Gerencia Y Administracion Del Tiempo

Son muchas las excusas, quejas que señalan los líderes gerenciales, gerentes,  que el tiempo no les alcanza en desempeñar sus funciones que les permita realizar sus planes y alcanzar sus objetivos, todo ello les causa estrés, tensiones y muchas veces se ve proyectado en un comportamiento organizacional que  ha dado paso a un clima organizacional negativo.

 José Vecino nos indica, que se tenga presente,  que el tiempo como tal no es administrable, es una categoría del conocimiento como dice E. Kant, y en su estructura es igual para todos; los años, meses, semanas, días, horas, etc.. de suerte que todos disponemos del mismo recurso y en las mismas condiciones, la diferencia está en la manera como nos organizamos para aprovechar al máximo y con los mejores resultados, las acciones que realizamos en ese tiempo

 Al analizar esta realidad, sucede que la gran mayoría de los gerentes no saben administrar, gerenciar su tiempo, descuidando lo que  nos recuerda Sergio Valdivia cuando se refiere  a que se olvidan  aspectos que se consideran significativos, como los   cinco que nos aporta  a saber:  

 1.      Tener una clara Determinación hacia la meta: 

Para alcanzar una gran eficiencia necesitamos de un gran propósito. Esa meta aviva todos los procesos que realizamos. Tal vez hay dos grandes días en la vida: el día que se nace y el día que se descubre por qué se nació. Descubriendo nuestra misión en la vida, surge la pasión por realizarla, los esfuerzos se enfocan a ello y los compromisos se definen. El resultado es una mayor eficiencia en la administración del tiempo.

 Las personas que usan tiempo sabiamente lo gastan en actividades que conducen hacia su propósito global en la vida. El tiempo se aprovecha al máximo encauzando tiempo y energía de forma consistente hacia un propósito o meta.
Para alcanzar una gran eficiencia necesitamos de un gran propósito. Esa meta aviva todos los procesos que realizamos.

 2.      Comprometerse con los valores:  En una organización, los valores inspiran un propósito más trascendente haciendo que el trabajo tenga sentido. Si en una empresa, la visión es la cabeza y la misión es el corazón, entonces los valores y principios son el alma. Los valores dan significado a las tareas diarias.

Las personas que usan correctamente el tiempo tienen presentes sus valores y principios y sus acciones se enmarcan dentro de ellos. Actuando conforme a las creencias que se tenga el tiempo es bien aprovechado. De otra manera, el tiempo se ocupa de manera incierta, sin un rumbo fijo y claro. La claridad de los valores es como un faro de luz que guía a través de los giros y sorpresas de la vida.

 3.      Sintonizar con las fortalezas: Las personas que usan tiempo correctamente sintonizan con sus fortalezas. Descubren en lo que son muy eficaces y en ello centran sus esfuerzos. La gente no le buscará si está dentro del promedio o la mediocridad. Si en algunos aspectos, su nivel de habilidad es de un 20%, no pierda tiempo en intentar mejorarlo por que probablemente nunca crecerá más allá de un 40%. Sin embargo, si en área usted tiene un nivel de un 70% de eficacia y de éxito, concéntrese en esa habilidad, porque cuando alcance un 90%, habrá logrado la experticia en esa área. Descubra su singularidad y disciplínese en desarrollarla. Usted ha sido bendecido con un único juego de habilidades y talentos. Encuéntrelos, refínelos y llévelos al éxito. Así obtendrá un gran retorno en sus inversiones de tiempo.

 4.      Escoger la felicidad: Las personas que usan tiempo correctamente escogen la felicidad priorizando las relaciones y la recreación. Escoger la felicidad puede parecer demasiado simple y obvio, sin embargo, la mayoría de los líderes están tan ocupados intentando demostrar sus capacidades que lo olvidan. Estos líderes logran poder y prestigio, pero en el camino van dejando los amigos, van ignorando a su familia y se saltan sus vacaciones. Finalmente, aunque tiene logros, su alma va quedando vacía.

