Importancia De Los Manuales De Procedimientos En La Gestión Administrativa

Posteado: 23/04/2011 |Comentarios: 2 | Vistas: 1,973 |

Al iniciar este artículo es necesario hacer una clara diferencia entre "Procedimientos" y "Manuales de Procedimientos". Toda actividad encomendada a una persona o a un grupo de ellas, tiene implícitos procedimientos que se realizan para poder cumplir con objetivos diversos dentro de una organización. De no llevarse a cabo procedimientos las tareas no se cumplirían. Pero ¿qué es un procedimiento? 

Sin perjuicio de las diferentes definiciones que pudiéramos encontrar en la literatura administrativa, de manera sencilla nosotros afirmamos que un procedimiento es "la serie o secuencia de pasos requeridos para completar una tarea en particular", donde dicha tarea puede ser de diferente naturaleza y pertenecer a diferentes campos. Así, una tarea en particular podría requerir más pasos en su procedimiento que otras. Algunos autores han percibido en algunos campos, de manera acertada, un procedimiento como una rutina adoptada para el logro de un fin. 

Qué es un Manual de Procedimientos 

Entendiendo qué es un procedimiento, podemos afirmar que un Manual de Procedimientos es un documento en el que se compilan o agrupan los diferentes procedimientos necesarios para completar una tarea, teniendo como fin establecer una adecuada comunicación a los actores involucrados que les permita realizar sus tareas en forma ordenada y sistemática. 

Para A. Reyes Ponce, se trata de "Un folleto, libro, carpeta, etc., en los que de una manera fácil de manejar (manuable) se concentran en forma sistemática, una serie de elementos administrativos para un fin concreto: orientar y uniformar la conducta que se presenta entre cada grupo humano en la empresa". 

De lo anterior se infiere que, la característica sobresaliente del Manual de Procedimientos la constituye el hecho de que es un documento escrito, a diferencia del Procedimiento en sí que está representado por la acción material. Es así como Graham Kellog indica que "Un procedimiento por escrito significa establecer debidamente un método estándar para ejecutar algún trabajo". 

Queda claro entonces, que el Manual de Procedimientos le da a los procedimientos realizados (que no necesariamente establecidos), un carácter formal u oficial para una determinada tarea o conjunto de tareas, convirtiéndose en una guía orientadora en la consecución de un resultado eficaz y eficiente. 

Por lo anterior, la elaboración de Manuales de Procedimientos dentro de la institución o empresa es una función de los directores, gerentes y demás personas con autoridad para la toma de decisiones, conducentes a mantener bien informados a los colaboradores sobre la forma de realizar las tareas de su competencia y evitar así, confusiones a la hora de llevar a cabo sus funciones, pero sirven, a la vez, como un instrumento de rendición de cuenta acerca de qué, cómo, cuándo y dónde se ejecutan las labores que son responsabilidad de cada funcionario.

Sin perjuicio de la descripción específica de los pasos a seguir para cumplir con tareas específicas, los Manuales de Procedimientos deben cumplir con otros objetivos no menos importantes para el buen desarrollo de la gestión administrativa, entre los cuáles podemos mencionar. 

1.- Dar a conocer a todo el personal involucrado los objetivos, relaciones de dependencia, responsabilidades y políticas institucionales. 

2.- Propiciar la uniformidad del trabajo, permitiendo que diferentes colaboradores puedan realizar diferentes tareas sin ningún inconveniente. 

3.- Evitar duplicidad de funciones y, a la vez, servir como indicador para detectar omisiones. 

4.- Propiciar mejoras en los procedimientos vigentes en procura de una mayor eficiencia administrativa. 

5.- Facilitan la inducción de los nuevos colaboradores de la institución. 

6.- Permite la integración de todos los colaboradores así como la funcionalidad integral del personal. 

7.- Propicia el ahorro de esfuerzos y recursos 

8.- Es un instrumento útil para los evaluadores y auditores del Control Interno. 
En conclusión, un Manual de Procedimientos debidamente elaborado, permite al funcionario de la institución o empresa conocer claramente qué debe hacer, cómo, cuándo y dónde debe hacerlo, conociendo también los recursos y requisitos necesarios para cumplimentar una determinada tarea.

