Gestión Electrónica De Expedientes Y Workflow - Parte 2 De 2
En la primera parte explicamos por qué es cada día más importante la gestión electrónica de documentos. En esta segunda y última parte daremos una introducción en la gestión de procesos (workflow) y un ejemplo de Gestión electrónica de expedientes.
*Flujo de trabajo de una empresa (Workflow)*
Definimos Workflow como un sistema informático para la automatización de los procesos de negocio, el flujo de trabajo a seguir para la consecución de una tarea o trabajo predeterminado.
El sistema Workflow automatiza la secuencia de acciones, actividades y tareas en la ejecución del proceso, aporta herramientas necesarias para su gestión y efectúa un seguimiento de cada una de sus etapas.
Workflow es una pieza clave para las organizaciones.
Hay empresas, cada vez menos, que definen la gestión de sus procesos (workflow) a través de procedimientos escritos y otras, más avanzadas, se aseguran su seguimiento y control apoyándose, además, en las nuevas tecnologías. Los trámites se agilizan y aumenta la eficacia de la empresa. La automatización de los procesos de trabajo supone el intercambio de documentos, información, expedientes, tareas, etc.
Las principales herramientas sobre Workflow son: Workflow Corporativo, Workflow de Aplicación, Workflow Documental y Workflow de Producción.
Actualmente perdemos mucho tiempo accediendo y recuperando diversos archivos, por ejemplo; porque están en diferentes formatos. La gestión electrónica de la información, combinada con el Workflow, agiliza todos los trámites necesarios, reduciendo costes y aumentando la productividad y efectividad de la organización. Las tareas de los usuarios son más fáciles gracias a que los nuevos sistemas de Workflow incorporan en su motor, en el servidor de la red centralizado, un sistema capaz de dirigir los expedientes según unas reglas determinadas.
Las diversas utilidades que ofrece el sistema garantizan la recuperación de los documentos para su análisis y gestión de forma sencilla y rápida.
Aunque ya se han enunciado algunos de los beneficios del Workflow o flujo de trabajo para la empresa, debemos hacer hincapié en varios puntos básicos a tener en cuenta:
- El ahorro de tiempo y mejora de la productividad y eficiencia de la empresa, debido a la automatización de muchos procesos de negocio.
- El aumento del control de procesos a través de la normalización de los métodos de trabajo.
- Mejora en la atención y servicio al cliente.
- Optimización de la circulación de información interna con clientes y proveedores.
- Mejora de los procesos; mayor flexibilidad según las necesidades de la empresa.
- Integración de procesos empresariales.
Los sistemas de Workflow o de flujo de trabajo (BPMS Business Process Management Systems) no sólo acercan personas, procesos y tecnología, ahorrando tiempo y aumentando la productividad, sino que además facilitan la automatización de los flujos de trabajo entre procesos, integrándolos en la empresa según unas estrategias determinadas.
*Ejemplo de Gestión electrónica de expedientes*
Una empresa importante de seguros con sede en Valencia recurre a este sistema a la hora de agilizar los trámites de gestión de los expedientes de su personal.
Con el tiempo, el departamento de Recursos Humanos de esta empresa ha acumulado numerosa y diversa documentación acerca de sus empleados (contratos, bajas laborales, informes de rendimiento laboral de los empleados, clima laboral, evolución del desempeño…) y quiere gestionar ágilmente esta información.
En primer lugar, transforma toda la documentación que tiene en papel a formato digital, captura mediante tecnología OCR toda la información necesaria de los expedientes y la convierte a un formato común capaz de ser leído y comprendido por otros programas y sistemas de la empresa, con el fin de agilizar los trámites demandados en cada caso. Por ejemplo; si necesitamos realizar un informe laboral de un empleado concreto del cual necesitamos recuperar documentación diferente que lo defina: su efectividad y productividad, su asertividad, su capacidad de trabajo en grupo, su rendimiento, su actitud ante determinados trabajos…
Una correcta política de Recursos Humanos requiere de un buen archivo de los expedientes de vida laboral, debidamente documentado, actualizado y controlado.
Hay diversas Soluciones para la Gestión Electrónica de Expedientes y documentos en el mercado. La selección no siempre es fácil, suele puede afectar a procesos de negocio ya establecidas, por ello, le elección de una solución que se adapte a sus necesidades es esencial.
Hacer una pregunta
En esta primera parte explicaremos por que es cada día más importante la gestión electrónica de documentos. En la segunda y última parte damos una introducción en la gestión de procesos (workflow) y un ejemplo de Gestión electrónica de expedientes.
