¿Cómo alcanzar la eficiencia organizacional?
Esta de más comentar la necesidad fundamental de toda organización de mejorar continuamente sus procesos internos para ser cada vez más competitivo en una industria feroz donde el que no cambia desaparece. Día a día crece la competencia, nuevas empresas están dispuestas y tienen la capacidad de brindar más valor al cliente a un precio igual y en muchos casos menor que el propuesto por nuestras empresas, a esto le agregamos también los no muy buenos controles aduaneros nacionales que permiten el ingreso de mercadería sin el pago de impuestos debido, aspecto que genera que muchos productos estén disponibles para la compra a precios muy atractivos para el consumidor y que exista una competencia desleal.Para mantener nuestras empresas debemos buscar la eficiencia organizacional, pero eso no esta en discusión para ningún gerente o funcionario, el problema a discutir es: ¿cómo alcanzar la eficiencia organizacional?, ¿Por donde empezamos?, ¿Cuál es el primer paso a seguir?. Establecer que paso seguir no es para nada sencillo, ni algo que se pueda tomar a la ligera con decisiones subjetivas. Varias organizaciones nacionales han iniciado procesos de implementación de sistemas de gestión de la calidad, el establecimiento de círculos de calidad, el uso del 6 sigma, aplicación de la metodología de las 5S, entre otros, pero lastimosamente no han tenido el éxito esperado y publicitado previa implementación al ser piezas de un rompecabezas colocadas en el lugar erróneo. Todo proceso, cambio mejora debe formar parte de una alineación general del sistema organizacional que se enfoque en los factores clave de éxito de la empresa e industria para que de los frutos esperados.Para hacer que su organización sea eficiente primero concentre sus esfuerzos en analizar que es lo que realmente la hace funcionar como empresa. Recién desde esta comprensión (realmente pocas empresas nacionales, por difícil de creer que parezca no lo saben realmente) se puede diseñar una estrategia que tome en cuenta toda la organización como un todo y perfeccionar el proceso de realización del producto que permita satisfacer y superar las expectativas del cliente de forma rentable. No sirve de mucho tener un proceso de producción competitivo a nivel mundial, si nuestro proceso de comercialización, marketing, distribución, investigación y desarrollo, entre otras, no están al mismo nivel, igual seremos una organización no eficiente y por lo tal no competitiva, es por eso que se hace énfasis en estrategias de mejoras y perfeccionamiento tomando una organización como un todo muy no por partes.
Otro aspecto a tomar en cuenta en la búsqueda de la eficiencia organizacional es la cultura y compromiso de los integrantes de la empresa. Las organizaciones son tan fuertes, sólidas y ágiles como sus integrantes. Del nivel de motivación de cada uno de ellos estarán ligados las relaciones internas y clima laboral. Los canales de comunicación adecuados, las características de educación y capacitación que se les de, son factores que tendrán directo impacto sobre la eficiencia organizacional.
Creando la organización eficiente
Lo primero que debe hacer es determinar donde se encuentra ahora, ninguna estrategia puede ser verificada en su eficacia si no tiene un estado inicial (antes de aplicarse) y un estado final (después de aplicarse) para comparar los cambios. Luego determine a donde quiere llegar para tener un rumbo definido.
Conocer y tener claro el actual rendimiento (optimización de recursos) de los procesos es vital para elaborar los planes de mejora para el futuro, tenga en cuenta que usted debe tomar decisiones en base a información real y no ante subjetividades.
Toda organización que busque la optimización de sus procesos debe trabajar con un enfoque basado en el cliente donde se analice los usos y expectativas que le da y tiene el cliente, y no así en base a lo que nosotros creemos que el cliente hará o espera del producto.
Analice, los problemas continuos de una organización no se dan por que los funcionarios estén dispuestos a equivocarse, más bien se da por una pobre comunicación interna, por falta de coordinación y por procesos mal diseñados y planificados. Determine los factores críticos de sus canales de comunicación y de sus procesos, analice por que son críticos y como se puede mejorar el proceso para que aumenten la probabilidad de satisfacción al cliente interno o externo siguiente.
Establezca una cultura de disciplina, pero no con normas rígidas, no tenga como muchas empresas, reglas rígidas de cumplimiento flexible, más bien establezca normas y reglas flexibles de cumplimiento rígido, obtendrá mejores resultados. Asegures que se establezca en cada una de las áreas y procesos de su organización.
Diseñe programas de capacitación que se basen en los resultados del análisis de las expectativas y necesidades del cliente acerca del producto o servicio que oferta. Evalué el aprovechamiento de esa capacitación, de forma práctica y teórica. Recuerde que capacitación no aplicada es una inversión tirada al agua. Haga conocer a sus funcionarios los resultados de esas capacitaciones para que sean concientes de su nivel de aprovechamiento.
Trabaje en el desarrollo de una cultura de compromiso para con la mejora continua, pero sobre todo empiece con usted mismo. Es muy diferente decir que esta comprometido, que trabajar demostrando ese compromiso en las actividades diarias.
A partir del logro de los puntos anteriores, usted puede iniciar la implementación de herramientas de gestión como: sistemas de calidad, 6 sigma y otros, siempre en coordinación y articulación con su plan estratégico, con mayor probabilidad de éxito.
Hacer una pregunta
Mejora continua asegura la estabilización del proceso y la posibilidad de mejora. Cuando hay crecimiento y desarrollo en una organización o comunidad, es necesaria la identificación de todos los procesos y el análisis mensurable de cada paso llevado a cabo
La Calidad es satisfacción y precios competitivos para el cliente, y rentabilidad y sostenibilidad para la empresa”.
“Los sistemas de gestión de la calidad no solucionan los problemas de las organizaciones, es usted quién los soluciona con la aplicación eficaz de los mismos.”
