica de rivalidad, la parte perdedora hará lo posible para desquitarse. Además, el triunfo mediante esta técnica puede resultar contraproducente.

Por ejemplo, en una negociación colectiva (entre patronos y sindicatos de obreros), si un sindicato gana sin tomar en cuenta los intereses de los patronos, puede salir perjudicado ala larga. Elconvenio puede forzar a la empresa a despedir empleados, cerrar plantas o trasladarse a otra zona, dejando sin trabajo a los miembros del sindicato.

Si las relaciones entre las partes es continua, es importante que haya colaboración, de manera que ninguna se sienta derrotada y haya una base firme para negociaciones futuras.

Satisfacción De Necesidades Mutuas

Cuando se usa la técnica de cooperación o técnica de la filosofía GANAR-GANAR, se trata de satisfacer las necesidades mutuas creando confianza, viendo a las personas detrás de las situaciones y haciendo concesiones en ambas partes.

Pero incluso en una negociación de cooperación, habrá asuntos en que sólo una parte resultará triunfadora. Estos asuntos pueden ser de tiempo o dinero. Sin embargo, si ambas partes discuten estos asuntos, al final, cuando cada parte haga concesiones para llegar a un convenio, las posibilidades de éxito serán mucho mayores.

Si ciertas facciones dentro de la empresa no están de acuerdo entre si, apoyar ciertas leyes propuestas que afectan indirectamente a los miembros, pueden llegar al convenio de ofrecer apoyo moral, pero no financiero.

Dos premisas se encuentran detrás de ambas técnicas. Primero, no hay nada malo en la oposición, mientras ésta no ofenda ni permita que el oponente se sienta humillado en público por las concesiones.

Segundo, para lograr que el oponente negocie de buena fe, él y su equipo deben creer que Usted puede apoyar o perjudicar su causa. Si desea que sus oponentes cambien de comportamiento, ellos deben saber que usted es capaz de darles algo que desean, o que puede causarles daño.

Si Usted. elimina públicamente opciones extremas como el uso de la fuerza, el despedir a una persona o el retiro total de apoyo, estará eliminando los incentivos que tendría el oponente para negociar.

Ventajas  De Ganar - Ganar

La técnica de cooperación produce los convenios más apropiados, pero no es fácil. La técnica comienza con un plan de acción, preparado durante el período inicial. Este plan debe contener un análisis de la situación, los objetivos, la estrategia, las tácticas y el plazo.

1. Al analizar la situación, Usted comenzará a recopilar la información necesaria para formular su oferta. Hágase estas preguntas:

a. Cuáles son los antecedentes de la situación ?

b. Qué ha dicho cada parte hasta el momento en privado y en público ?

c. Se puede resolver este asunto sin negociaciones formales ?

d. Cuál es la personalidad de la otra parte ?

e. Cuál es la reputación de la organización de la otra parte ?

f. Usa esto la otra parte para probar algo ?

g. Trata la otra parte de distraer a su organización de problemas más serios ?

2. Al fijar objetivos, será necesario que trabaje con su equipo y su organización. Una vez que se hayan decidido los objetivos, póngalos por escrito en orden de importancia. Esto le ayudará más tarde a decidir qué concesiones hacer.

Entre las ventajas de establecer objetivos, están el apoyo que recibirá Usted dentro de su organización, y el mayor control que podrá ejercer sobre la negociación al encontrarse más preparado.

3. Una vez que haya fijado los objetivos, prepare una estrategia. En la mayoría de los casos, Usted deseará que el efecto de esta estrategia sea reversible, según su relación con el objetivo fundamental.

Como parte de su estrategia, Usted debe estar preparado a hacer concesiones. Una pauta general es la de incluir cuatro o cinco concesiones en su oferta inicial y conocer los riesgos de cada una. Esta flexibilidad le ayudará a lograr un convenio aceptable.

4. Las tácticas son las maniobras específicas que se llevan a cabo en la mesa de negociaciones. Puesto que la otra parte sigue un plan de acción, tenga cuidado de las tácticas que use su oponente, especialmente si carecen de ética, como la manipulación mediante la cólera o la emoción.

Por ejemplo, en 1960, el primer ministro soviético Nikita Khrushchev golpeó ruidosamente el escritorio con el zapato, en las Naciones Unidas. Las fotografías del líder ruso tomadas durante esa reunión revelaron que él tenía calzados ambos pies. El tercer zapato era parte de una táctica, planeada y llevada a cabo con gran eficacia.

5. El plazo es el elemento final del plan de acción. Usted puede usar el tiempo en ventaja suya, especialmente para recopilar información y preparar el campo para la aceptación de nuevas ideas. Pero, tenga cuidado: una demora excesiva de su parte puede ser tomada como falta de acción y, por ende, como falta de voluntad de ejercer el poder.

Necesidad de la Planificación Anticipada

Aunque se desee lo contrario, en muchas negociaciones prevalece la rivalidad en lugar dela colaboración. Lasrazones de ello se originaban en la fase previa ala negociación. Quizácada parte no examinó la situación en suficiente detalle para comprender los verdaderos problemas o personalidades de la otra parte y hacer una oferta inicial que mostrara comprensión de las necesidades. Tal vez la información presentada por una parte hizo que la otra parte se equivocara en cuanto a lo que podía esperar del convenio. Los objetivos pueden haber sido poco realistas, o la estrategia puede haber incluido acciones contraproducentes o irrevocables. Si se han cometido estos errores, la negociación puede estancarse finalmente en forma desastrosa.

La Técnica Perfecta

No hay dos negociaciones idénticas, de manera que no hay reglas fijas. Pero hay pautas que Usted puede seguir.

Las personas se sienten comprometidas hacia otras personas, no hacia instituciones, de manera que las transacciones personalizadas tienen más posibilidades de triunfar. esto funciona de manera especial si Usted muestra una falla o un problema que la otra parte puede solucionar en su oferta.

Al personalizar la negociación, siempre conviene desarrollar buenas relaciones con la otra parte antes de negociar, aunque esto no siempre es posible. Si Usted se familiariza con la otra parte como  persona, lo más probable es que esa persona le ofrezca más información, lo que le ayudará a preparar su oferta.

Lo que la otra parte dice que necesita y lo que realmente necesita y lo que realmente necesita probablemente no sea lo mismo. Para que su oferta sea buena, es imperativo que determine las principales necesidades reales.

Al buscar esta información, conviene que no se confíe de sus suposiciones. Procure más bien que la otra parte hable sobre sí, sus sentimientos, su organización. Trate además de determinar qué clase de personas son las de la otra parte, si van a estar dispuestas a arriesgarse o si buscan seguridad.

Puesto que espera que la otra parte ofrezca información sobre sus necesidades, Usted deberá hacer lo mismo en una situación de cooperación. Sin embargo, hágalo lentamente. El peor error que Usted puede cometer es revelar el plazo, su límite de precio o la seriedad de su situación.

Las concesiones de una parte no necesitan concordar exactamente con las dela otra. Estasvarían muchísimo en forma e importancia. Pero cualquiera que sea la forma o la importancia, si concede algo, asegúrese de recibir algo a cambio. Además, haga que la otra parte part