Aspectos Del Acuerdo O La Alianza De Coaching

PRESENTACIÓN.

El coaching es una alianza entre coach y cliente. Como toda alianza, o contrato, es un acuerdo entre las partes, y se establecen los objetivos que es necesario alcanzar, la forma de llevar adelante el programa, la agenda de trabajo (fechas, horarios, entre otras) y la evaluación de los resultados que el pupilo va consiguiendo.

Una alianza poderosa es minuciosamente diseñada para desarrolla un proceso por el cual se libera el máximo potencial de una persona para conseguir un desempeño excelente en un determinado ámbito de su vida. Una buena relación del Coaching requiere un alto nivel de entrega y energía por ambas partes. Por esta razón el acuerdo éntrelas partes involucradas coach y cochee deben quedar claramente definidas por dos razones importantes: primero para detallar las responsabilidades como socios colaboradores y segundo porque sirve para establecer los límites o fronteras de la relación.

Conviene resaltar que un aspecto importante en la consolidación de una alianza de coaching es el trabajo que realice el coach con relación a los temas: confianza y confidencialidad como dos aspectos básicos que el coachee espera de un proceso de Coaching.

Desarrollo

Aspectos que deben contener un acuerdo o alianza de Coaching.

Camargo (2007) definen a las alianzas como “acuerdos cooperativos entre dos o más firmas, entes o personas  para mejorar su posición competitiva y su desempeño compartiendo sus recursos”. En esta definición puede advertirse tanto el carácter endógeno como el exógeno de los recursos y capacidades aportados y que servirán a la alianza para lograr los objetivos propuestos.

En un proceso de Coaching la relación Coach-Cliente, es una alianza entre iguales que se basa en la confianza y el respeto mutuo, donde ambos están asociados en el logro de objetivos concretos, elegidos únicamente por el Cliente. Para el logro de estos objetivos, ambas figuras (coach/Coachee) del proceso de coaching requieren transitar un camino previo que requiere preparación minuciosa y detallada.

Comenzando por el llamado Protocolo Coach – Cliente. El coach lo expone a la alta dirección su visión del protocolo coach-cliente en la primera reunión. Contiene un resumen de las cualificaciones y servicios ofertados por el coach, así como una revisión de lo que el coachee puede esperar de la relación de coaching.

A ser posible, el coach, ya sea interno o externo, debería mantener una breve reunión con el coachee antes de empezar las sesiones de coaching. Es un medio de establecimiento de una relación inicial y de ofrecer a ambas partes la oportunidad de determinar si será o no posible trabajar juntos. Asimismo, también permite al coach evaluar si dispone o no de los conocimientos, técnicas y habilidades requeridas para trabajar con el individuo.

Si por alguna razón no es posible realizar esta reunión preliminar, es extremadamente importante que el coachee potencial reciba una copia del protocolo coach-cliente antes de la primera sesión, lo cual le concederá el tiempo necesario para revisar el documento y preparar cualquier pregunta formulada en la primera sesión. Se trata de un procedimiento esencial que permite al coach intentar reducir el estado de ansiedad del coachee acerca de lo que significa realmente la alianza de coaching. A continuación se presenta, a manera de ejemplo un formato de la Planilla del protocolo coach-cliente

Plantilla del protocolo coach-cliente

Quién es?

(Breve autodescripción del coach, cualificaciones y servicios que ofrece.)

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Beneficios

(Relación de los beneficios principales derivados del coaching en general y de los beneficios específicos de los servicios especiales que ofrece el coach, adaptándolos, si es posible, a las características del cliente individual.)

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Qué implica una sesión de coaching?

-      Lo que puede esperar el coachee durante el proceso de coaching (p.e., apoyo, desafío, entorno seguro etc.).

-      Lo que implica la sesión de entrevista inicial (p.e., discusión del acuerdo de coaching, establecimiento de roles y expectativas, explicación de la forma de trabajo en las sesiones de coaching, etc.).