Grupo Miranda-Consultores Empresariales

Hacer una pregunta

Pregunta
200 Caracteres que restan
Puntear artículo
  • 1
  • 2
  • 3
  • 4
  • 5
  • 0 voto(s)
    Comentar
    Imprimir
    Re-Publicar
    Fuente del Artículo: http://www.articuloz.com/administracion-articulos/importancia-de-los-manuales-de-procedimientos-en-la-gestion-administrativa-4661720.html

    Agregue un nuevo comentario

    El presente trabajo de investigación trata sobre el catastro, así como un análisis doctrinario del mismo, en el derecho peruano y en el derecho extranjero.

    por: Fernando Jesús Torres Manriquel Leyesl 08/05/2008 lVistas: 2,417

    A continuación les comparto parte de mi tesis presentada para obtener el Título de Contador Público y que considero de gran importancia para el éxito o fracaso de las empresas: El Control Interno, por supuesto sin dejar a un lado el proceso administrativo, ya que que están muy ligados entre sí. Es claro que una buena administración debe llevar un buen control interno.

    por: CarmenMendiola Martínezl Finanzasl 21/09/2013 lVistas: 73

    ARTICULO QUE ANALIZA LA FIGURA DEL NEPOTISMO, COMO INFRACCION ADMINISTRATIVA CON EFECTOS DE RESPONSABILIDAD CONTRACTUAL Y LA NECESIDAD DE UNA REFORMA LEGAL ENTENDIENDO SU NATURALEZA JURIDICA PENAL A LA FECHA NO RECONOCIDA EN LA LEGISLACION PERUANA.

    por: Juan Jose Diaz Guevaral Leyesl 21/07/2009 lVistas: 14,696 lComentarios: 10
    José de Jesús Valdés Orta

    La problemática de la productividad empresarial representa en México un desafío pendiente. Los bajos niveles de ingreso y los problemas de desempleo que enfrenta el país son consecuencia directa de la baja productividad de empresas y otras organizaciones. Pese a lo anterior, en México existen pocos trabajos empíricos sobre el tema de productividad a nivel empresa. ¿Qué ha ocurrido con la productividad - en distintos sectores de la Empresa Industrial en las últimas décadas?.

    por: José de Jesús Valdés Ortal Negocios> Administraciónl 29/08/2014 lVistas: 13
    José de Jesús Valdés Orta

    El Desarrollo Integral es un nuevo enfoque de gestión empresarial que busca desarrollar en las organizaciones la capacidad de "re" descubrir el valor agregado de sus actividades y definir estrategias de innovación que incorporen los requisitos ambientales y sociales.

    por: José de Jesús Valdés Ortal Negocios> Administraciónl 29/08/2014

    Este Máster proporciona a los alumnos la oportunidad de obtener una comprensión clara y concisa de los diferentes tipos de actividades de la empresa, por ejemplo adquirir un control total del sistema ERP.

    por: efetierunol Negocios> Administraciónl 25/08/2014
    Emmanuel

    Si defines con claridad quién es responsable de qué y además, cómo necesitas que se hagan las cosas, obtendrás mejores resultados.

    por: Emmanuell Negocios> Administraciónl 14/08/2014 lVistas: 17
    Emmanuel

    La fórmula de los 5 caminos para multiplicar tus ganancias es aplicable a todos los negocios, no importa su tamaño o especialidad/giro.

    por: Emmanuell Negocios> Administraciónl 23/07/2014 lVistas: 22
    Emmanuel

    Conoce cómo tu equipo de ventas puede atender más prospectos en el mismo tiempo con una estrategia de Prospect Nurturing a través de un CRM

    por: Emmanuell Negocios> Administraciónl 16/07/2014 lVistas: 19

    En este artículo se plantea el fuerte lazo existente entre la tecnología y las mejoras en la calidad; y que los líderes deben tener la visión de apostar por los recursos informáticos a fin de establecer mecanismos mas modernos de trabajo y que facilitan la implementación de la calidad.

