El Registro Telemático De Facturas En El Mundo Empresarial - 1 De 3
En esta primera parte entramos en una breve definición de la telemática y explicamos qué es el registro telemático de documentos. En la segunda parte describiremos que relación hay entre la Factura Telemática y la Firma electrónica. Y en la última parte daremos un ejemplo de cómo una empresa se puede beneficiar del registro telemático de sus facturas.
La telemática: Una definición breve
Se considera que la telemática es una disciplina científica y tecnológica, dado que surge de la evolución y fusión de la telecomunicación con la informática.
El campo científico y tecnológico que cubre la telemática es muy amplio, partiendo desde el estudio, diseño, gestión y aplicación de las redes y servicios de comunicaciones, para el transporte, almacenamiento y procesado de cualquier tipo de información, así como el análisis y diseño de tecnologías y sistemas de conmutación.
Incluye también otros servicios como el comercio electrónico (e-commerce), la tele-educación (e-learning), o la administración electrónica (o e-administración), servicios Web, TV digital…
Un ejemplo de aplicación específica de la telemática la encontramos en la educación. La Telemática Educativa desarrolla el uso de recursos telemáticos para la formación; entre ellos la comunicación interactiva, la distribución de la información y el uso pedagógico de los servicios, etc.
En adelante nos concentraremos en su aplicación para el registro telemático de documentos y facturas.
¿Cómo se define el registro telemático de documentos?
En su definición más ámplia, el registro telemático de documentos nos permite transmitir y registrar/almacenar en un servidor remoto o en local versiones electrónicas de todo tipo de documentos.
Un buen ejemplo es la Administración Pública, que cada día más, ofrece el registro telemático de documentos en sus labores administrativos al ciudadano. En este caso, si antes se rellenaban formularios y firmaban documentos en papel y había que ir personalmente a las oficinas, hoy se accede a aplicaciones específicas en Internet desde casa o la oficina. Los formularios se han convertido en páginas web y todos sus datos se almacenan y registran directamente en la base de datos, permitiendo así una ágil gestión de todos los documentos necesarios para la tramitación un proceso en particular.
El registro telemático de documentos de la Administración Pública, ha facilitado la creación de la oficina virtual en la que se pueden realizar diversos trámites, consultas vía Internet o Intranet…, con gran agilidad y flexibilidad, sin tener que realizar desplazamientos a otros lugares.
Ahora bien, para que pueda efectuarse este proceso de registro y tramitación telemática es preciso que el usuario se identifique correctamente para el registro telemático. Como ya tiene que presentarse personalmente con su DNI y firma manualmente, necesita algo que cumpla con los mismos requisitos en el mundo digital. Para ello suele utilizarse una firma electrónica.
¿De qué forma podemos aprovechar estos avances del registro telemático para documentos de otros procesos, tales como albaranes, facturas, etc, que nos llegan en formato de papel?
Para documentos en forma de papal pasaría primero por un proceso de digitalización. En el caso más simple, se escanea el documento, almacenando una versión no modificable. Si refinamos el proceso con el software adecuado, somos capaces de extraer información relevante del documento y asociarla al documento guardado en una base de datos.
Para el caso de la factura, nos podría interesar extraer el número de factura, la fecha, los productos, etc. Lo cual no permite incluir estos datos en nuestros procesos de negocio y facilitar así la gestión y el control del proceso de pagos y facturación.
A la hora de elegir una solución para la gestión telemática de facturas es importante tener en cuenta la facilidad de integración que tenga con nuestros procesos y aplicaciones ya existentes.
Aquí termina la primera parte. En el siguiente capítulo parte describiremos que relación hay entre la Factura Telemática y la Firma electrónica.
Y en la última parte daremos un ejemplo de cómo una empresa se puede beneficiar del registro telemático de sus facturas.
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En la primera parte entramos en una breve definición de la telemática y explicamos qué es el registro telemático de documentos. En esta segunda parte describiremos que relación hay entre la Factura Telemática y la Firma electrónica. Y en la última parte daremos un ejemplo de cómo una empresa se puede beneficiar del registro telemático de sus facturas.
En la primera parte entramos en una breve definición de la telemática y explicamos qué es el registro telemático de documentos. En el capítulo anterior describimos que relación hay entre la Factura Telemática y la Firma electrónica. Y en esta última parte daremos un ejemplo de cómo una empresa se puede beneficiar del registro telemático de sus facturas.
1. ¿Qué relación tiene la factura telemática y la factura digital y la factura electrónica? 2. ¿Qué obligaciones tienen las empresas que emiten y reciben facturas electrónicas en su proceso de facturación telemático? 3. Si hay que tener consideraciones especiales con facturas rectificativas. 4. Las leyes españoles principales regulan la facturación telemática / factura electrónica. 5. ¿Qué es la facturae en este contexto?
Los intentos de muchas organizaciones para implantar programas de gestión excelente y de mejora continua, salen mal. Esto se debe a que no se tiene en cuenta, el hecho de que estos Proyectos implican un cambio cultural para la Organización, Las mejores prácticas, para que eso no suceda en su organización: Definir bien la necesidad del cambio Que el Proyecto nazca con el respaldo suficiente Que haya una buena estrategia de comunicación Unir los cambios a la estructura de la empresa
Una Intranet corporativa permitiría a cada territorial permanecer en contacto con las otras directamente, sin pasar por los inescrutables laberintos jerárquicos.
Uno de los principales problemas que se da entre los usuarios es que el CFDI de las empresas sea rechazado. Es entonces cuando tenemos que revisar que verdaderamente nuestra persona, física o jurídica, se encuentra inscrita en el Registro Federal de Contribuyentes (RFC). Esto puede pasar sobre todo a las nuevas corporaciones que, sin querer, se hayan saltado este paso.
Los comprobantes fiscales digitales tienen diferentes usos. El más famoso es el de la factura, pero no es el único. Hay que recordar que los comprobantes fiscales no solo aluden a los intercambios de bienes y servicios por dinero, hay otros movimientos de dinero que también cuentan para el SAT y que por tanto también deben ser contados.
En primer lugar todo CFDI, que son las siglas de Comprobante Fiscal Digital de Internet, debe de señalar el estado en que se encuentra. Solo hay dos posibilidades: vigente o cancelado. El primero señala que todo está correcto y es válido mientras en el segundo puede haber algún problema y por tal motivo no sirve, aunque exista.
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Cada día más las empresas y los organismos públicos están mostrando un especial interés por ser cada vez más eficaces y eficientes en el desempeño de sus procesos y su operativa diaria. La tecnología pone a su alcance herramientas innovadoras que contribuyen al impulso de su evolución.
Pronto se cumplirá el tercer año desde la entrada en vigor de la Ley 30/2007 de Contratos del Sector Público, normativa por la que se sientan las bases legales de la Contratación Electrónica en el ámbito de las Administraciones Públicas. Los cambios legislativos que implica son producto y reflejo de las necesidades y la evolución social hacia la modernización tecnológica, para lograr mayor eficacia, calidad y seguridad.
La Comisión Europea marcó el año 2010 como referencia en el calendario para que todas las administraciones adoptaran definitivamente los mecanismos de contratación electrónica, plazo que se ha ampliado hasta el año 2015 a tenor de la situación en la que nos encontramos en este sentido. ¿Dónde nos situamos hoy?
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