La mejora de los procesos, significa optimizar la efectividad y la eficiencia, mejorando también los controles, reforzando los mecanismos internos para responder a las contingencias y las demandas de nuevos y futuros clientes
Los gerentes en la actualidad deben ser altamente capacitados y líderes para asi guíar y motivar eficazmente a los integrantes de toda organización.
El modelo de la EFQM se basa en la siguiente premisa: la satisfacción del cliente, la satisfacción de los empleados y un impacto positivo en la sociedad se consiguen mediante el liderazgo en política y estrategia, una acertada gestión de personal, el uso eficiente de los recursos y una adecuada definición de los procesos
Es importante ayudar a los funcionarios a satisfacer sus ambiciones, para que estos ayuden eficazmente a cumplir las ambiciones organizacionales.
Entender cómo es que las organizaciones facilitan o inhiben aprendizajes, no alcanza para concebir la organización como proyecto racional, es también necesario verla como un ámbito humano donde se perpetúan y modifican modos de relaciones que otorgan significado y sentido a la experiencia. El planteamiento anterior remite a considerar, cómo los factores culturales de la organización pueden ayudar a entender lo que los individuos aprenden, o se ven inhibidos de aprender en una organización. Así como la cultura, las organizaciones poseen un ambiente interno o Clima Organizacional específico, que la caracteriza y diferencia de las demás. Este ambiente interno surge de la interacción entre las características de la personalidad de los individuos, con los elementos estructurales de la organización y actúa de manera directa sobre los individuos, condicionando su percepción, y en consecuencia su comportamiento y desempeño, (Martínez, 1999).
No nos sorprende escuchar en las organizaciones, expresiones de algunos gerentes, de que es necesario para lograr la misión, filosofía de la empresa, objetivos establecidos, ser cada vez más eficiente, garantizar una productividad acorde a los requerimientos que la demanda del presente exige.
Los intentos de muchas organizaciones para implantar programas de gestión excelente y de mejora continua, salen mal. Esto se debe a que no se tiene en cuenta, el hecho de que estos Proyectos implican un cambio cultural para la Organización, Las mejores prácticas, para que eso no suceda en su organización: Definir bien la necesidad del cambio Que el Proyecto nazca con el respaldo suficiente Que haya una buena estrategia de comunicación Unir los cambios a la estructura de la empresa
Una Intranet corporativa permitiría a cada territorial permanecer en contacto con las otras directamente, sin pasar por los inescrutables laberintos jerárquicos.
Uno de los principales problemas que se da entre los usuarios es que el CFDI de las empresas sea rechazado. Es entonces cuando tenemos que revisar que verdaderamente nuestra persona, física o jurídica, se encuentra inscrita en el Registro Federal de Contribuyentes (RFC). Esto puede pasar sobre todo a las nuevas corporaciones que, sin querer, se hayan saltado este paso.
Los comprobantes fiscales digitales tienen diferentes usos. El más famoso es el de la factura, pero no es el único. Hay que recordar que los comprobantes fiscales no solo aluden a los intercambios de bienes y servicios por dinero, hay otros movimientos de dinero que también cuentan para el SAT y que por tanto también deben ser contados.
En primer lugar todo CFDI, que son las siglas de Comprobante Fiscal Digital de Internet, debe de señalar el estado en que se encuentra. Solo hay dos posibilidades: vigente o cancelado. El primero señala que todo está correcto y es válido mientras en el segundo puede haber algún problema y por tal motivo no sirve, aunque exista.
Muchas compañías modernas se están moviendo lentamente a los sistemas de facturación electrónica. Las ventajas de la Facturación Electrónica son: la facilidad para su control y ofrecen flexibilidad y un servicio más rápido. Estos sistemas tienen una serie de ventajas, ya que producen comprobantes fiscales Digitales y no facturas de papel ordinarias, las cuales tenían muchas limitaciones. Ayudan a reducir el retraso en los pagos por la entrega rápida y segura de las facturas.
La facturación electrónica se consolida y adquiere cada vez mayor aceptación principalmente por su relación con la eficiencia, la transparencia y la seguridad.
Varias encuestas sostienen que sólo en el orden del 20% de los proyectos finalizan obteniendo el objetivo planteado, en el tiempo y con los recursos estimados. Esta problemática se da en todo tipo de proyectos, y está particularmente acentuada en proyectos tecnológicos.
El primer paso dentro de la búsqueda de lograr un servicio de calidad es identificar claramente las necesidades y expectativas de las 3 categorías de clientes que se pueden encontrar dentro de cada cliente corporativo de una agencia de viajes.
“Para el fomento exitoso de las relaciones humanas el líder debe desarrollar cualidades como paciencia, afabilidad, humildad, respeto, generosidad, indulgencia, honradez y compromiso.”
“La autoridad y el liderazgo están por encima del poder y de la capacidad de gestión cuando se quiere generar una sinergia en nuestro equipo de trabajo de forma sólida y sostenible”.
“La única barrera entre usted y sus objetivos es usted mismo”.
“El líder de hoy” debe ser ético, disciplinado, innovador, responsable y con capacidad de cambio permanente. Debe ser un ejemplo y debe sea un Líder de campo y no de escritorio.”
“Los sistemas de gestión de la calidad no solucionan los problemas de las organizaciones, es usted quién los soluciona con la aplicación eficaz de los mismos.”
La calidad empieza con el cambio de valores, ética, disciplina, orden, limpieza y puntualidad de uno mismo. Luego conviértase en un agente de cambio al trasmitir a través del ejemplo; no exija cambio, sea usted el cambio.
Parte de los Factores fundamentales para la calidad y competitividad organizacional es la innovación, pero no solo de los procesos, también de la forma de dirección.
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