La Secretaria Ejecutiva En El Tiempo Presente
Consideraciones generales
Si lo que vas a decir no es más bello que el silencio: no lo digas.
Proverbio árabe
Las características económicas de los actuales escenarios muestran a empresas muy competitivas, dinámicas, generadoras de transformaciones que han dado paso a una comercialización proactiva a favor de las economías, desarrollos tecnológicos, mercados que tratan de satisfacer las necesidades que los consumidores reclaman.
Todo ello ha conllevado que las empresas a través de sus recursos, especialmente el humano tome muy en serio el rol que cada miembro de la organización debe desempeñar en pro de resultados que le favorezcan.
Así se ha observado de los cambios que en muchas funciones desde los altos cargos, hasta los trabajos técnicos y desde luego. Lo que nos concierne en esta oportunidad el de la secretaria ejecutiva.
No nos sorprende que Fernando Vigorena escriba en relación al tema, que se deben considerar que vivimos un cambio de época y no una época de cambios lo que se traduce en un verdadero proceso de anorexia estructural que vive la empresa moderna, externalización de funciones medio hacia proveedores externos, estructuras en redes, el paso de mercados masivos a mercados segmentados y en general un ambiente poco propicio para "hacer carrera laboral", en empresas con estructuras desmontables, descartables, transportables, desechables y hasta virtuales que están en permanente cambio.
Justamente estos cambios demandan de personas emprendedoras, con visión que den paso a su potencialidad, habilidades, experiencias que le favorezcan en su desempeño, en el logro de las funciones a desempeñar.
Realidad actual
Las empresas en el presente se enfrentan a grandes retos, a cambios que conllevan a reestructurar su operatividad, obligando a que su gerencia este más atenta en el tipo de estructura organizacional que se necesita, así como en la descripción de las funciones que deben desempeñar el equipo de trabajo, ese que le acompañara en pro de resultados que favorezca a la organización.
Se requiere de profesionales proactivos, visionarios, altamente capacitados, motivados a usar adecuadamente su potencial creativo, innovador. Verdaderos emprendedores que conlleven a crear un comportamiento organizacional favorable para la empresa.
La realidad actual en el caso venezolano, muestra un escenario turbulento, requiriéndose de una buena disposición de los trabajadores de la empresa que permita desempeñar funciones que puedan enfrentar los retos que se han generado y dar paso, a cambios que garanticen participación dinámica de las empresas en pro de su desarrollo.
Se necesita de una nueva secretaria ejecutiva, más adaptada a las necesidades de las exigencias del presente, secretarias con otra cultura organizacional, con más visión espíritu de pertenencia, capacitada de acuerdo a los requierimentos del lenguaje, comunicación organizacional del presente.
Cambios que se han generado
Reestructuración de las organizaciones en pro de su funcionamiento, una nueva arquitectura estructural que permita afrontar los retos, dar paso a las transformaciones que conlleven a productividad, operatividad, que garantice beneficios, participación en los mercados, crecimiento
Liderazgo gerencial proactivo, democrático, motivador, capaz de desarrollar planes estratégicos, acciones que permitan a la empresa participar eficazmente en los actuales escenarios, ser competitivos, conquistar y permanecer en los mercados, enfrentar los retos, riesgos e incertidumbre.
Nuevas tecnología que garantizan competitividad, innovación, desarrollo de productos, calidad y productividad, costos.
Profesionales más capacitados de acuerdos a las funciones a desarrollar, profesionales con espíritu de pertenencia bien definido, innovadores, creativos, colaboradores, responsables, productivos.
Nuevas aperturas , producto de una política de comercio exterior más abierta, que ha dado paso a alianzas, acuerdos, convenios, que favorezcan al país, a las empresas en su participación e integración con programas económicos del gobierno.
Nuevos conocimientos, habilidades, destrezas de la función administrativa de acuerdo a las exigencias competitivas del presente, Conocimientos que han dado paso a nuevos estilos de capacitación, aprendizaje más dinámicos, más positivos en función del desempeño.
La secretaria ejecutiva del presente
De acuerdo a todo lo anteriormente expuesto, ello ha conllevado a que la gerencia cuente en el presente con una secretaria ejecutiva eficiente, capaz de adentrarse en sus programas, planes, facilitarles todas aquellas acciones que le favorezcan en sus interrelaciones de trabajo, que le proporcione los espacios, las herramientas que le favorezca en la su gestión.
La secretaria ejecutiva del presente requiere ser una profesional con visión, dinámica, preparada para ejercer su cargo con el apoyo de todos los conocimientos necesarios que le facilite su ejercicio, manejar adecuadamente los términos, alcance de los tópicos gerenciales modernos, negociación interrelaciones humanas, conocimiento de si mismo, optimista, agradable, con personalidad, presentable, buena conducta, valores , ética, comportamiento que genere un clima organizacional positivo en su ejercicio, dominio de idiomas, especialmente ingles, los aspectos básicos de las herramientas tecnológicas de informática.