La familia y las amistades son dos de los más grandes facilitadores de felicidad. Dedicar tiempo para cultivar las relaciones es un sello de un líder saludable. Igualmente, dejando espacio para el ocio combate la tensión y nos permite disfrutar las aficiones que nos traen alegría. Sin embargo, el fin esencial es darse cuenta que la felicidad es un trabajo interior. Seremos sabios si nos rodeamos con la familia, los amigos, y las diversiones, pero finalmente somos nosotros quienes determinamos nuestra respuesta interior a las personas y a las circunstancias en nuestras vidas. El modo correcto de reaccionar hará surgir la felicidad desde tu interior.

 Milton Clark nos agrega al respecto, que se tenga presente que  la Felicidad es un estado de ánimo decidido por ti, es una elección que tiene que ver con tu mundo interno, es decir con aquello que tú puedes controlar como tu persona, tu inteligencia, tus habilidades, tus resultados, tus logros, tu vida, por lo tanto debemos poner nuestra felicidad en función a nuestro mundo interno, por que sólo así podremos tomar el control de la felicidad y ser felices.

5.      Formar equipos: Las personas que usan el tiempo correctamente preparan equipos para ser más productivos. Ellas comprenden las limitaciones del logro individual y construyen los equipos para extender su impacto en el medio. Desarrollando un círculo interno de líderes e invirtiendo en ellos, los administradores expertos del tiempo multiplican su eficiencia e influencia

Conclusiones

 Vecino nos indica que : la gestión gerencial implica la capacidad de planear adecuadamente las diferentes actividades que realizamos y definir los recursos y personas que dedicaremos para que su resultado sea positivo y de impacto. En este sentido el tiempo es uno de esos recursos y la capacidad de administrarnos en él determinará la efectividad frente a las tareas encomendadas

Definitivamente, Clark nos recuerda tener presente en esta relevancia de saber administrar el tiempo, que el éxito, significa alcanzar los objetivos que uno se traza,  para ello es necesario dedicarle  más tiempo al trabajo estratégico que al trabajo operativo. El trabajo estratégico es aquel trabajo que se realiza para decidir que uno va a hacer y el operativo es hacer lo decidido o llevarlo a la practica, si uno se   equivoca en el trabajo estratégico decidiendo hacer algo que no generará valor, el hacerlo no tendrá sentido, sólo te hará perder tiempo, por lo tanto es importante que se dedique tiempo al trabajo estratégico

Agrega Clark , la administración del tiempo está centrada en como utilizamos el tiempo para contribuir con la organización en la cual trabajamos. En ese sentido debemos partir de los objetivos que tiene nuestra organización y elaborar un plan que contribuya a dichos objetivos. Teniendo los objetivos claramente definidos y priorizados, y lo que tenemos que hacer para alcanzar dichos objetivos, hay que manejar adecuadamente  la combinación de lo importante y no urgente.

El problema en una organización son los ladrones del tiempo, aquellos que  quitan el tiempo y que no  permiten dedicarnos  a cumplir con el plan propuesto.

Sergio Valdivia nos señala que  no olvidemos que el tiempo es oro. El tiempo va más allá de nuestro mando. El reloj sigue avanzando sin tener en cuenta cómo llevamos nuestras vidas. Nuestros días son como una caja que tiene una dimensión específica y que no podemos modificar. Nadie puede hacer magia para modificar la duración del día. Pero si nuestras vidas tienen una dirección establecida, podemos hacer en ese tiempo mucho más y sacarle un gran provecho a cada día.

 No cabe la menor duda como lo comenta Juan Carlos Díaz un buen gerente y una buena administración deben considerar seriamente la necesidad de abordar el tema de la gestión eficiente del tiempo no sólo desde el punto de vista normativo-reglamentario, con abstracciones que difícilmente sobrevivirán a la vuelta de un par de semanas o de un mes. Si no se planea muy bien cuáles han de ser las respuestas a la interacción con personas ajenas a nuestros brillantes y magníficos propósitos, regresaremos irremediablemente a la amenazante conclusión de que es virtualmente imposible conciliar el buen uso de su tiempo con el de sus cercanos o los de más allá

*fuentes:

• Revista : ser feliz. Net 
• DeGerencia.com  
•  entorno-empresarial.com