La Secretaria Ejecutiva En El Tiempo Presente

Consideraciones generales

Si lo que vas a decir no es más bello que el silencio: no lo digas.

Las características económicas de los actuales escenarios muestran a empresas muy competitivas, dinámicas, generadoras  de transformaciones que han dado paso a una comercialización proactiva a favor de las economías, desarrollos tecnológicos, mercados que tratan de satisfacer las necesidades que los consumidores reclaman.

 Todo ello ha conllevado que las empresas a través de sus recursos, especialmente el humano tome muy en serio el rol que cada miembro de la organización debe desempeñar en pro de resultados que le favorezcan.

 Así se ha observado de los cambios que  en muchas funciones  desde los altos cargos, hasta los trabajos técnicos y desde luego. Lo que nos concierne en esta oportunidad el de la secretaria ejecutiva.

 No nos sorprende que  Fernando Vigorena escriba en relación al tema, que se deben considerar que vivimos un cambio de época y no una época de cambios lo que se traduce en un verdadero proceso de anorexia estructural que vive la empresa moderna, externalización de funciones medio hacia proveedores externos, estructuras en redes, el paso de mercados masivos a mercados segmentados y en general un ambiente poco propicio para "hacer carrera laboral", en empresas con estructuras desmontables, descartables, transportables, desechables y hasta virtuales que están en permanente cambio.

Justamente estos cambios demandan de personas emprendedoras, con visión que den paso a su potencialidad, habilidades, experiencias que le favorezcan en su desempeño, en el logro de las funciones a desempeñar.

Realidad actual

Las empresas en el presente se enfrentan a grandes retos, a cambios que conllevan a reestructurar su operatividad, obligando a que su gerencia este más atenta en el tipo de estructura organizacional que se necesita, así como en la descripción de las funciones que deben desempeñar el equipo de trabajo, ese  que le acompañara en pro de resultados que favorezca a la organización.

Se requiere de profesionales proactivos, visionarios, altamente capacitados, motivados a usar adecuadamente su potencial creativo, innovador. Verdaderos emprendedores que conlleven a crear un comportamiento organizacional favorable para  la empresa.

La realidad actual en el caso venezolano, muestra un escenario turbulento, requiriéndose de una buena  disposición de los trabajadores de la  empresa  que permita desempeñar  funciones que puedan enfrentar los retos que se han generado y dar paso, a cambios que garanticen participación dinámica de las empresas en pro de su desarrollo.

  Se necesita   de una nueva secretaria ejecutiva, más adaptada a las necesidades de las exigencias del presente, secretarias con otra cultura organizacional, con más visión espíritu de pertenencia, capacitada de acuerdo a los requierimentos del lenguaje, comunicación organizacional del presente.

Cambios que se han generado

Reestructuración de las organizaciones en pro de su funcionamiento, una nueva arquitectura estructural que permita afrontar los retos, dar paso a las transformaciones que conlleven a productividad, operatividad, que garantice beneficios, participación en los mercados, crecimiento

 Liderazgo gerencial proactivo, democrático, motivador, capaz de desarrollar planes estratégicos, acciones que permitan a la empresa participar eficazmente en los actuales escenarios, ser competitivos, conquistar y permanecer en los mercados, enfrentar los retos, riesgos e incertidumbre.

 Nuevas tecnología que garantizan competitividad, innovación, desarrollo de productos, calidad y productividad, costos.

Profesionales más capacitados de acuerdos a las funciones a desarrollar, profesionales con espíritu de pertenencia bien definido, innovadores, creativos, colaboradores, responsables, productivos.

Nuevas aperturas , producto de una política de comercio exterior más abierta, que ha dado paso a alianzas, acuerdos, convenios, que favorezcan al país, a las empresas en su participación e integración con programas económicos del gobierno.

Nuevos conocimientos, habilidades, destrezas de la función administrativa de acuerdo a las exigencias competitivas del presente, Conocimientos que han dado paso a nuevos estilos de capacitación, aprendizaje más dinámicos, más positivos en función del desempeño.

La secretaria ejecutiva del presente

 De acuerdo a todo lo anteriormente expuesto, ello ha conllevado a que la gerencia cuente en el presente con una secretaria ejecutiva eficiente, capaz de adentrarse en sus programas, planes, facilitarles todas aquellas acciones que le favorezcan en sus interrelaciones de trabajo, que le proporcione los espacios, las herramientas que le favorezca en la su gestión.

 La secretaria ejecutiva del presente requiere ser una  profesional con visión, dinámica, preparada para ejercer su cargo con el apoyo de todos los conocimientos necesarios que le facilite su ejercicio, manejar adecuadamente los términos, alcance de los tópicos gerenciales modernos, negociación interrelaciones humanas, conocimiento de si mismo,  optimista, agradable,  con personalidad, presentable,  buena conducta, valores , ética,  comportamiento que genere un clima organizacional positivo en su ejercicio, dominio de idiomas, especialmente  ingles, los aspectos básicos de las herramientas tecnológicas de informática.

 Ser una secretaria con los conocimientos y aplicación de las herramientas básicas  de crecimiento personal que garantice  el manejo de conflictos, de paso a un clima organizacional en donde su rol sea muy positivo para el desempeño de las funciones de la gerencia.

 Se necesita de una secretaria en donde la gerencia deposite su confianza, le colabore en la minimización de problemas con la ayuda de sus comentarios, participación en todo aquello que beneficie el desempeño del gerente.

Una secretaria tolerante a la incertidumbre con que se mueven los negocios. Con capacidad de crear, innovar e implementar Con visión global del negocio de la empresa, asertiva y con  autoestima alta.  Que sepa planificar su tiempo y el de su jefe, preparar y tratar la información adecuadamente, concertar, acoger y atender a las visitas,  preparar presentaciones de productos o servicios, Organizar los viajes de negocios, entre otras funciones

Conclusiones

Definitivamente la gerencia moderna debe contratar a una secretaria que reúnan todas aquellas características que  le colaboren a desempeñar su rol con eficiencia, secretarias bien capacitadas, creativas, capaces de aportar sus conocimientos habilidades que ayuden a alcanzar un clima organizacional positivo y favorezca a que su asistente se identifique plenamente con sus funciones, responsabilidades.

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