Notas Sobre Gestion De Procesos (I)
"Un consejo se da, y se recibe por convicción."
Las empresas en el presente han tomado muy encueta la relevancia y alcance que representa participar en los actuales escenario con una gestión de procesos que le garantice permanecer y conquistar mercados. Para ello ha tomado en cuenta las características de los actuales escenarios, como ser altamente competitivo y saber usar eficientemente sus recursos humanos y técnicos.
En esta oportunidad, se han considerado algunas notas que estimamos importante ser tomadas en cuenta, a saber:
· La empresa es un sistema de sistemas, cada proceso es un sistema de funciones y las funciones o actividades se han agrupado por departamento o áreas funcionales. LA GESTION POR PROCESOS consiste, pues, en gestionar integralmente cada una de las transacciones o procesos que la empresa realiza. Los sistemas coordinan las funciones, independientemente de quien las realiza. Toda la responsabilidad de la transacción es de un directivo que delega, pero conservando la responsabilidad final del buen fin de cada transacción. La dirección general participa en la coordinación y conflictos entre procesos pero no en una transacción o proceso concreto, salvo por excepción.
· Cada persona que interviene en el proceso no debe pensar siempre en cómo hacer mejor lo que está haciendo (división del trabajo), sino por qué y para quién lo hace; puesto que la satisfacción del cliente interno o externo viene determinada por el coherente desarrollo del proceso en su conjunto más que por el correcto desempeño de cada función individual o actividad.
· En LA GESTION POR PROCESOS se concentra la atención en el resultado de los procesos no en las tareas o actividades. Hay información sobre el resultado final y cada quien sabe como contribuye el trabajo individual al proceso global; lo cual se traduce en una responsabilidad con el proceso total y no con su tarea personal (deber).
· LA GESTION POR PROCESOS se fundamenta en la asignación de un directivo de la responsabilidad de cada uno de los procesos de la empresa. En su forma más radical, se sustituye la organización departamental. En otras formas, quizás transicionales, se mantiene la estructura departamental, pero el responsable de un proceso tiene la responsabilidad del mismo, y al menos en lo que a ese proceso se refiere, puede tener autoridad sobre los responsables funcionales (matricial).
· La Gestión de los procesos tiene las siguientes características:
· Analizar las limitaciones de la organización funcional vertical para mejorar la competitividad de la Empresa.
· Reconocer la existencia de los procesos internos (relevante):
- Identificar los procesos relacionados con los factores críticos para el éxito de la Empresa o que proporcionan ventaja competitiva.
- Medir su actuación (Calidad, Costo y plazo) y ponerla en relación con el valor añadido percibido por el cliente.
· Identificar las necesidades de cliente externo y orientar a la Empresa hacia su satisfacción.
· Entender las diferencias de alcance entre la mejora orientada a los procesos (que y para quien se hacen las cosas) y aquella enfocada a los departamentos o a las funciones (cómo se hace):
- Productividad del conjunto frente al individual(Eficacia global frente a Efectividad parcial).
- El departamento es un eslabón de la cadena, proceso al que añade valor
- Organización en torno a resultados no a tareas.
· Asignar responsabilidades personales a cada proceso.
· Establecer en cada proceso indicadores de funcionamiento y objetivos de mejora.
· Evaluar la capacidad del proceso para satisfacerlos.
· Mantenerlos bajo control, reduciendo su variabilidad y dependencia de causas no aleatorias (Utilizar los gráficos de control estadístico de procesos para hacer predecibles calidad y costo).
· Mejorar de forma continua su funcionamiento global limitando su variabilidad común
· Medir el grado de satisfacción del cliente interno o externo, y ponerlo en relación con la evaluación del desempeño personal.
La dificultad, grande por cierto, no estiba en la componente técnica de esta forma de gestionar una Empresa, sino en el cambio de actitud de las personas. Algunos de los paradigmas bajo los que nos hemos educado, como la lógica Tayloriana, el organigrama y la Jerarquía, han de ser puestos en entredicho, al igual que determinados valores culturales vistos ahora como un freno a la creatividad.
Los cambios de comportamiento, especialmente en mandos y directivos, necesarios para gestionar los procesos de la Empresa los resumimos en:
1. Orientación externa hacia el cliente, frente a orientación interna al producto.
2. Fusionar en las personas pensamiento y acción de mejora frente a la lógica Tayloriana. No se trata de trabajar mas sino de trabajar de otra manera.