    por: Alejandro Perez Gallardol Negocios> Administraciónl 02/06/2014

    DIRECCION DE LA CALIDAD La calidad es un conjunto de características de un producto que satisfacen las necesidades de los clientes y hacen satisfactorio el producto. Generalmente también se reconoce a la calidad como sinónimo de excelencia del producto. Entonces la calidad es un criterio para el éxito. El concepto de la calidad se mide en términos de conformidad con las especificaciones del producto. Sirven si las especificaciones satisfacen las necesidades del mercado y si el producto se envía

    por: LUPITAl Negocios> Administraciónl 30/05/2014

    Hace algunos meses hablábamos en uno de nuestros artículos sobre la "zona de confort" que cada uno de nosotros tiene, y alrededor de la cual giran nuestras acciones. En el tanto nuestras actividades y proyectos giren alrededor de ella, no podremos desenvolvemos con gran motivación y libertad.

    por: Felixl Autoayuda> Consejosl 14/07/2011 lVistas: 368

    Estimado lector, ¿sabía usted que la libertad y la prosperidad, están directamente asociadas a su autoestima? Sí, eso es así por muchas razones y una de ellas es que, con mucha frecuencia asociamos la falta de libertad únicamente con otras personas

    por: Felixl Autoayuda> Consejosl 08/07/2011 lVistas: 185

    Dentro de estos planes, deberá la auditoría interna incorporar aquellas valoraciones de carácter general o de carácter macro direccionadas a las áreas de mayor importancia para la compañía, dentro de su universo auditable.

    por: Felixl Negocios> Administraciónl 06/07/2011 lVistas: 236

    Dependiendo del interés que usted tenga por el producto que va a promocionar y el conocimiento que tenga de éste, le será más fácil escribir artículos para promocionar dicho producto o servicio, y escribir contenido de calidad para los lectores que busquen información relacionada con dicho producto.

    por: Felixl Internet> Marketing En Internetl 04/07/2011 lVistas: 418

    Por lo general, los motores de búsqueda posicionan su blog o sitio web, dependiendo de los enlaces de entrada hacia su sitio web, enlaces de entrada que provengan, principalmente, de sitios importantes. Pues, una de las formas más efectivas de conseguir enlaces entrantes a su sitio web es mediante la escritura y publicación de artículos.

    por: Felixl Internet> SEOl 03/07/2011 lVistas: 76

    La unión de un trabajo con horarios flexibles, siendo nuestros propios jefes y, además, con un buen ingreso, es algo tentador para, casi, cualquier persona; esto sin duda es muy atractivo porque, además de los ingresos que nos da, otorga libertad para disfrutar con la familia dichos ingresos

    por: Felixl Negocios> Negocios Desde El Hogarl 26/06/2011 lVistas: 52

    Cuando cada uno de los miembros de la organización se identifica con la Cultura de Riesgo existente y domina el lenguaje referido a ésta, logrará comprender la potencial afectación que cada uno de los objetivos propuestos, para el éxito de la empresa, puede tener, de ocurrir los potenciales eventos identificados en la valoración del riesgo.

    por: Felixl Negocios> Administraciónl 19/06/2011 lVistas: 1,171

    La falta de autoestima es un estado de insatisfacción con nosotros mismos, que nos lleva sufrir una severa autocrítica, generalmente sin razón y sobre cosas que, solo existen en nuestra imaginación.

    por: Felixl Autoayuda> Consejosl 19/06/2011 lVistas: 111

    Comments on this article

    0
    Felix 22/07/2011
    Las instrucciones clara son determinantes para un adecuado entendimiento entre los miembros de la organización y el flujo de información dentro de la misma. Instrucciones confusas, conducen a mala praxis y podría no lograrse los objetivos propuestos en un manual de procedimientos. El alcance de los manuales de procedimientos debe ser coherente con las áreas a las que van dirigidos para que no se afecten la eficiencia, la eficacia y la economía, todos éstos, elementos del Control Interno. Saludos afectuosos.
    0
    Maria Sol Balderas 21/07/2011
    Buenas tardes me gustaria comentar con ustedes lo siguiente:

    Que importancia tiene el hecho de que un "simple manual de procedimientos" para la gestion y control de llamadas en una empresa, este bien redactado y sobre todo que el alcance de dicho manual realmente se este aplicando a las areas que se tiene que aplicar.

    Espero sus comentarios

    Saludos cordiales
    Box del Autor
    Categorías
    Quantcast