-      Lo que implican las sesiones sucesivas (p.e., valoraciones, entrevistas estructuradas y perfil destinado a destacar aquellas características de las técnicas de maestría personal y operativa del individuo en su impacto en el rendimiento en el trabajo).

Y (Trabajar con técnicas personales u operativas específicas, tal y como se ha establecido en la fase de evaluación. Resaltar que las técnicas e intervenciones de coaching están adaptadas y se aplican para incrementar el rendimiento en el trabajo y contribuir a alcanzar sus objetivos).

Cuánto durará cada sesión?­­­­­­­­­­­­­­_______________________________

Cuántas sesiones se necesitarán?__________________________

Se recomendará trabajo adicional? (p.e., autocontrol, tareas y ejercicios diversos para facilitar el Feedback en las siguientes sesiones de coaching).

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Serán confidenciales las sesiones?__________________________

Relación de reglas de confidencialidad que habrá que respetar

Se realizarán informes por escrito acerca del coach? (p.e., el coachee supervisará cualquier informe que redacte el coach para la alta dirección?)

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 Una vez establecidas las necesidades del coaching del individuo o de la organización, el paso siguiente que debe abordar el coach externo es presentar una propuesta de servicios a la alta dirección, procurando realizarla lo antes posible después de la reunión inicial y adjuntando una nota adicional donde figure la fecha de inicio de la intervención de coaching. La propuesta debería ser breve e incluir la siguiente información:

1. Antecedentes. Describir escuetamente las circunstancias que justifican la propuesta, como, por ejemplo, quién ha realizado el contacto inicial, cuándo se ha llevado a cabo, quién estaba presente en la primera reunión con la alta dirección, etc.
2. Necesidades identificadas. Si la propuesta es para un programa de coaching que afectará a grandes secciones de la organización, se realizará una breve descripción de las necesidades de coaching de toda la organización a tenor de las conclusiones del análisis de las necesidades de coaching y de la reunión con la alta dirección. Asimismo, se identificará los grupos o individuos designados por la alta dirección para participar en las sesiones, así como sus necesidades de coaching específicas. Si la propuesta es para  unos cuantos individuos, habrá que centrarse exclusivamente en sus necesidades previamente identificadas.
3. Programa de coaching. Delinear el programa, es decir, el número de sesiones a realizar y el contenido general de las mismas, como, por ejemplo, evaluación, análisis de valores, establecimiento de objetivos, planificación de acciones, etc. Determinar los procesos de evaluación y revisión (informes a la alta dirección, etc.).
4. Establecimiento de los costes del programa de coaching.
5. Concreción de las condiciones de pago.
6. Establecimiento de la fecha de inicio y del período de duración de los servicios.

Una vez aceptada la propuesta, se debería enviar un contrato de servicios al departamento de contabilidad o a la persona de contacto designada a tal efecto. Existen diferentes formatos de contrato de coaching y cada coach tiene su preferido. El contrato siguiente es un ejemplo de los aspectos esenciales que debería incluir.

Contrato de servicios

Cliente____________________________________________________

Dirección __________________________________________________

Persona(s) de contrato_______________________________________

Coach_____________________________________________________

Dirección__________________________________________________

Otra persona(s) de contrato___________________________________

Servicios de coaching________________________________________

Fecha de inicio___________ Fecha prevista de finalización___________

Número de participantes____________

Honorarios_____________

Pegaderos a________________________________________________

Honorarios pegaderos en su totalidad antes de____ o en dos pagos____

Primer pago_____________ pagadero antes de _____________

Segundo pago_____________ pagadero antes de_____________

Términos del compromiso y acuerdo de confidencialidad

1. Estructura del programa y honorarios.
2. Pago/programa de honorarios.
3. Costes adicionales.
4. Suspensión del trabajo.
5. Finalización del trabajo.
6. Declaración de confidencialidad y no revelación.
7. Responsabilidad.
8. Los términos del compromiso serán aplicables a menos que se modifiquen mediante un escrito posterior firmado por el consultor y el cliente. Al firmar el presente formulario, el cliente acepta que el coach ha sido designado/contratado para la prestación de los servicios acordados entre el coach y el cliente.
9. El coachee es responsable de sus propios logros y éxito, y el coach no puede prometer ni promete que el coachee realizará una acción específica o alcanzará unos objetivos determinados.
10. El coachee no prestará servicio alguno de consultoría o terapia.