En el contexto actual, uno de los principales retos, tanto para las empresas como para los organismos públicos, es alcanzar la agilidad y flexibilidad necesarias para adecuarse a los continuos cambios del mercado. Cada día más, empresas y organizaciones mejoran sus procesos gracias a la implantación de software de gestión y control de los flujos de los procesos de negocio, conocido como sistemas o solucionas workflow
A pesar de las preocupaciones, seamos sabios y utilicemos este momento para lograr el equilibrio, sin el cual difícilmente alcanzaremos el éxito. ¿Qué es la crisis sino una situación disfrazada de infortunio? Los obstáculos son premios de Dios para nuestra inteligencia, estímulos para quienes no abdican de las conquistas que han justificado su existencia, dándole sabor a su vida. Es cuando mejor se puede ejercer el talento.
A algunos no les importa; para otros, simplemente la hora es la hora. El tiempo es el recurso más escaso como bien dicen algunos, pero sabemos que no todos lo valoran como debieran. Yo voy más allá aun porque considero que el tiempo es una dimensión que excede el concepto de las 24 horas.
Conviene revisar muy bien el borrador antes de confirmarlo, o los datos fiscales antes de preparar y presentar la declaración en base a los mismos, porque en muchos casos HAY FALLOS U OMISIONES QUE DEBEN CORREGIRSE
Es extremadamente difícil llevar el control interno de los inventarios sin la ayuda de un buen sistema de administración de inventarios, pero de cualquier forma se puede llevar un control interno de inventarios definido si usted, como empresario, se disciplina y establece una rutina estricta, con el fin de llevar un control interno dentro de su empresa, ya que de nada servirá tener un buen sistema si no existe la disciplina para alimentar la información correctamente.
Esa idea de computación en nube no es nueva, se viene discutiendo en el medio desde hace muchos años con muchos nombres que tal vez ahora queden claros para el lector: "utility computing", computación en demanda, computación elástica, computación de nube, "grid computing" (en clara analogía a la red eléctrica o "grid" en inglés).
El objetivo de una buena administración financiera en el sector privado es proporcionar información con base en la cual quienes toman las decisiones sustenten juicios prudentes e inteligentes. En el sector público, sin embargo, la administración financiera ha estado más relacionada con el cumplimiento de mandatos legales que con la generación de aportes para la toma de decisiones.
Si en su negocio se encuentra frecuentemente poniendo productos en oferta debido a que no tienen movimiento, esto significa que usted no está invirtiendo bien su dinero al momento de atender a sus proveedores, y un producto sin demanda quedara estancado por varios meses e incluso años, creándole pérdidas debido a la devaluación de dicho producto y porque ese producto representa una cantidad de su capital de inversión que no se está utilizando...
Cualquier entidad, por pequeña que sea, tiene a su alcance herramientas sociales que le permitirían gestionar el conocimiento con eficacia
Unless you've not been paying attention you may have heard the rumors about the attorney who canceled her Pinterest account. Ms. Kowalski is also a photographer from Georgia. She shut down her Pinterest account due to copyright violation fears. She claims that Pinterest is "passing the buck" regarding copyright issues to users. But let's look at this rationally, all user generated content sites must "pass the buck" to the users regarding sharing copyrighted material. Why?
Pinterest is a Visual Image (and Video) Social Bookmarking Site. You can consider it an online pin-board or album, where people pin things they like and want to share with people to enjoy. But there is also a very interesting traffic source
So far, mobility continues to be regarded as a differential element. With time, mobility is nearly being a requirement of companies, i.e. a trend that needs to always follow-through to make sure that it does not get misplaced on the market.
How much does professional has a lot of rewards in today's world in which the competition is intense. The number of choices are countless and then there are a lot of possibilities that you simply shouldn't be taken for granted. What are the great things about being an expert in your preferred field? Discover how you'll be able to give a greater portion of yourself.
How can electronic document management software can help a company save a lot of money? There are ways to do so.
The use of paper as the primary instrument for dissemination of information has kept rising the world over. The implementation of a Green IT policy for optimizing paper use through the execution of document print control processes. Ever since Barack Hussein Obama has occupied the White House, the awareness about environmental...
* What is the relationship between telematic invoices, digital invoices and electronic invoices? * What are the obligations of companies that issue and receive electronic invoices using a telematic billing process?
The story I'm about to tell you occurred several years ago. The reason I remembered is because recently, something similar happened which made me reflect on human nature. Our inability to learn from the errors of others makes us repeat the same old mistakes over and over
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