Importancia De Los Manuales De Procedimientos En La Gestión Administrativa

Posteado: 23/04/2011 |Comentarios: 2 | Vistas: 2,086 |

Al iniciar este artículo es necesario hacer una clara diferencia entre "Procedimientos" y "Manuales de Procedimientos". Toda actividad encomendada a una persona o a un grupo de ellas, tiene implícitos procedimientos que se realizan para poder cumplir con objetivos diversos dentro de una organización. De no llevarse a cabo procedimientos las tareas no se cumplirían. Pero ¿qué es un procedimiento? 

Sin perjuicio de las diferentes definiciones que pudiéramos encontrar en la literatura administrativa, de manera sencilla nosotros afirmamos que un procedimiento es "la serie o secuencia de pasos requeridos para completar una tarea en particular", donde dicha tarea puede ser de diferente naturaleza y pertenecer a diferentes campos. Así, una tarea en particular podría requerir más pasos en su procedimiento que otras. Algunos autores han percibido en algunos campos, de manera acertada, un procedimiento como una rutina adoptada para el logro de un fin. 

Qué es un Manual de Procedimientos 

Entendiendo qué es un procedimiento, podemos afirmar que un Manual de Procedimientos es un documento en el que se compilan o agrupan los diferentes procedimientos necesarios para completar una tarea, teniendo como fin establecer una adecuada comunicación a los actores involucrados que les permita realizar sus tareas en forma ordenada y sistemática. 

Para A. Reyes Ponce, se trata de "Un folleto, libro, carpeta, etc., en los que de una manera fácil de manejar (manuable) se concentran en forma sistemática, una serie de elementos administrativos para un fin concreto: orientar y uniformar la conducta que se presenta entre cada grupo humano en la empresa". 

De lo anterior se infiere que, la característica sobresaliente del Manual de Procedimientos la constituye el hecho de que es un documento escrito, a diferencia del Procedimiento en sí que está representado por la acción material. Es así como Graham Kellog indica que "Un procedimiento por escrito significa establecer debidamente un método estándar para ejecutar algún trabajo". 

Queda claro entonces, que el Manual de Procedimientos le da a los procedimientos realizados (que no necesariamente establecidos), un carácter formal u oficial para una determinada tarea o conjunto de tareas, convirtiéndose en una guía orientadora en la consecución de un resultado eficaz y eficiente. 

Por lo anterior, la elaboración de Manuales de Procedimientos dentro de la institución o empresa es una función de los directores, gerentes y demás personas con autoridad para la toma de decisiones, conducentes a mantener bien informados a los colaboradores sobre la forma de realizar las tareas de su competencia y evitar así, confusiones a la hora de llevar a cabo sus funciones, pero sirven, a la vez, como un instrumento de rendición de cuenta acerca de qué, cómo, cuándo y dónde se ejecutan las labores que son responsabilidad de cada funcionario.

Sin perjuicio de la descripción específica de los pasos a seguir para cumplir con tareas específicas, los Manuales de Procedimientos deben cumplir con otros objetivos no menos importantes para el buen desarrollo de la gestión administrativa, entre los cuáles podemos mencionar. 

1.- Dar a conocer a todo el personal involucrado los objetivos, relaciones de dependencia, responsabilidades y políticas institucionales. 

2.- Propiciar la uniformidad del trabajo, permitiendo que diferentes colaboradores puedan realizar diferentes tareas sin ningún inconveniente. 

3.- Evitar duplicidad de funciones y, a la vez, servir como indicador para detectar omisiones. 

4.- Propiciar mejoras en los procedimientos vigentes en procura de una mayor eficiencia administrativa. 

5.- Facilitan la inducción de los nuevos colaboradores de la institución. 

6.- Permite la integración de todos los colaboradores así como la funcionalidad integral del personal. 

7.- Propicia el ahorro de esfuerzos y recursos 

8.- Es un instrumento útil para los evaluadores y auditores del Control Interno. 
En conclusión, un Manual de Procedimientos debidamente elaborado, permite al funcionario de la institución o empresa conocer claramente qué debe hacer, cómo, cuándo y dónde debe hacerlo, conociendo también los recursos y requisitos necesarios para cumplimentar una determinada tarea.