Firmado por y en nombre del cliente__________________________

Fecha_____________

Firmado por y en nombre del coach___________________________

Fecha_____________

El coach, a ser posible, debería reunirse con el coachee antes de la primera sesión de coaching. De lo contrario, sería conveniente que le facilitara una copia del protocolo coach-cliente para comentarlo en la sesión inicial.

El primer contacto con el coachee puede provocar ansiedad en ambas partes. En este sentido, podría ser útil que el coach preparara una breve entrevista, un pequeño cuestionario o información para el coachee. Veamos algunas directrices acerca de este particular:

1. Presentarse y facilitar un breve resumen de la actividad que desarrolla.
2. Preguntar al coachee qué conoce del coaching.
3. Clarificar el rol de coach.
4. Preguntar al coachee de qué forma podría ayudarle el coaching.
5. Preguntar qué cuestiones o problemas específicos desea tratar el coachee en las sesiones de coaching.
6. Preguntar al coachee cómo se siente ante la perspectiva de participar en un programa de coaching.
7. Explicar brevemente la logística del programa de coaching.

 Por otra parte, diversos autores concuerdan en afirmar que el coach debe disponer de un sólido conocimiento de los fundamentos filosóficos del coaching y de la estructura del proceso de coaching, y estar debidamente formado en el uso competente de diversa herramientas y técnicas de coaching. Este conocimiento y competencia le permitirán abordar la primera sesión con confianza y plena predisposición a escuchar y comprender la situación actual del coachee. La escucha y la formulación de preguntas deberían fundamentarse en dos preguntas concretas que debe formularse previo a la intervención.

1.  De qué modo quiere el coachee que se le ayude?
2. Tengo el conocimiento, técnicas y habilidades necesarios para trabajar con esta persona?

Suele ser útil comenzar la sesión comentando el protocolo Coach-cliente, así como cualquier preocupación o cuestión que el coachee pueda tener acerca del mismo. De acuerdo a la experiencia de diversos coaches, lo que más preocupa d la mayoría de los pupilos es el tema de la confidencialidad. Por esta razón conviene que el coach, para ir abonando el terreno en la alianza de coaching, se dedique el tiempo necesario a profundizar en los límites de la confidencialidad hasta que el coachee se sienta más seguro.

El establecimiento de expectativas de la alianza de coaching puede provocar una considerable ansiedad en el coachee; por ello el modo más eficaz para lograrlo es comentar el acuerdo que se establece entre el coach y el coachee, y no entre el aquél y la alta dirección. Tanto los coaches internos como los externos a la organización, utilizan en el acuerdo de forma detallada las responsabilidades del coach y el coachee como socios colaboradores. Asimismo sirve para establecer los límites o fronteras de la relación.

Acuerdo de coaching.

Entre_______________________________________________

(Coachee)                                

Y__________________________________________________

(Coach)

  Al iniciar las sesiones con usted, me comprometo a reunirme los días y horas previamente acordados con el fin de proporcionar un entorno seguro en el que explorar las cuestiones y dificultades, desarrollando un proceso tendente al cambio Por mi parte, haré cuanto esté en mis manos para facilitar este proceso.

Al iniciar las sesiones de coaching, se compromete a reunirse regularmente conmigo, en los días y horas convenidas, y a optimizar el uso del tiempo de trabajo conjunto. Es esencial que sea sincero y objetivo en todo momento. Su esfuerzo por crecer en la excelencia y realizar contribuciones cada vez más meritorias, proporcionando un trabajo de valor añadido, es una de las claves de una experiencia de coaching satisfactoria.

