El Registro Telemático De Facturas En El Mundo Empresarial - 2 De 3
La Factura Telemática y su relación con la firma electrónica
La Firma electrónica, ¿Qué es?
La firma electrónica es una forma de representación y confirmación de la identidad de una persona o empresa en el medio electrónico. Técnicamente, se trata de un conjunto de datos únicos encriptados, es decir, transformados en códigos y almacenados en un fichero.
La finalidad de la firma electrónica es la misma que la de la una firma manuscrita, identificar al autor o confirmar el contenido del documento.
La firma electrónica cubre un problema espacio-temporal muy importante en nuestros días. Podemos firmar un documento, sin necesidad de desplazarnos miles de kilómetros, en el momento en que sea necesario.
La firma electrónica debe de garantizar la identidad del firmante, persona o representante de empresa y que el documento no haya sido modificado tras ser firmado.
La tecnología empleada es la de par de claves, vinculada a los datos identificativos del titular del certificado, se emplea a la hora de garantizar la identidad del firmante. Al firmar un documento se emplea un número único que sólo pertenece al firmante, la clave privada. El receptor puede verificar la firma con la parte pública de la clave. En el caso de que el proceso de validación sea positivo, debe concluirse que el firmante del documento es el titular del certificado.
Respecto al segundo punto, garantizar que el documento no haya sido modificado tras ser firmado, debe de generarse, para ello, un código único que identifica de manera inequívoca el documento a partir de su estructura interna en el momento en que es firmado, teniendo en cuenta que cualquier alteración del contenido del documento provocará que, al aplicar de nuevo la función de generación de código único, sea imposible reproducir el original, quedando así rota la integridad del contenido.
La ley de "Firma Electrónica" establece dos tipos principales:
- Firma electrónica: que autentifica la identidad de la persona.
- Firma electrónica Avanzada: autentifica la identidad, pero además permite llevar a cabo transacciones comerciales avanzadas y contratos.
La Firma electrónica garantiza entonces:
- La autentificación de las partes.
- Garantiza la integridad del documento electrónico.
- Garantiza que los firmantes no podrán repudiarlo, es decir, no podrán negar su existencia y validez legal.
En resumen, la firma electrónica es más segura que la firma en papel, ya que está encriptada y es más difícil de plagiar.
La factura electrónica/telemática
Las Facturas telemáticas o electrónicas tienen la misma validez que las facturas originales, siempre y cuando la información que contienen, tanto la emitida, como la recibida, sean idénticas.
Existen dos principios que garantizan la autenticidad e integridad de la factura telemática, basados en la aplicación de mecanismos técnicos de certificación tales como la "firma electrónica".
Estos principios se basan en:
- La autenticidad del origen de la firma electrónica
- La integridad del contenido de la factura electrónica/telemática
Debido la firma electrónica acredita la identidad del emisor y la no modificación del documento firmado digitalmente se pueden emitir y recibir facturas telemáticamente en soporte electrónico.
La Factura Electrónica es transmitida por medios telemáticos (p.e. correo electrónico, portal web, etc.) por el emisor y el receptor las registra y conserva en soporte informático, por lo que facilita su consulta e impresión en cualquier momento e desde lugares remotas. La emisión, distribución, registro y conservación manual de la factura, es decir, todo el tratamiento anterior, ya no es necesario, ya que puede hacerse directamente sobre el fichero electrónico generado por el emisor.
La facturación telemática no sólo supone un ahorro en los costes relacionadas con la emisión, distribución y conservación frente a las facturas en papel, sino que además consigue una importante simplificación de los procesos administrativos.
En cuanto al registro y la conservación de las facturas, hay que tener en cuenta, que éstas deben ser archivadas respetando tanto su contenido original, como el orden cronológico de su emisión y de su recepción. Aunque sólo deben conservarse en soporte papel algunos documentos, durante los plazos señalados, la "Administración Tributaria" podrá exigir en cualquier momento al empresario o profesional emisor o receptor, su transformación en lenguaje legible, así como su emisión en soporte de papel.
Por ejemplo, pueden enviarse facturas mediante la Firma Electrónica Avanzada obtenida a través del certificado clase 2 CA de la "Fábrica de Moneda y Timbre". Este certificado es uno de los que acepta "Agencia Tributaria Española".
El art. 88 de la ley del IVA, prevé la posibilidad de emitir facturas por vía telemática. Dicho artículo dispone que las condiciones y los requisitos se determinarán reglamentariamente. Este desarrollo tiene lugar por la ORDEN HAC/3134/2002, de 5 de diciembre, por la Resolución 2/2003 de 14 de febrero del Director General de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, así como por la Orden EHA/962/2007, de 10 de abril, por la que se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica.
A la hora de elegir una solución para la gestión telemática de facturas es importante tener en cuenta la facilidad de integración que tenga con nuestros procesos y aplicaciones ya existentes.
Aquí termina la segunda. En el último capítulo daremos un ejemplo de cómo una empresa se puede beneficiar del registro telemático de sus facturas.
