El Registro Telemático De Facturas En El Mundo Empresarial - 3 De 3
Un Ejemplo; Cómo puede una empresa beneficiarse del registro telemático de sus facturas.
La empresa de nuestro ejemplo es una importante Consultora. Esta empresa dispone de varias oficinas repartidas por todo el país.
Cada una de sus oficina recibe diversa mercancía de dos proveedores relacionada con material de oficina (folios, bolígrafos, carpetas…) e informática (ordenadores, software y hardware diverso, toners para su impresora,…). Los proveedores envían la mercancía, conjuntamente con su albarán directamente a las sucursales, mientras que las facturas se envían a la oficina central.
¿Cómo mejorar la gestión y el control del albarán y su factura correspondiente?
Cada oficina acede al servidor central donde consolida la información. Al recibir el albarán se escanea y extrae la información más importante. El conjunto se registra y almacena en la base de datos.
Las facturas que recibe la empresa de material de oficina vienen en formato impreso mientras que las facturas del material informático se reciben telemáticamente como facturas electrónicas. Para unificar el proceso se transforman las facturas impresas a formato electrónico y por medios telemáticos se conservan en soporte informático, siendo posible así su consulta e impresión en cualquier momento. Las facturas telemáticas se procesan automáticamente, extrayendo su información y transfiriendo el conjunto telemáticamente a la base de datos.
Así, una vez registradas telemáticamente, el proceso definido contrasta de forma automática el contenido de la factura con la información del albarán, y si no hay discrepancias, se indica que la factura telemática es correcta en la base de datos y se envía un aviso al departamento correspondiente para que se pueda procesar el pago.
Supongamos ahora que la empresa desea saber en un momento dado o por un periodo de tiempo los gastos en material de oficina. Ahora, de forma ágil y sencilla, puede consultar el registro telemático de sus facturas para saber los gastos de la empresa.
Pasados varios meses, la empresa decide hacer un balance de pérdidas y ganancias, para ello se necesita acceder de forma ágil a todos los documentos de la empresa, incluidas las facturas.
Estos documentos, digitalizados y registrados telemáticamente desde un primer momento, agilizan el trabajo del departamento financiero, pudiendo así realizar el balance propuesto por la alta dirección de la empresa.
Hasta aquí hemos contemplado el proceso de recepción y pago de facturas, pero de la misma manera, p.e. en caso de una empresa fabricante de productos, se podría integrar el proceso de facturación de la empresa con otros departamentos, como el del control de stock, si ambos registran los movimientos de forma telemática en una base datos.
Las nuevas tecnologías aportan ventajas importantes a la empresa; agilizan los procesos de trabajo, incrementan el ahorro y garantizan la seguridad del almacenamiento, copias y recuperación de los documentos de la empresa, además de generar mayor accesibilidad a los datos a la hora de llevar a cabo un control o realizar un seguimiento de los mismos.
A la hora de elegir una solución para la gestión telemática de facturas es importante tener en cuenta la facilidad de integración que tenga con nuestros procesos y aplicaciones ya existentes.
Hacer una pregunta
En la primera parte entramos en una breve definición de la telemática y explicamos qué es el registro telemático de documentos. En esta segunda parte describiremos que relación hay entre la Factura Telemática y la Firma electrónica. Y en la última parte daremos un ejemplo de cómo una empresa se puede beneficiar del registro telemático de sus facturas.
En esta primera parte entramos en una breve definición de la telemática y explicamos qué es el registro telemático de documentos. En la segunda parte describiremos que relación hay entre la Factura Telemática y la Firma electrónica. Y en la última parte daremos un ejemplo de cómo una empresa se puede beneficiar del registro telemático de sus facturas.
1. ¿Qué relación tiene la factura telemática y la factura digital y la factura electrónica? 2. ¿Qué obligaciones tienen las empresas que emiten y reciben facturas electrónicas en su proceso de facturación telemático? 3. Si hay que tener consideraciones especiales con facturas rectificativas. 4. Las leyes españoles principales regulan la facturación telemática / factura electrónica. 5. ¿Qué es la facturae en este contexto?
Los intentos de muchas organizaciones para implantar programas de gestión excelente y de mejora continua, salen mal. Esto se debe a que no se tiene en cuenta, el hecho de que estos Proyectos implican un cambio cultural para la Organización, Las mejores prácticas, para que eso no suceda en su organización: Definir bien la necesidad del cambio Que el Proyecto nazca con el respaldo suficiente Que haya una buena estrategia de comunicación Unir los cambios a la estructura de la empresa
Una Intranet corporativa permitiría a cada territorial permanecer en contacto con las otras directamente, sin pasar por los inescrutables laberintos jerárquicos.