Ser una secretaria con los conocimientos y aplicación de las herramientas básicas de crecimiento personal que garantice el manejo de conflictos, de paso a un clima organizacional en donde su rol sea muy positivo para el desempeño de las funciones de la gerencia.
Se necesita de una secretaria en donde la gerencia deposite su confianza, le colabore en la minimización de problemas con la ayuda de sus comentarios, participación en todo aquello que beneficie el desempeño del gerente.
Una secretaria tolerante a la incertidumbre con que se mueven los negocios. Con capacidad de crear, innovar e implementar Con visión global del negocio de la empresa, asertiva y con autoestima alta. Que sepa planificar su tiempo y el de su jefe, preparar y tratar la información adecuadamente, concertar, acoger y atender a las visitas, preparar presentaciones de productos o servicios, Organizar los viajes de negocios, entre otras funciones
Conclusiones
Definitivamente la gerencia moderna debe contratar a una secretaria que reúnan todas aquellas características que le colaboren a desempeñar su rol con eficiencia, secretarias bien capacitadas, creativas, capaces de aportar sus conocimientos habilidades que ayuden a alcanzar un clima organizacional positivo y favorezca a que su asistente se identifique plenamente con sus funciones, responsabilidades.
Hacer una pregunta
Se necesita de líderes gerenciales, que estén bien integrados a sus equipos de trabajo, que sepan motivar a sus miembros, considerar y usar adecuadamente el potencial de cada miembro, su talento humano y dar paso a acciones que garanticen desarrollo, éxito, competencia. A
Es hora de hacer los cambios que se requieren, a fin de que las nuevas generaciones de profesionales se preparen con los conocimientos que las ciencias del presente demandan y puedan con ética, responsabilidad social, aportar sus conocimientos a favor de la comunidad venezolana, que tanto lo necesita.
Consideramos, que la Escuela de Administración Comercial de la Universidad de Carabobo, ha dejado mucho que decir en su participación proactiva en pro de exponer sus opiniones, ser más participativa, especialmente ante un problema crítico que le concierne, como es la improductividad del sector empresarial del país, el desempleo de sus egresados y la formación de estos. Tanto sus autoridades, como sus docente han desperdiciado las oportunidades que el mismo gobierno nacional les ha ofrecido, debido a muchas de las debilidades en sus programas económicos y ante la ausencia de una gerencia proactiva, visionaria, estratega , específicamente en las empresas públicas que deja mucho que decir en su operatividad.
El trabajo, es en sí un elemento esencial en la calidad de vida del individuo, y esto es así ya que “la relación del hombre consigo mismo solo se hace objetiva y real para él a través de su relación con otro hombre”, y es precisamente en el centro de trabajo donde estas relaciones tienen su más alto de materialización.
La Gestión del conocimiento” es una corriente modelizadora de la transformación de las empresas introduciendo la consideración de otro recurso más (el conocimiento), para dar respuesta a las nuevas demandas de cambio y mejora, y para lograr mantener posiciones competitivas empleando de manera intensiva las capacidades de las personas y de las tecnologías de la información. “
En este contexto, el Aprendizaje Organizacional, como referente epistemológico a ser profundizado e interpretado, es definido por diferentes autores. Para Robbins (1998), el Aprendizaje Organizacional es fundamentalmente una actividad social donde el conocimiento y las habilidades se ponen en práctica, se critican y son integradas como oportunidades para optimizar el aprendizaje y efectividad en el ámbito laboral.
Hay que reconocer que la psicología y la sociología de los grupos se han visto impulsada por los grandes precursores europeos de las ciencias humanas. Entre estos se pueden mencionar: Emilio Durkheim, iniciador de la "Dinámica Social" que contribuyó a interpretaciones de los procesos colectivos en todas las escalas; Freud, creador del psicoanálisis quien revoluciona la sociedad con sus planteamientos acerca de la neurosis y la psicoterapia. Posteriormente, Kurt-Lewin crea en 1944 el término "Din
Es necesario contar con una gerencia que manifieste abiertamente su voluntad de afrontar los hechos, saber manejar adecuadamente su recurso humano, inculcar en estos la voluntad de trabajar unidos, comprometerse en generar todos los cambios, que no solamente afronten las amenazas, sino que propicien aquello que garantice un buen desempeño en las empresas bajo su responsabilidad.
Hoy más que nunca, las Universidades deben aparecer con un rol más dinámico, comprometido que de paso a propuestas, opiniones, conocimientos que favorezcan al país en los principales problemas que afronta, sea en lo cultural, económico, técnico, social salud y educativo .