Grupo Miranda-Consultores Empresariales

Puntear artículo
  • 1
  • 2
  • 3
  • 4
  • 5
  • 0 voto(s)
    Comentar
    Imprimir
    Re-Publicar
    Fuente del Artículo: http://www.articuloz.com/administracion-articulos/importancia-de-los-manuales-de-procedimientos-en-la-gestion-administrativa-4661720.html

    Agregue un nuevo comentario

    INTRODUCCIÓN DELEGACIÓN CON NUEVO PARADIGMA EN MATERIA DE PLANEACIÓN DELEGACIÓN EFICIENTE DELEGACIÓN CON PROCEDIMIENTOS ACTUALIZADOS DE CONTROL Y SEGUIMEIENTO DELEGACIÓN CON BASE A LA EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO Y OBTENCIÓN DE RESULTADOS DELEGACIÓN CON TRANSPARENCIA Y ORIENTADA A LA RENDICIÓN DE CUENTAS DELEGACIÓN CON AUSTERIDAD, DISCIPLINA Y RACIONALIDAD PRESUPUESTARIA

    por: NORMA A. ANAYA BARRERAl Finanzasl 22/01/2015 lVistas: 34
    Joram Santana

    El control es una de las etapas más importantes de la gerencia empresarial. En términos simplistas, el control, significa confirmar que determinadas tareas se hayan realizado y el que los resultados obtenidos sean similares a lo que se había planificado. Pero la realidad es que el control abarca mucho más que eso.

    por: Joram Santanal Negocios> Administraciónl 29/12/2015

    Muchas empresas optan por el alquiler de una oficina en un cetro de negocios como sede y punto de encuentro entre trabajadores y clientes, un factor muy importante ya que supone un aumento en el prestigio tanto de tu empresa como de la firma o marca que representas. Un centro de negocio te proporciona una popularidad infinita independientemente del sector.

    por: Helena Salgadol Negocios> Administraciónl 14/10/2015

    La creciente globalización ha puesto en un estado de constante competitividad a las empresas a nivel no solo local, sino mundial, generando con ello la necesidad de mantenerse siempre a la vanguardia estratégica para mantener y obtener nuevos clientes, los cuáles cada vez son más exigentes y buscan que los productos y servicios cubran por completo sus necesidades.

    por: Marco Antonio Zaragoza Morenol Negocios> Administraciónl 23/09/2015
    Ricardo Candela Casas

    Existen algunas historias interesantes en la administración que le llamaran la atención . Un investigados en el campo de la psicologia que debe solicita apoyo economico a sus amigos para publicar su primer libro. Una teoria en el campo de la motivacion que no tiene sustento demostrable. Una escuela administrativa que origino conflictos laborales.

    por: Ricardo Candela Casasl Negocios> Administraciónl 11/02/2015

    La aprobación de las Directivas Europeas con la obligatoriedad de la implantación de la Contratación Electrónica ha generado dudas sobre cómo la tecnología se debe implantar para conseguir este objetivo del "principio al fin".

    por: Josep Martí Cidl Negocios> Administraciónl 02/12/2014 lVistas: 23
    Betty Piña

    El término «cadena de suministro», también conocido como «cadena de abasto», entró al dominio público cuando Keith Oliver, un consultor en Booz Allen Hamilton, lo uso en una entrevista para el Financial Times en 1982.

    por: Betty Piñal Negocios> Administraciónl 17/11/2014 lVistas: 40

    ¿La capacitacion es un gasto o una inversion? las mejores empresa en la actulidad capcaitan a su personal de trabajo ayudandoles a crecer y a tener menor numero de accidentes y mayor utlidades, haciendo a su personallo mas eficaz y eficiente.

    por: GEOVANNIl Negocios> Administraciónl 06/11/2014 lVistas: 33
    Emmanuel

    Poner atención en tu "enfoque diario", puede ayudarte a obtener hasta un 400% de retorno en productividad y resultados en tu empresa.

