LA GERENCIA Y SU SECRETARIA

LA GERENCIA Y SU SECRETARIA
Carlos Mora Vanegas
El ser humano se experimenta a sí mismo, sus pensamientos y sentimientos, como algo separado del resto. Una especie de ilusión óptica de nuestra conciencia. Esta ilusión es como una cárcel que nos restringe a nuestros deseos personales y al afecto por las pocas personas próximas a nosotros. Nuestra tarea debe consistir en liberarnos de esta cárcel, ensanchando nuestro círculo, para abrazar a todas las criaturas vivientes y la totalidad de la naturaleza en su belleza."
Albert Einstein -
La Oración de la secretaria nos señala:
Señor:
Ayúdame a tener la claridad y la humildad suficientes de tratar hoy a mis superiores y compañeros de trabajo de tal modo que me pueda sentir cada día, orgullosa de mi desempeño.
Ayúdame con tu infinito amor a tratar con paciencia y actuar con eficiencia frente a cada uno de los empeños de crecimiento que me envías hoy en forma de gente apresurada a la que le interesa únicamente el servicio y no quien lo sirve.
Gracias por la entereza y presencia de ánimo para transformar mi puesto de trabajo en una avanzada del amor.
Amén.
Una buena gerencia debe estar apoyada de una buena secretaria, proactiva, estratega, que sepa manejar eficientemente sus funciones, dándole paso a un buen apoyo al gerente.´ Se debe contar con una secretaria que garantice confianza, seriedad, buen trato, conocimientos, habilidades y destrezas en las interrelaciones humanas.
En el presente considerando la dinámica de los negocios, las actividades a que día a día se somete el gerente, requiere de una secretaria que preste atención diaria de la agenda de Gerencia General, sepa cumplir y hacer cumplir las políticas, normas y procedimientos de la empresa, Manejar armónicamente las interrelaciones humanas, manejar adecuadamente tecnología de la informática, computadoras con todos sus programas, Elaborar y presentar periódicamente y a solicitud de las instancias superiores, los reportes adecuados. Apoyo a las áreas de Cobranzas, Atención al Cliente y Gerencia Administrativa. Asistencia en la planificación y organización de las tareas propias del sector. Dominio de idioma inglés (oral y escrito). Poseer amplia disponibilidad horaria Saber que la secretaria es un buen asistente de la dirección
En las empresas venezolanas, especialmente en las Pymes de acuerdo a la investigación realizada por la cátedra de crecimiento personal del Programa de la especialidad Gerencia de la calidad y productividad, se ha determinado la ausencia de parte de la gerencia de contar con una buena secretaria que le permita poder cumplir con las tareas a la que esta comprometida, muchas veces por culpa de la organización que no tiene bien definido sus manuales y en donde no está bien especificada las funciones que se espera debe cumplir la secretaria ,además de manifestarse una gran ausencia del desarrollo personal, aspecto que se identifica fácilmente a través de las interrelaciones, trato, carácter, personalidad, conducta, comportamiento, atención, descubriéndose muchas veces ausencia de asertividad, baja autoestima, actitudes, y funciones administrativas mal desempeñadas, consecuencia muchas veces de ausencia de definiciones de las funciones que se espera debe cumplir la secretaria .
Se detecta poca atención de la gerencia de capacitar, desarrollar a la secretaria promocionándoles, talleres, cursos, seminarios que les permita adentrarse en lo que la ciencia administrativa, los tópicos modernos de la administración involucran. Los talleres de crecimiento personal están orientados al desarrollo de las propias potencialidades mediante un aumento del grado de consciencia. En definitiva, con el fin de reconocer nuestras propias necesidades y querer lo mejor para nosotros mismos.
Desconocen muchos gerentes, que los talleres, ayudan a desarrollar el potencial que cada uno tiene y que de saberlo majar adecuadamente los resultados sería favorable cuando se apoya en una secretaria capaz de ayudarle a realizar eficientemente sus compromisos.
Definitivamente la gerencia a través de esos talleres puede colaborar en mejorar las habilidades sociales de la secretaria para ser capaz de una comunicación más eficaz (pedir lo que necesita, expresar sus sentimientos, saber decir "no" cuando es preciso, etc.)
Darse cuenta de sí mismo, o de la zona interior.; del mundo exterior (lo obvio y perceptible por los sentidos),de la zona intermedia o zona de la fantasía (lugar donde residen nuestras neuras