Uno de los principales problemas que se da entre los usuarios es que el CFDI de las empresas sea rechazado. Es entonces cuando tenemos que revisar que verdaderamente nuestra persona, física o jurídica, se encuentra inscrita en el Registro Federal de Contribuyentes (RFC). Esto puede pasar sobre todo a las nuevas corporaciones que, sin querer, se hayan saltado este paso.
Los comprobantes fiscales digitales tienen diferentes usos. El más famoso es el de la factura, pero no es el único. Hay que recordar que los comprobantes fiscales no solo aluden a los intercambios de bienes y servicios por dinero, hay otros movimientos de dinero que también cuentan para el SAT y que por tanto también deben ser contados.
En primer lugar todo CFDI, que son las siglas de Comprobante Fiscal Digital de Internet, debe de señalar el estado en que se encuentra. Solo hay dos posibilidades: vigente o cancelado. El primero señala que todo está correcto y es válido mientras en el segundo puede haber algún problema y por tal motivo no sirve, aunque exista.
Muchas compañías modernas se están moviendo lentamente a los sistemas de facturación electrónica. Las ventajas de la Facturación Electrónica son: la facilidad para su control y ofrecen flexibilidad y un servicio más rápido. Estos sistemas tienen una serie de ventajas, ya que producen comprobantes fiscales Digitales y no facturas de papel ordinarias, las cuales tenían muchas limitaciones. Ayudan a reducir el retraso en los pagos por la entrega rápida y segura de las facturas.
La facturación electrónica se consolida y adquiere cada vez mayor aceptación principalmente por su relación con la eficiencia, la transparencia y la seguridad.
Varias encuestas sostienen que sólo en el orden del 20% de los proyectos finalizan obteniendo el objetivo planteado, en el tiempo y con los recursos estimados. Esta problemática se da en todo tipo de proyectos, y está particularmente acentuada en proyectos tecnológicos.
El diseño de dispositivos electrónicos cada vez más compactos y con funcionalidades más avanzadas, como es el caso de los teléfonos inteligentes y las tabletas, y el desarrollo de tecnologías que permiten cada vez mayores opciones de conectividad, han impulsado la movilidad empresarial más allá de lo que pudimos imaginar en un inicio.
Hace ya unos cuantos años que ocurrió la historia que os voy a contar. La razón de recordarla es que, muy recientemente, se ha vuelto a dar un caso tan similar que me ha hecho reflexionar sobre la naturaleza humana. Nuestra incapacidad de aprender de los errores de los demás...
Más de tres millones y medio de personas con discapacidad viven en España, según el Cuaderno Discapacidad y Accesibilidad de la Fundación Orange; un colectivo importante donde las Tecnologías de información juegan un papel importante como medio alternativo de interacción con el mundo y con el entorno laboral.
Cada día más las empresas y los organismos públicos están mostrando un especial interés por ser cada vez más eficaces y eficientes en el desempeño de sus procesos y su operativa diaria. La tecnología pone a su alcance herramientas innovadoras que contribuyen al impulso de su evolución.
Pronto se cumplirá el tercer año desde la entrada en vigor de la Ley 30/2007 de Contratos del Sector Público, normativa por la que se sientan las bases legales de la Contratación Electrónica en el ámbito de las Administraciones Públicas. Los cambios legislativos que implica son producto y reflejo de las necesidades y la evolución social hacia la modernización tecnológica, para lograr mayor eficacia, calidad y seguridad.
La Comisión Europea marcó el año 2010 como referencia en el calendario para que todas las administraciones adoptaran definitivamente los mecanismos de contratación electrónica, plazo que se ha ampliado hasta el año 2015 a tenor de la situación en la que nos encontramos en este sentido. ¿Dónde nos situamos hoy?
La recientemente aprobada Ley 25/2009 especifica la obligación de las organizaciones colegiales de disponer de la ventanilla única para que los profesionales puedan realizar todos sus trámites a través de un único punto, por vía electrónica y a distancia. Pero además hay que tener en cuenta que le Ley Omnibus exige controlar el registro electrónico y la tramitación de expedientes. Veámoslo con más detalle:
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