3. Compromiso con resultados frente a cumplimiento.
4. Procesos y clientes frente a departamentos y jefes.
5. Participación y apoyo frente a jerarquización y control.
6. Responsabilidad sobre el proceso frente a autoridad jerárquica funcional.
· Los procesos siempre están diseñados por directivos ; cuando están enfocados a satisfacer determinadas necesidades internas, como control o limitaciones de la responsabilidad departamental, incorporan una serie de actividades de dudoso valor agregado. Si definimos claramente la misión y objetivos de los procesos en términos del valor agregado percibido por los clientes, automáticamente se pondrá de manifiesto aquellas actividades consideradas como ineficaces y por lo tanto imprescindibles.
· Objetivos de la Gestión por procesos
· Como un sistema de gestión de calidad que es, el principal objetivo de la Gestión por procesos es aumentar los resultados de la Empresa a través de conseguir niveles superiores de satisfacción de sus clientes. Además de incrementar la productividad a través de:
.-Reducir los costos internos innecesarios(actividades sin valor agregado).
.-Acortar los plazos de entrega (reducir tiempos de ciclo).
.-Mejorar la calidad y el valor percibido por los clientes de forma que a éste le resulte agradable trabajar con el suministrador.
.-Incorporar actividades adicionales de servicio, de escaso costo, cuyo valor sea fácil de percibir por el cliente (ej: Información)
· Para entender la Gestión por procesos podemos considerarla como un sistema cuyos elementos principales son:
· Los procesos claves
· La coordinación y el control de su funcionamiento.
· La gestión de su mejora.
Sin duda una Empresa de éste tipo con equipos de procesos altamente autónomo es más ágil, eficiente, flexible y emprendedora que las clásicas organizaciones funcionales burocratizadas. Además está más próxima y mejor apuntada hacia el cliente.
. La finalidad última de LA GESTIÓN POR PROCESOS es hacer compatible la mejora de la satisfacción del cliente con mejores resultados empresariales.
La gestión por procesos se comprende con facilidad por su aplastante lógica, pero se asimila con dificultad por los cambios paradigmáticos que contiene.
Apuntes de la cátedra gestión de procesos
(fuente gestiopolis.com)
Hacer una pregunta
La mejora de los procesos, significa optimizar la efectividad y la eficiencia, mejorando también los controles, reforzando los mecanismos internos para responder a las contingencias y las demandas de nuevos y futuros clientes
Cuando en una empresa no se establece de manera sistemática la rendición de cuentas las personas suelen aligerar su presión por generar resultados. Para hacer que los colaboradores de una organización realmente se interesen en obtener los logros que se han establecido es necesario que cuenten con una persona a la que deben rendir cuentas con cierta regularidad.
La política de calidad debe ser redactada con la finalidad de que pueda ser aplicada a las actividades de cualquier empleado, igualmente podrá aplicarse a la calidad de los productoso servicios que ofrece la compañía.
Por lo tanto el Vendedor Consultivo debe ser altamente recursivo y apoyarse en herramientas tecnológicas para lograr cumplir sus objetivos de manera consistente. En esta página hemos desarrollado una relación del tipo de herramientas que un vendedor efectivo debe pensar en utilizar hoy día...
En la primera parte explicamos por qué es cada día más importante la gestión electrónica de documentos. En esta segunda y última parte daremos una introducción en la gestión de procesos (workflow) y un ejemplo de Gestión electrónica de expedientes.
La realidad de los escenarios actuales en donde cada vez más se requiere alcanzar una buena calidad, eficiencia, rendimiento, que para el caso empresarial es muy importante dada a las características cada vez más exigentes de los actuales escenarios que demandan excelencia, calidad, no puede ignorarse lo que representa, el alcance y las repercusiones del EFQM.
Sepa realmente cuales son los procesos claves y relevantes que deberá tener en cuenta cuando usted gestiona un proyecto.
Se define desempeño como aquellas acciones o comportamientos observados en los empleados que son relevantes para los objetivos de la organización, y que pueden ser medidos en términos de las competencias de cada individuo y su nivel de contribución a la empresa
El comportamiento humano, tanto individual como grupal, dentro de las organizaciones es impredecible porque combina necesidades y sistemas de valores arraigados en las personas
Los intentos de muchas organizaciones para implantar programas de gestión excelente y de mejora continua, salen mal. Esto se debe a que no se tiene en cuenta, el hecho de que estos Proyectos implican un cambio cultural para la Organización, Las mejores prácticas, para que eso no suceda en su organización: Definir bien la necesidad del cambio Que el Proyecto nazca con el respaldo suficiente Que haya una buena estrategia de comunicación Unir los cambios a la estructura de la empresa
Una Intranet corporativa permitiría a cada territorial permanecer en contacto con las otras directamente, sin pasar por los inescrutables laberintos jerárquicos.