    por: Emmanuell Negocios> Administraciónl 01/10/2014 lVistas: 65

    Hace algunos meses hablábamos en uno de nuestros artículos sobre la "zona de confort" que cada uno de nosotros tiene, y alrededor de la cual giran nuestras acciones. En el tanto nuestras actividades y proyectos giren alrededor de ella, no podremos desenvolvemos con gran motivación y libertad.

    por: Felixl Autoayuda> Consejosl 14/07/2011 lVistas: 403

    Estimado lector, ¿sabía usted que la libertad y la prosperidad, están directamente asociadas a su autoestima? Sí, eso es así por muchas razones y una de ellas es que, con mucha frecuencia asociamos la falta de libertad únicamente con otras personas

    por: Felixl Autoayuda> Consejosl 08/07/2011 lVistas: 222

    Dentro de estos planes, deberá la auditoría interna incorporar aquellas valoraciones de carácter general o de carácter macro direccionadas a las áreas de mayor importancia para la compañía, dentro de su universo auditable.

    por: Felixl Negocios> Administraciónl 06/07/2011 lVistas: 257

    Dependiendo del interés que usted tenga por el producto que va a promocionar y el conocimiento que tenga de éste, le será más fácil escribir artículos para promocionar dicho producto o servicio, y escribir contenido de calidad para los lectores que busquen información relacionada con dicho producto.

    por: Felixl Internet> Marketing En Internetl 04/07/2011 lVistas: 468

    Por lo general, los motores de búsqueda posicionan su blog o sitio web, dependiendo de los enlaces de entrada hacia su sitio web, enlaces de entrada que provengan, principalmente, de sitios importantes. Pues, una de las formas más efectivas de conseguir enlaces entrantes a su sitio web es mediante la escritura y publicación de artículos.

    por: Felixl Internet> SEOl 03/07/2011 lVistas: 94

    La unión de un trabajo con horarios flexibles, siendo nuestros propios jefes y, además, con un buen ingreso, es algo tentador para, casi, cualquier persona; esto sin duda es muy atractivo porque, además de los ingresos que nos da, otorga libertad para disfrutar con la familia dichos ingresos

    por: Felixl Negocios> Negocios Desde El Hogarl 26/06/2011 lVistas: 60

    Cuando cada uno de los miembros de la organización se identifica con la Cultura de Riesgo existente y domina el lenguaje referido a ésta, logrará comprender la potencial afectación que cada uno de los objetivos propuestos, para el éxito de la empresa, puede tener, de ocurrir los potenciales eventos identificados en la valoración del riesgo.

    por: Felixl Negocios> Administraciónl 19/06/2011 lVistas: 1,213

    La falta de autoestima es un estado de insatisfacción con nosotros mismos, que nos lleva sufrir una severa autocrítica, generalmente sin razón y sobre cosas que, solo existen en nuestra imaginación.

    por: Felixl Autoayuda> Consejosl 19/06/2011 lVistas: 117

    Comments on this article

    0
    Felix 22/07/2011
    Las instrucciones clara son determinantes para un adecuado entendimiento entre los miembros de la organización y el flujo de información dentro de la misma. Instrucciones confusas, conducen a mala praxis y podría no lograrse los objetivos propuestos en un manual de procedimientos. El alcance de los manuales de procedimientos debe ser coherente con las áreas a las que van dirigidos para que no se afecten la eficiencia, la eficacia y la economía, todos éstos, elementos del Control Interno. Saludos afectuosos.
    0
    Maria Sol Balderas 21/07/2011
    Buenas tardes me gustaria comentar con ustedes lo siguiente:

    Que importancia tiene el hecho de que un "simple manual de procedimientos" para la gestion y control de llamadas en una empresa, este bien redactado y sobre todo que el alcance de dicho manual realmente se este aplicando a las areas que se tiene que aplicar.

    Espero sus comentarios

    Saludos cordiales
    Box del Autor
    Categorías
    Quantcast