En su calidad de coachee, debe garantizar:

-que su esfuerzo y deseo para cambiar son auténticos;

-que está preparado para trabajar y recibir Feedback;

-que está predispuesto a intentar nuevas formas de aprendizaje, ser honesto, mantenerse fiel a sus compromisos e informar de inmediato al coach cuando las cosas, según su punto de vista, no marchen con arreglo a lo previsto;

-que está predispuesto a analizar, confrontar y cambiar sus pensamientos, sentimientos y acciones que reconozca que son autodestructivos;

-que comprende que el coach le formará, apoyará y animará durante la realización del trabajo y la obtención de los beneficios derivados de su esfuerzo;

-que está predispuesto a proporcionar al coach el beneficio de la duda y a experimentar con nuevos conceptos o formas de hacer las cosas;

-que reconoce el valor y confianza que la organización está depositando en usted al invertir en su desarrollo personal.

Confidencialidad

El servicio del coaching será confidencial exceptuando los supuestos siguientes:

1. El progreso de las sesiones puede ser comentado con la dirección general.
2. Si me facilita información destinada a ser comentada con terceros.

Anulaciones

Si desea alterar la programación temporal de una sesión, le ruego que me lo comunique con antelación. Si llega tarde y no ha anulado previamente la sesión, daré por sentado que acudirá a la cita. Si pierde una sesión sin notificación, usted o la organización deberá asumir los costes de la misma.

Duración y finalización

Una vez iniciado el programa de coaching, mi compromiso es de final abierto. Nos reuniremos tantas veces como sea necesario en tanto en cuanto las sesiones sean útiles. Por su parte, puede dar por finalizada la relación en cualquier, momento. En tal caso, le agradecería que lo realizara con un preaviso de un mes. Es preferible planificar la finalización por adelantado y preparar el cierre.

Documentación

Todas las notas escritas serán confidenciales.

Documentos de política

Cubren áreas de información del cliente y nuestro código de ética profesional. Se facilitarán a petición del interesado o interesados.

He leído y comprendo este acuerdo.

Nombre: ______________________Firma:______________

                   (Coachee)                     Fecha: _______________

Nombre: ____________________

            (Coach)                       Fecha: _______________

Finalmente, la firma de este acuerdo va a depender de la forma de reacción del potencial coachee ante su participación en el programa de coaching. Por esto es importante resaltar que los coachees en las primeras reuniones con el coach, responden de manera diferente. Algunos podrían reacción con enojo al ser asignados a un programa de coaching, dedicando una gran parte de la primera sesión a expresar su enfado, frustración sentimientos de injusticia por el hecho de haber sido designado para participar en la intervención. Dependiendo del grado de malestar o negatividad del coachee, el coach puede juzgar la conveniencia de posponer la sesión y la firma del acuerdo de coaching hasta la siguiente.

Por otra parte un coachee resentido puede firmar el acuerdo sin que medie un auténtico compromiso. En este sentido, podría ser necesario dejar que libere presión para que el coach pueda mostrarse a sí mismo como una persona neutral capaz de contener y comprender los sentimientos del coachee. En este caso sería conveniente que el coach entregara una copia del acuerdo al coachee y pedirle que lo devuelva, después de analizarlo detenidamente, en la siguiente sesión.

REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

Camargo, F. (2007). Factores  Determinantes del Éxito de las Alianzas Estratégicas. http://selene.uab.es/dep-economia- empresa/Jornadas/Papers/2006/Camargo.pdf (Consulta Junio, 26)

Mac, K. (2008). Coaching: ¿qué es y para qué se utiliza?

Menéndez, J. y Worth Ch. (2006). ABRE EL MELÓN, Cómo te puede ayudar el Coaching a conseguir tus metas.

Zeus, P. y Skiffington S. (2002). Coaching en el Trabajo. Guía Completa. México: ….McGraw Hill.

___________________. (2004). Coaching práctico en el trabajo. México:McGraw Hill.