Uno de los principales problemas que se da entre los usuarios es que el CFDI de las empresas sea rechazado. Es entonces cuando tenemos que revisar que verdaderamente nuestra persona, física o jurídica, se encuentra inscrita en el Registro Federal de Contribuyentes (RFC). Esto puede pasar sobre todo a las nuevas corporaciones que, sin querer, se hayan saltado este paso.
Los comprobantes fiscales digitales tienen diferentes usos. El más famoso es el de la factura, pero no es el único. Hay que recordar que los comprobantes fiscales no solo aluden a los intercambios de bienes y servicios por dinero, hay otros movimientos de dinero que también cuentan para el SAT y que por tanto también deben ser contados.
En primer lugar todo CFDI, que son las siglas de Comprobante Fiscal Digital de Internet, debe de señalar el estado en que se encuentra. Solo hay dos posibilidades: vigente o cancelado. El primero señala que todo está correcto y es válido mientras en el segundo puede haber algún problema y por tal motivo no sirve, aunque exista.
Muchas compañías modernas se están moviendo lentamente a los sistemas de facturación electrónica. Las ventajas de la Facturación Electrónica son: la facilidad para su control y ofrecen flexibilidad y un servicio más rápido. Estos sistemas tienen una serie de ventajas, ya que producen comprobantes fiscales Digitales y no facturas de papel ordinarias, las cuales tenían muchas limitaciones. Ayudan a reducir el retraso en los pagos por la entrega rápida y segura de las facturas.
La facturación electrónica se consolida y adquiere cada vez mayor aceptación principalmente por su relación con la eficiencia, la transparencia y la seguridad.
Varias encuestas sostienen que sólo en el orden del 20% de los proyectos finalizan obteniendo el objetivo planteado, en el tiempo y con los recursos estimados. Esta problemática se da en todo tipo de proyectos, y está particularmente acentuada en proyectos tecnológicos.
La cuestión ha alcanzado su punto álgido como consecuencia de las leyes Stop Online Piracy Act (SOPA) y Protect IP Act (PIPA), cuyo objetivo es coartar el tráfico ilegal online de contenido con derecho de autor y de productos falsificados
José Alberto Santos, nos indica, que Sinergia es la Teoría del campo psicológico que trata de entender como se crea la realidad perceptual y su relación con la estructura y funciones del cerebro.
La gerencia de mercados en pro de definir los objetivos de mercadotecnia, debe considerar que la mercadotecnia es un conjunto de actividades que comienzan con la identificación de una necesidad o deseo y termina cuando éste queda satisfecho de la mejor manera posible mediante la entrega de un producto o servicio, claro que a cambio de un beneficio para la empresa u organización
Se ha comentado, que en las economías de libre empresa y las que dependen del mercado, los procesos de mercadotecnia, como principal fuerza en la creación de mercados de masa, producción en masa y distribución masiva, también ayudan a crear altos niveles de actividad comercial, mayores oportunidades de inversiones y alto empleo
Sobre este mercados comenta raulflores.wordpress.co m , que se llama así por la forma de imponer tu producto o compañía a todo aquel que se acerque a menos de un metro cuadrado de ti, sean estos familiares, amigos, gente en los supermercados, el chofer del taxi, en fin toda persona que se atraviese en tu camino califica para presentarle tu producto o negocio
Se dice, que el funcionamiento básico de los negocios multinivel, consiste en "vender" el producto o servicio a los consumidores finales; para luego, proponerles que se incorporen como distribuidores independientes (también puede funcionar al revés).
Se comenta que el marketing ubicuo es una visión multidisciplinaria que no se relaciona directamente con ninguna herramienta o medio y sí con todas a la vez. Branding, promoción, directo, digital… son todas disciplinas de marketing que pueden trabajar bajo este nuevo paraguas estratégico
Se comena, que las Organizaciones deben programar y aplicar políticas de reducción de energía eléctrica, consumo de agua y utilización de productos biodegradables que minimicen el impacto negativo al ambiente