Los intentos de muchas organizaciones para implantar programas de gestión excelente y de mejora continua, salen mal. Esto se debe a que no se tiene en cuenta, el hecho de que estos Proyectos implican un cambio cultural para la Organización, Las mejores prácticas, para que eso no suceda en su organización: Definir bien la necesidad del cambio Que el Proyecto nazca con el respaldo suficiente Que haya una buena estrategia de comunicación Unir los cambios a la estructura de la empresa
Una Intranet corporativa permitiría a cada territorial permanecer en contacto con las otras directamente, sin pasar por los inescrutables laberintos jerárquicos.
Uno de los principales problemas que se da entre los usuarios es que el CFDI de las empresas sea rechazado. Es entonces cuando tenemos que revisar que verdaderamente nuestra persona, física o jurídica, se encuentra inscrita en el Registro Federal de Contribuyentes (RFC). Esto puede pasar sobre todo a las nuevas corporaciones que, sin querer, se hayan saltado este paso.
Los comprobantes fiscales digitales tienen diferentes usos. El más famoso es el de la factura, pero no es el único. Hay que recordar que los comprobantes fiscales no solo aluden a los intercambios de bienes y servicios por dinero, hay otros movimientos de dinero que también cuentan para el SAT y que por tanto también deben ser contados.
En primer lugar todo CFDI, que son las siglas de Comprobante Fiscal Digital de Internet, debe de señalar el estado en que se encuentra. Solo hay dos posibilidades: vigente o cancelado. El primero señala que todo está correcto y es válido mientras en el segundo puede haber algún problema y por tal motivo no sirve, aunque exista.
Muchas compañías modernas se están moviendo lentamente a los sistemas de facturación electrónica. Las ventajas de la Facturación Electrónica son: la facilidad para su control y ofrecen flexibilidad y un servicio más rápido. Estos sistemas tienen una serie de ventajas, ya que producen comprobantes fiscales Digitales y no facturas de papel ordinarias, las cuales tenían muchas limitaciones. Ayudan a reducir el retraso en los pagos por la entrega rápida y segura de las facturas.
La facturación electrónica se consolida y adquiere cada vez mayor aceptación principalmente por su relación con la eficiencia, la transparencia y la seguridad.
Varias encuestas sostienen que sólo en el orden del 20% de los proyectos finalizan obteniendo el objetivo planteado, en el tiempo y con los recursos estimados. Esta problemática se da en todo tipo de proyectos, y está particularmente acentuada en proyectos tecnológicos.
José Alberto Santos, nos indica, que Sinergia es la Teoría del campo psicológico que trata de entender como se crea la realidad perceptual y su relación con la estructura y funciones del cerebro.
La gerencia de mercados en pro de definir los objetivos de mercadotecnia, debe considerar que la mercadotecnia es un conjunto de actividades que comienzan con la identificación de una necesidad o deseo y termina cuando éste queda satisfecho de la mejor manera posible mediante la entrega de un producto o servicio, claro que a cambio de un beneficio para la empresa u organización
Se ha comentado, que en las economías de libre empresa y las que dependen del mercado, los procesos de mercadotecnia, como principal fuerza en la creación de mercados de masa, producción en masa y distribución masiva, también ayudan a crear altos niveles de actividad comercial, mayores oportunidades de inversiones y alto empleo
Sobre este mercados comenta raulflores.wordpress.co m , que se llama así por la forma de imponer tu producto o compañía a todo aquel que se acerque a menos de un metro cuadrado de ti, sean estos familiares, amigos, gente en los supermercados, el chofer del taxi, en fin toda persona que se atraviese en tu camino califica para presentarle tu producto o negocio
Se dice, que el funcionamiento básico de los negocios multinivel, consiste en "vender" el producto o servicio a los consumidores finales; para luego, proponerles que se incorporen como distribuidores independientes (también puede funcionar al revés).
Se comenta que el marketing ubicuo es una visión multidisciplinaria que no se relaciona directamente con ninguna herramienta o medio y sí con todas a la vez. Branding, promoción, directo, digital… son todas disciplinas de marketing que pueden trabajar bajo este nuevo paraguas estratégico
Se comena, que las Organizaciones deben programar y aplicar políticas de reducción de energía eléctrica, consumo de agua y utilización de productos biodegradables que minimicen el impacto negativo al ambiente
Se comenta, que hay decenas de teorías e hipótesis, tantas como personas han presenciado o se han interesado en este nuevo fenómeno. Extraterrestres, movimientos telúricos, choques de energía, las trompetas del apocalipsis… Sin embargo nadie sabe aún a ciencia cierta qué o quién es el autor u origen de estos ruidos que se están propagando a lo largo de todo el mundo.
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