Hacer una pregunta
En esta primera parte entramos en una breve definición de la telemática y explicamos qué es el registro telemático de documentos. En la segunda parte describiremos que relación hay entre la Factura Telemática y la Firma electrónica. Y en la última parte daremos un ejemplo de cómo una empresa se puede beneficiar del registro telemático de sus facturas.
En la primera parte entramos en una breve definición de la telemática y explicamos qué es el registro telemático de documentos. En el capítulo anterior describimos que relación hay entre la Factura Telemática y la Firma electrónica. Y en esta última parte daremos un ejemplo de cómo una empresa se puede beneficiar del registro telemático de sus facturas.
1. ¿Qué relación tiene la factura telemática y la factura digital y la factura electrónica? 2. ¿Qué obligaciones tienen las empresas que emiten y reciben facturas electrónicas en su proceso de facturación telemático? 3. Si hay que tener consideraciones especiales con facturas rectificativas. 4. Las leyes españoles principales regulan la facturación telemática / factura electrónica. 5. ¿Qué es la facturae en este contexto?
Los intentos de muchas organizaciones para implantar programas de gestión excelente y de mejora continua, salen mal. Esto se debe a que no se tiene en cuenta, el hecho de que estos Proyectos implican un cambio cultural para la Organización, Las mejores prácticas, para que eso no suceda en su organización: Definir bien la necesidad del cambio Que el Proyecto nazca con el respaldo suficiente Que haya una buena estrategia de comunicación Unir los cambios a la estructura de la empresa
Una Intranet corporativa permitiría a cada territorial permanecer en contacto con las otras directamente, sin pasar por los inescrutables laberintos jerárquicos.
Uno de los principales problemas que se da entre los usuarios es que el CFDI de las empresas sea rechazado. Es entonces cuando tenemos que revisar que verdaderamente nuestra persona, física o jurídica, se encuentra inscrita en el Registro Federal de Contribuyentes (RFC). Esto puede pasar sobre todo a las nuevas corporaciones que, sin querer, se hayan saltado este paso.
Los comprobantes fiscales digitales tienen diferentes usos. El más famoso es el de la factura, pero no es el único. Hay que recordar que los comprobantes fiscales no solo aluden a los intercambios de bienes y servicios por dinero, hay otros movimientos de dinero que también cuentan para el SAT y que por tanto también deben ser contados.
En primer lugar todo CFDI, que son las siglas de Comprobante Fiscal Digital de Internet, debe de señalar el estado en que se encuentra. Solo hay dos posibilidades: vigente o cancelado. El primero señala que todo está correcto y es válido mientras en el segundo puede haber algún problema y por tal motivo no sirve, aunque exista.
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Varias encuestas sostienen que sólo en el orden del 20% de los proyectos finalizan obteniendo el objetivo planteado, en el tiempo y con los recursos estimados. Esta problemática se da en todo tipo de proyectos, y está particularmente acentuada en proyectos tecnológicos.
El diseño de dispositivos electrónicos cada vez más compactos y con funcionalidades más avanzadas, como es el caso de los teléfonos inteligentes y las tabletas, y el desarrollo de tecnologías que permiten cada vez mayores opciones de conectividad, han impulsado la movilidad empresarial más allá de lo que pudimos imaginar en un inicio.
Hace ya unos cuantos años que ocurrió la historia que os voy a contar. La razón de recordarla es que, muy recientemente, se ha vuelto a dar un caso tan similar que me ha hecho reflexionar sobre la naturaleza humana. Nuestra incapacidad de aprender de los errores de los demás...
Más de tres millones y medio de personas con discapacidad viven en España, según el Cuaderno Discapacidad y Accesibilidad de la Fundación Orange; un colectivo importante donde las Tecnologías de información juegan un papel importante como medio alternativo de interacción con el mundo y con el entorno laboral.
Cada día más las empresas y los organismos públicos están mostrando un especial interés por ser cada vez más eficaces y eficientes en el desempeño de sus procesos y su operativa diaria. La tecnología pone a su alcance herramientas innovadoras que contribuyen al impulso de su evolución.
Pronto se cumplirá el tercer año desde la entrada en vigor de la Ley 30/2007 de Contratos del Sector Público, normativa por la que se sientan las bases legales de la Contratación Electrónica en el ámbito de las Administraciones Públicas. Los cambios legislativos que implica son producto y reflejo de las necesidades y la evolución social hacia la modernización tecnológica, para lograr mayor eficacia, calidad y seguridad.
La Comisión Europea marcó el año 2010 como referencia en el calendario para que todas las administraciones adoptaran definitivamente los mecanismos de contratación electrónica, plazo que se ha ampliado hasta el año 2015 a tenor de la situación en la que nos encontramos en este sentido. ¿Dónde nos situamos hoy?
La recientemente aprobada Ley 25/2009 especifica la obligación de las organizaciones colegiales de disponer de la ventanilla única para que los profesionales puedan realizar todos sus trámites a través de un único punto, por vía electrónica y a distancia. Pero además hay que tener en cuenta que le Ley Omnibus exige controlar el registro electrónico y la tramitación de expedientes. Veámoslo con más detalle:
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